Odpowiedzi na pytania, które najczęściej zadawali uczestnicy konferencji „Compliance Day 2020”.

1. Kto powinien nadawać osobie status sygnalisty? 

Na poziomie pracodawcy powinno wynikać to z procedury zgłaszania nieprawidłowości. Przy czym, jeżeli z tym statusem nie są powiązane żadne dodatkowe ograniczenia (np. zakaz zwalniania wprowadzony przez pracodawcę), to samo nadawanie statusu nie jest kluczowe. Inaczej sprawa przedstawia się w sytuacji z sygnalistów informujących organy wymiaru sprawiedliwości w przypadku określonych przestępstw. Nadanie takiego statusu powinno być w gestii niezależnego sądu (to jest oczywiście postulat). Jest to tym bardziej zasadne, że nadanie takiego statusu najprawdopodobniej będzie oznaczało określone zakazy działania po stronie pracodawcy czy przywileje po stronie sygnalisty.
 

2. Co oznacza "zobligowani do zgłaszania nieprawidłowości"? Czy można wymóc taką postawę?

Pracownik jest zobowiązany informować pracodawcę o nieprawidłowościach. Jest to jego podstawowy obowiązek. Wynika to z obowiązku dbałości o dobro zakładu pracy, obowiązku przestrzegania zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy i obowiązku ochrony mienia. Warto taki obowiązek wskazać w regulacjach wewnętrznych np. w regulaminie pracy.
 

3. Czy można zastosować środki dyscyplinarne, jeśli w trakcie postępowania zostanie ujawnione, że pracownik wiedział o nie prawidłowościach, nie czerpał z nich korzyści, ale nie zgłosił tego?    

Tak. Jest to konsekwencja uznania, że obowiązek zgłoszenia jest obowiązkiem, a nie tylko uprawnieniem pracownika. Środki dyscyplinarne powinny być oczywiście adekwatne m.in. do rodzaju niezgłoszonego naruszenia i stanowiska pracownika (im wyższe, tym wyższe oczekiwanie pracodawcy w zakresie zgłaszania nieprawidłowości).
 

4. Jeśli okaże się, że sygnalista sam uczestniczył w nieprawidłowościach, czy jego zwolnienie w takim przypadku to też działanie odwetowe?

Jeżeli sygnalista uczestniczył w nieprawidłowościach i naruszył swoje obowiązki pracownicze, to zwolnienie go z pracy nie powinno być traktowane jako działanie odwetowe. Przyczyną rozwiązania umowy będzie bowiem naruszenie obowiązków pracowniczych. Natomiast przekazanie przez niego informacji o nieprawidłowościach powinno być traktowane jako element łagodzący ocenę jego działania i może być podstawą do łagodniejszych decyzji pracodawcy dotyczących tego pracownika.
 

5. Jak rozpatrywać zgłoszenia anonimowe dotyczące mobbingu?

Takie zgłoszenia również należy rozpatrywać. Oczywiście pod warunkiem, że samo zgłoszenie zawiera jakieś informacje, na których można się oprzeć. Takie działanie pracodawcy jest konieczne, jeżeli chcemy ograniczyć ryzyko odpowiedzialności finansowej pracodawcy z tytułu mobbingu. Każdy system compliance, również w zakresie mobbingu, ocenia się pod kątem reakcyjności. Jeżeli nie ma reakcji na zawiadomienia, również anonimowe, to system nie działa.
 

6. Pracownik zgłosił w systemie naruszenie kodeksu postepowania. Poinformował o tym Compliance Officera. Czy CO powinien poinformować zarząd o tym, że takie zgłoszenie jest (bez podawania informacji kto zgłosił)?

Działanie CO powinno zależeć od rodzaju zgłoszonego naruszenia. Jeżeli naruszenie jest poważne, to CO powinien poinformować zarząd o takim zgłoszeniu (wskazując jedynie na charakter naruszenia). Jeżeli naruszenie nie należy do tej kategorii, to nie widzimy podstaw do przekazywania takich informacji. Proszę pamiętać, że CO powinien być niezależny w swoim działaniu.
 

7. Co w sytuacji, gdy organizacja jest na tyle mała, że już kontakt z CO może być przyczynkiem do piętnowania sygnalisty? Czy wtedy lepiej wynająć kancelarię do obsługi zgłoszeń czy jednak szukać osoby wewnętrznie?

W przypadku małych organizacji rzeczywiście niewielka liczba pracowników może być wyzwaniem przy prowadzeniu postepowania wyjaśniającego i ukrycia tożsamości sygnalisty. Konieczne jest tutaj odpowiednie prowadzenie postępowania wyjaśniającego. Powinno ono być też prowadzone przez osoby ze spółki matki albo osoby z zewnątrz, np. prawników.
 

8. Czy osoba, której dotyczy zgłoszenie, jest informowana o tym, że jest prowadzone postępowanie w jej sprawie? Czy dawana jest jej szansa na przygotowanie obrony czy dowiaduje się dopiero po zakończeniu badania przez zespół forensic? Czy dostaje kopie zgłoszenia?    

Elementem postępowania wyjaśniającego powinno być przesłuchanie osoby, której dotyczy zgłoszenie. Moment takiego spotkania czy nawet przekazani samej informacji zależy w dużej mierze od rodzaju naruszenia, wskazanych dowodów, struktury organizacji itp. Nie można zatem z góry wskazać jednej zasady dla wszystkich organizacji. Trudno jednak wyobrazić sobie zakończenie postępowania wyjaśniającego bez udziału takiej osoby (może za wyjątkiem bardzo ewidentnych i bardzo dobrze udokumentowanych naruszeń).
 

9. Czy rekomendowany jest jeden kanał zgłoszeń dla pracowników (w sprawach pracowniczych) i innych nieprawidłowości (np. naruszenia wobec współpracowników itd.)?

Nie. Rekomendujemy jeden wspólny kanał bez rozróżnienia na rodzaj naruszenia. Oczywiście narzędzi do dokonywania zgłoszeń powinno być możliwie najwięcej - email, telefon, zgłoszenie pisemne, ustne itp.
 

10. Jaki jest klucz postępowania w sensie podejmowania w pierwszej kolejności czynności wyjaśniających w sytuacji kilku zgłoszeń w przeciągu tygodnia przy ograniczonych jednak zasobach działu Compliance?

Kolejność działań powinna wynikać z charakteru zgłaszanego naruszenia. CO powinien ocenić te zgłoszenia pod kątem ryzyka dla organizacji. Możliwe jest też zaangażowanie doradców zewnętrznych czy przesunięcie w czasie wyjaśnienia danych zgłoszeń.