Oznacza to, że w zasadzie wszystkie dokumenty w relacjach pracowniczych, np. umowa o pracę oraz wypowiedzenie umowy o pracę, mogą zostać podpisane elektronicznie, a ich wymiana między stronami może odbywać się również w ten sposób.

Co istotne, wiele dokumentów z obszaru prawa pracy nie wymaga dla swej ważności użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego („QES”). Wystarczające jest użycie zwykłego podpisu elektronicznego lub po prostu zawarcie oświadczeń woli pracodawcy i pracownika w wiadomości mailowej. Dotyczy to np. wniosku urlopowego, oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z regulaminami lub tzw. NDA (non-disclosure agreement) – umów o zachowanie poufności, o ile nie zawierają one zakazu konkurencji.

W dokumencie podpisywanym elektronicznie nie jest konieczne wskazywanie daty jego utworzenia lub podpisania. QES dostarczy informacji o dacie (i godzinie) podpisu dokumentu, co z prawnego punktu widzenia jest bardziej doniosłą informacją niż sama data jego sporządzenia. 

Przy dokumentach podpisywanych elektronicznie warto wykreślić postanowienia, w których strony określają liczbę egzemplarzy dokumentu (zwykle jeden dla każdej ze stron). Postanowienia te w przypadku dokumentów w pełni elektronicznych są zbędne, a ponadto są nieprawdziwe. Sytuacja będzie nieco inna w razie zawierania umów w formie hybrydowej (mieszanej), w której jedna strona podpisuje dokument elektronicznie, a druga własnoręcznie. W tym przypadku umowa powinna kwestię tę precyzować.

Archiwizacji powinien też podlegać zarówno dokument podpisany elektronicznie, jak i papierowo (oba są „oryginałem”). W praktyce hybrydowe zawarcie umowy najczęściej dotyczy umów o zakazie konkurencji, które dla swej ważności wymagają bezwzględnie formy pisemnej zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. W takim przypadku pracodawca podpisuje umowę elektronicznie przy użyciu QES, a pracownik składa podpis własnoręcznie.

Pracodawcy powinni opatrywać QES dokumenty w formacie PDF, za pomocą podpisu wewnętrznego, najlepiej w formacie PAdES, ponieważ łączy on treść dokumentu z podpisem w jednym pliku. QES jest wtedy zawarty w samym pliku, dlatego sama wizualizacja podpisu elektronicznego jest wyłącznie estetycznym dodatkiem. Nie stanowi jednak podpisu w znaczeniu prawnym. Stąd QES może zostać złożony na początku dokumentu, pośrodku czy na końcu.

Podpisując dokument QES, najlepiej jest więc oznaczyć go tzw. znacznikiem czasu, co pozwala prawidłowo go zweryfikować nawet po okresie ważności certyfikatu. Warto jeszcze dodać, że podpisanego podpisem kwalifikowanym pliku pdf nie powinno się opatrywać hasłem.

Przeczytaj więcej:
Źródło: Dziennik Gazeta Prawna
Data: 27 styczeń 2022