Praca zdalna, która na dobre zagościła do firm, nadal rodzi wiele pytań związanych z czasem jej wykonywania. Pracownicy mają poczucie, że pracują non stop. Brakuje im zakończenia obowiązków zawodowych i fizycznego „przejścia” z zakładu pracy do domu. Oczekują wprowadzenia prawa do bycia off-line.

Z kolei pracodawcy uważają, że wraz z pracą zdalną stracili kontrolę nad czasem pracy pracownika. Może on zaczynać pracę później niż zazwyczaj, kończyć ją wcześniej w sposób niezauważony, robić więcej przerw, pracować w godzinach nocnych, nadliczbowych i w dniach wolnych, bez wiedzy i zgody przełożonego, być rozproszony i mało efektywny.

Tymczasem prawo daje pracownikom ochronę a pracodawcom różnorodne narzędzia, by odpowiedzieć na wyzwania pracy zdalnej. Ich wybór zależny od preferowanego sposobu organizacji pracy przez pracodawcę i celu, który chce osiągnąć.

Wobec pracowników pracujących zdalnie pracodawca może stosować taki sam system i rozkład czasu pracy, jaki ich obowiązuje, gdy pracują na terenie zakładu pracy. Reguluje je układ zbiorowy pracy lub regulamin pracy, a u pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników, nieobjętych układem zbiorowym pracy - obwieszczenie. Zarówno wobec pracowników pracujących zdalnie w pełnym wymiarze, jak i hybrydowo, można wprowadzić podstawowy system czasu pracy (przez 8 godzin na dobę, przeciętnie 40 godzin tygodniowo w ustalonym okresie rozliczeniowym, co do zasady nie dłuższym niż 4 miesiące), ze sztywno określonymi godzinami pracy.

Niekiedy jednak pracodawcy chcą dać większą elastyczność pracownikom pracującym zdalnie. Może ona polegać na uelastycznieniu godzin pracy albo na wprowadzeniu zadaniowego czasu pracy. Rzadziej stosuje się system równoważnego czasu pracy, choć i on jest w tym przypadku prawnie dopuszczalny. 

Jeśli u pracodawcy obowiązują sztywne godziny pracy (od-do), można je uelastycznić dla pracujących zdalnie, wprowadzając pewien przedział godzin, w którym pracownicy zdalni będą zaczynać i kończyć pracę. Można zatem ustalić, że początek pracy będzie miał miejsce np. między godz. 8.00 a 9.30, a koniec pracy nastąpi odpowiednio po 8 godzinach. Pracownik będzie sam wybierał o której godzinie, w ramach wyznaczonego mu przedziału, rozpocznie i zakończy pracę zdalną. Takie elastyczne godziny pracy wymagają jednak zawarcia porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeśli u pracodawcy ich nie ma – z przedstawicielami pracowników. 

Elastyczne godziny pracy zdalnej pozwalają pracownikom łączyć życie zawodowe z życiem prywatnym, np. zawieźć rano dzieci do przedszkola/szkoły lub wykonać inne obowiązki domowe i zacząć pracę zdalną o dogodnej dla nich porze, ale jednocześnie w przedziale, który odpowiada pracodawcy. Są zatem odpowiedzią na potrzeby pracowników i zapewniają dobrą organizację pracy u pracodawcy.

Jeśli w firmie już obowiązują ruchome godziny pracy, to można poszerzyć przedział czasu, w którym praca będzie rozpoczynana i kończona, np. zamiast 8.00 – 9.30 dla pracujących zdalnie można wprowadzić 7.00 - 10.00. Wymaga to jednak zachowania takiego samego trybu wdrożenia, jak opisany powyżej. 

Jeśli są ku temu obiektywne powody, przedział godzin można uelastycznić nie dla wszystkich, a tylko dla określonych grup pracowników pracujących zdalnie. W tym przypadku najbardziej obiektywnym kryterium będzie rodzaj pracy, jaki wykonują. 

Elastyczne godziny pracy zdalnej można wprowadzić także dla poszczególnych pracowników, na ich indywidualne wnioski. 

Coraz częściej wobec pracowników pracujących zdalnie wprowadza się zadaniowy czas pracy. Pracownik nie jest wówczas podporządkowany godzinom rozpoczynania i kończenia pracy, lecz zadaniom. Rozkład czasu pracy leży zatem w jego rękach. Przesłanką do wprowadzenia zadaniowego czasu pracy tylko wobec pracowników pracujących zdalnie będzie miejsce wykonywania pracy, które w tym przypadku znajduje się poza zakładem pracy, co powoduje, że pracodawca ma bardzo ograniczone możliwości kontrolowania czasu pracy pracownika.

Wprowadzenie takiej hybrydy w zakresie czasu pracy, tj. stosowanie podstawowego czasu pracy ze sztywnymi godzinami pracy wobec pracownika pracującego na terenie zakładu pracy i zadaniowego czasu pracy wobec tego samego pracownika, gdy pracuje zdalnie jest zatem dopuszczalne prawnie. Może jedynie rodzić wyzwania dla pracodawcy w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy. 

Z badań wynika, iż zdecydowana większość pracowników chce nadal pracować zdalnie, i to w zadaniowym czasie pracy. Odkąd jednak najwięksi międzynarodowi giganci ogłosili powrót do biur, również pracodawcy w Polsce idą za tym trendem. Działy HR ścigają się więc we wdrażaniu coraz to ciekawszych benefitów, które spowodują, że wykonywanie pracy w biurze będzie dla pracownika atrakcyjniejsze niż jej świadczenie w domu. Powróciły zatem: piątki z pizzą, śniadania finansowane przez pracodawcę w poniedziałki oraz wakacyjny benefit - środy z lodami.

Pojawiły się także nowe benefity adresujące takie potrzeby pracowników, które nie były zgłaszane przed pandemią, np. dni, w których można przychodzić do biura z dziećmi i zwierzętami domowymi, wizyty psychologa w firmie, praktyczne warsztaty w biurze ze znaną osobą na temat tego, jak dbać o swój dobrostan (wellbeing), joga lub treningi oddechowe w biurze, pokój z masażystą albo pokój do drzemek. Powoli standardem zaczyna być dofinansowanie kosztów dojazdu do pracy, posiłku w biurze lub atrakcyjnych lokalach w pobliżu biura. 

Pracodawcy coraz częściej finansują też szczepienia przeciwko grypie, konsultacje u psychiatry lub psychologa, którzy przyjmują w biurze lub dofinansowują laserową korekcję wzroku. Zezwalają również na pracę zdalną za granicą lub wykonywaną po zakończeniu urlopu wypoczynkowego w miejscu, w którym pracownik wypoczywał (workation). Pracujący zdalnie cenią sobie dzień bez włączania kamer.
Taki benefit to odpowiednik casualowych piątków w biurze (casual Fridays), podczas których nie obowiązuje rygorystyczny, formalny strój w pracy.

Na pewno wraz ze spadkiem liczby zachorowań presja zarządów na powrót do biura będzie rosła, by zwiększyć efektywność pracy zespołowej, a wraz z nią będą pojawiały się nowe benefity pozapłacowe.