Pracodawca w ramach ogólnego obowiązku zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy zobowiązany jest wobec pracowników do podejmowania określonych działań z zakresu BHP przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Zobowiązanie to jest bardzo szerokie i w praktyce przerzuca większość obowiązków z dziedziny BHP na pracodawcę. 

Jednak przy pracy zdalnej niektóre obowiązki pracodawcy są wręcz niemożliwe do wykonania. W związku z tym powstało pytanie, czy pracodawca w ogóle odpowiada za BHP przy pracy zdalnej. Biorąc pod uwagę brzmienie projektowanych przepisów należy stwierdzić, że tak, chociaż zakres jego obowiązków i odpowiedzialności jest ograniczony.  Ustawodawca wprost stwierdza, że w przypadku pracy zdalnej pracodawca jest zwolniony m.in. z obowiązku powołania koordynatora, organizowania stanowiska pracy, dbania o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń, zachowania standardu pomieszczeń, zapewnienia urządzeń higieniczno- sanitarnych i środków higieny osobistej.

Jednocześnie pracodawca jest obowiązany w zakresie BHP przede wszystkim do:

• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej; 
• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy.

Niezależnie od podstawy wykonywania pracy zdalnej odpowiedni dokument (porozumienie ze związkami zawodowymi, regulamin, polecenie wykonywania pracy zdalnej, porozumienie zawarte z pracownikiem) powinien określać m.in.:

• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy lub innych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy.

Dodatkowo, dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od potwierdzenia przez niego (w postaci papierowej lub elektronicznej), że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy. Aby złożyć takie oświadczenie pracownik powinien wiedzieć, jakie warunki uznać należy za bezpieczne i higieniczne. Dlatego też zasadnym jest uregulowanie w dokumencie dot. wykonywania pracy zdalnej przykładowo następujących kwestii:  

• ustawienia biurka oraz krzesła zgodnie z zasadami ergonomii;
• minimalnych wymagań dla monitora ekranowego;
• zastosowania oświetlenia nieobciążającego oczu;
• drożności ciągów komunikacyjnych - kabli, dywanów i wykładzin;
• oddzielenia miejsca spożywania posiłków od miejsca pracy;
• regularnych przerw po każdej godzinie przepracowanej przed komputerem.

 
Wyposażenie pracownika w narzędzia i materiały oraz zwrot kosztów organizacji pracy zdalnej 
 

Obecnie podstawowym narzędziem pracy zdalnej jest komputer. Ewentualne powierzanie dodatkowych narzędzi, jak drukarka czy telefon służbowy należy powiązać ze specyfiką stanowiska i indywidualnie rozważyć potrzebę ich zapewnienia. Kwestią nierozstrzygniętą pozostaje ewentualny obowiązek zapewnienia mebli biurowych. Ani brzmienie projektowanych przepisów, ani uzasadnienie do projektu nie wskazują wprost, czy meble biurowe stanowią element „materiałów i narzędzi pracy”, które pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi. Należy przy tym zwrócić uwagę, że zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Pracy, Rozwoju i Technologii z 8 stycznia 2021 r. ani obecnie obowiązujące , ani projektowane przepisy dot. pracy zdalnej nie regulują zagadnienia kosztów zakupu mebli biurowych. W związku z tym, moim zdaniem, można bronić stanowiska, zgodnie z którym pracodawca nie ma obowiązku wyposażenia pracownika w meble biurowe. 

Przed podjęciem decyzji o przekazaniu służbowego mienia pracodawca powinien ocenić możliwość zaoferowania wszystkim pracownikom porównywalnej ilości i rodzaju narzędzi do pracy z domu. Różnicowanie dostępu pracowników, w szczególności zajmujących to samo stanowisko lub mających te same obowiązki, do narzędzi i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej może być bowiem uznane za nierówne traktowanie lub przejaw dyskryminacji.

Ocena ryzyka zawodowego 
 

Pracodawca powinien sporządzić ocenę ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną, przy czym może to być uniwersalna ocena dla poszczególnych grup stanowisk. Przy ocenie tej należy uwzględnić w szczególności wpływ pracy zdalnej na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. O ile dwa pierwsze czynniki nie są zaskakujące, o tyle ostatni stanowi swego rodzaju novum. Pracodawca powinien bowiem ocenić, jak na pracownika może wpłynąć ewentualna izolacja wynikająca z warunków pracy zdalnej. Do tej pory pracodawcy nie analizowali, co do zasady, wpływu pracy wykonywanej na danym stanowisku na psychikę pracowników. Powyższa regulacja może mieć zatem wpływ na praktykę dotyczącą dokonywania oceny ryzyka zawodowego również na stanowiskach, na których praca zdalna nie jest wykonywana. 

Na podstawie wyników oceny ryzyka zawodowego pracodawca ma obowiązek opracować informację zawierającą:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej; 
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej; 
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego. 

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik powinien potwierdzić (w postaci papierowej lub elektronicznej) zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz ww. informacją oraz zobowiązać się do ich przestrzegania.  

Kontrola przestrzegania BHP w miejscu wykonywania pracy zdalnej
 

Zgodnie z projektowanymi przepisami pracodawca ma prawo kontrolować przestrzeganie przez pracownika zasad i przepisów BHP w miejscu świadczenia pracy zdalnej. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem, a jej zasady powinny zostać ujęte w stosownych dokumentach.

Kontrolę w zakresie BHP powinien przeprowadzać pracownik służby BHP działającej u pracodawcy (tylko osoba z odpowiednimi kwalifikacjami może stwierdzić, czy rzeczywiście zasady BHP są przestrzegane), a pracownik, u którego odbywać się ma kontrola, powinien wiedzieć kto i w jakim celu ją przeprowadzi. Pracownik służby BHP może skontrolować jedynie wskazane przez pracownika miejsce, z którego świadczy on pracę zdalną. Sporządzony protokół z kontroli powinien zostać przekazany pracodawcy. 

Zgodnie z projektowanymi przepisami, gdy pracodawca w trakcie kontroli stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów BHP zobowiązuje pracownika do ich usunięcia we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. Powstaje zatem pytanie, czy wobec powyższego pracodawca może dodatkowo nałożyć na pracownika karę porządkową za nieprzestrzeganie przepisów i zasad BHP, zgodnie z art. 108 k.p. Projektowane przepisy nie uchylają odpowiedzialności porządkowej pracowników. A zatem w sytuacji, kiedy pracownik znał zasady BHP, których winien był przestrzegać w trakcie wykonywania pracy zdalnej możliwe jest nałożenie na niego kary porządkowej. Zwłaszcza, że zgodnie z przepisami to pracownik sam organizuje stanowisko pracy zdalnej.