Zarządzenie zgodnością w organizacji jest systemem działań, opartym na wdrożonych regulacjach (politykach, procedurach, wytycznych). 

Skuteczne i rzeczywiste wdrożenie takiego programu musi się opierać na analizie potrzeb danego podmiotu, jego struktury, zakresu działalności, doświadczeniach i szeregu innych czynników. Nie jest wystarczające opracowanie „szkieletowych” dokumentów, ich ogłoszenie, a potem oczekiwanie, że będą działać same. 

Wdrożenie compliance w trzech krokach
 

W swojej praktyce opieramy się na założeniu, że wdrożenie skutecznego i kompleksowego systemu compliance wymaga trzech kroków. 

1. W pierwszej kolejności musimy poznać regulowany podmiot, jego strukturę, potrzeby i ryzyka, które wiążą się z jego działalnością. 
2. Po ocenie ryzyka można przygotować dokumenty stanowiące podstawę budowania etycznego środowiska pracy. 
3. Wreszcie, po ich opracowaniu, konieczne jest wdrożenie wynikających z nich zasad do struktury organizacyjnej oraz zapoznanie załogi z nowymi regulacjami. Szkolenie i uzupełnienie wewnętrznych praktyk (w tym opisów stanowisk, procesów biznesowych lub technologicznych) to konieczny element zapewnienia skuteczności systemu zarządzania zgodnością. 

Pominięcie któregokolwiek z tych kroków – audyt – praca nad dokumentami – wdrożenie – powoduje, że system nie będzie funkcjonował prawidłowo, zapewniając fałszywe poczucie bezpieczeństwa kierownictwu firmy.

Więcej w drugim artykule z cyklu „Compliance w spółce” o systemie zarządzania zgodnością r.pr. Łukasz Kuczkowskiego oraz apl. adw. Eweliny Rutkowskiej pt. „Jak przygotować i wdrożyć system zarządzania zgodnością”.

Zobacz także:
Pierwszy artykuł z cyklu „Compliance w spółce” – „Jak wygląda compliance w 2020 roku w Polsce?”.