Budowanie efektywnych systemów wynagrodzeń jest kluczowe dla pracodawców z punktu widzenia przyciągania talentów i motywowania pracowników. Takie systemy nie mogą być jednocześnie oparte na dyskryminacji czy nierównym traktowaniu. Istotna jest również ich prostota i łatwość weryfikowania pod kątem zapewnienia transparentności wynagrodzeń.

Dla naszych Klientów:

• opracowujemy systemy wynagrodzeń lub poszczególne jego elementy, zapewniając ich zgodność z prawem i realizowanie celów Klientów,
• przygotowujemy dokumentację prawną dotyczącą wynagrodzeń (regulaminy, zarządzanie, polityki),
• weryfikujemy zakresy obowiązków pod kątem wykonywania takiej samej pracy lub pracy o jednakowej wartości,
• liczymy lukę płacową,
• przygotowujemy raporty dotyczące oceny wynagrodzeń pod kątem dyskryminacji i równego traktowania,
• audytujemy zasady przyznawania składników wynagrodzeń i innych świadczeń związanych z pracą,
• oceniamy skutki podatkowe i dotyczące ubezpieczeń społecznych składników wynagrodzeń i innych świadczeń,
• prowadzimy sprawy sądowe dotyczące dyskryminacji płacowej.

Coraz więcej organizacji myśli o wykorzystywaniu rozwiązań opierających się na sztucznej inteligencji w relacjach pracowniczych. Wykorzystanie AI może się przyczynić do zwiększenia efektywności i skuteczności działań pracodawcy, zarówno w obszarze zarządzania personelem (rekrutacja, badanie nastrojów, decyzje rozwojowe i zwolnieniowe), jak i w obszarach operacyjnych i strategicznych (optymalizacji procesów pracy, monitorowania). Należy też pamiętać o zapewnieniu pracownikom odpowiedniego poziomu prywatności i przestrzeganiu przepisów dotyczących ochrony danych osobowych podczas wykorzystywania AI w miejscu pracy.

Dla naszych Klientów:

• oceniamy rozwiązania AI pod kątem ochrony danych osobowych i prywatności,
• przygotowujemy dokumentację wdrożeniową (polityki, procedury, regulaminy),
• opracowujemy treści merytoryczne wykorzystywane przez rozwiązania typu chatbot,
• analizujemy wykorzystywane algorytmy pod kątem ryzyka dyskryminacji i nierównego traktowania.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• ocenialiśmy opierający się na sztucznej inteligencji system analizy zagrożeń BHP.

Systemy podatkowe i dotyczące ubezpieczeń społecznych są złożone i zmieniają się regularnie. Właściwa ocena ich skutków jest kluczowa dla stabilności finansowej pracodawców, wpływa też na sytuację pracowników. Coraz większa aktywność pracodawców i pracowników poza granicami Polski wymaga również znajomości lokalnego prawa i jego przełożenia na sytuację podatkową i kwestię ubezpieczeń społecznych.

Dla naszych Klientów:

• ustalamy zasady opodatkowania wszelkich świadczeń na rzecz pracowników,
• przygotowujemy i wdrażamy efektywne struktury zatrudniania i wynagradzania członków zarządu, kadry menadżerskiej, pracowników polskich i zagranicznych,
• występujemy o interpretacje indywidualne do organów skarbowych i ZUS-u,
• tworzymy systemy motywacyjne dla pracowników, uwzględniając ich skutki podatkowe,
• we współpracy z kancelariami stowarzyszonymi w Ius Laboris oceniamy status podatkowy pracowników delegowanych do pracy za granicą i cudzoziemców pracujących w Polsce i określamy związane z tym obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe,
• określamy skutki podatkowe motywacyjnych programów akcyjnych i opcyjno-akcyjnych dla pracowników,
• ustalamy wysokość zobowiązań podatkowych i ubezpieczeniowych pracowników delegowanych do pracy w Polsce i za granicą,
• wyliczamy należne zaliczki na podatek i kwoty składek na ubezpieczenia społeczne w Polsce,
• określamy koszty oddelegowania pracowników do i z Polski,
• przygotowujemy i składamy w imieniu delegowanych pracowników ich roczne zeznania podatkowe w Polsce,
• wnioskujemy o certyfikaty zabezpieczenia społecznego.

Od lat obserwujemy systematyczny wzrost liczby zgłoszeń dotyczących mobbingu, dyskryminacji (w tym molestowania i molestowania seksualnego), łapówkarstwa, korupcji, konfliktu interesów. To tylko niektóre zjawiska wymagające interwencji pracodawcy.

Dla naszych Klientów:

• dokonujemy oceny i prawidłowej kwalifikacji wymienionych kategorii zjawisk i nadużyć,
• tworzymy i wdrażamy odpowiednie procedury i systemy zgłoszeń,
• prowadzimy postępowania wyjaśniające mające na celu w szczególności weryfikację zasadności zgłoszenia i wyeliminowanie potencjalnych niepożądanych zjawisk lub nadużyć,
• szkolimy pracowników w powyższym zakresie,
• doradzamy, jak skutecznie zakończyć postępowanie wyjaśniające,
• wdrażamy działania i zalecenia pokontrolne mające na celu ochronę interesów Klienta,
• prowadzimy praktykę zarządzania kryzysowego, w ramach której oferujemy kompleksowe wsparcie w powyższych sprawach,
• zapewniamy wsparcie w zakresie PR i komunikacji w relacjach zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• postępowania wyjaśniające dotyczące międzynarodowych zespołów pracowników, z uwzględnieniem specyfiki wielokulturowego środowiska pracy,
• dziesiątki postępowań wyjaśniających, w tym w kilku medialnych sprawach.

Zapewnienie zgodności z przepisami prawnymi jest kluczowym obowiązkiem prawnym pracodawców. Audyty dokumentacji pracowniczej i praktyki w relacjach pracowniczych pomagają upewnić się, że przepisy są przestrzegane. Niedopełnienie tych obowiązków może prowadzić do konsekwencji takich jak kary finansowe, sankcje lub pozwy pracownicze. Nasze audyty pomagają też w identyfikacji potencjalnych zagrożeń i związanego z nimi ryzyka. Dzięki monitorowaniu i dostosowywaniu dokumentacji i praktyk do obowiązujących przepisów Klienci mogą minimalizować ryzyka prawne.

Dla naszych Klientów:

• prowadzimy pełny audyt z zakresu stosunków prawno-pracowniczych, wskazujemy obszary ryzyka i rozwiązania minimalizujące/eliminujące te ryzyka,
• identyfikujemy i doradzamy rozwiązania zwiększające bezpieczeństwo prawne przy jednoczesnym zmniejszeniu obciążeń finansowych lub organizacyjnych,
• weryfikujemy zgodność z prawem obowiązujących w spółkach regulacji wewnętrznych, w tym regulaminów, procedur, polityk wewnętrznych i innych dokumentów prawnopracowniczych, oceniamy, czy spełniają wymogi zarówno polskie, jak i międzynarodowe, jak również czy odpowiadają potrzebom Klientów i należycie zabezpieczają ich interes,
• przeprowadzając audyt compliance, proponujemy niezbędne lub rekomendowane zmiany
  w obowiązujących regulacjach, dążąc do zapewnienia ich skuteczności i zupełności,
• sporządzamy red flag report, wskazujący na stwierdzone nieprawidłowości i niezgodności, jak również zawierający zalecenia i rekomendacje dotyczące niezbędnych zmian w dokumentach.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• doradzaliśmy podczas realizacji projektu dotyczącego przejścia części zakładu pracy na innego pracodawcę, przygotowywaliśmy raport z uwzględnieniem ryzyk z zakresu prawno-pracowniczego,
• przeprowadzaliśmy kompleksowy audyt dla Klienta działającego jako employer of record.

Pracodawcy i związki zawodowe często mają różne interesy i perspektywy. Zbudowanie poprawnych relacji umożliwia konstruktywne rozwiązywanie sporów i konfliktów, pozwalając uniknąć strajków, lockoutów lub działań protestacyjnych. Z drugiej strony pracodawcy nie mogą być zakładnikami związków zawodowych, gdyż wpływa to negatywnie na działalność zarówno pracodawców, jak i samych pracowników.

Dla naszych Klientów:

• przeprowadzamy audyty dokumentacji i działalności związkowej, wskazujemy nieprawidłowości i działania, które należy podjąć,
• kwestionujemy liczebność organizacji związkowej w przypadku wątpliwości i reprezentujemy Klientów przed sądami w tym zakresie,
• prowadzimy negocjacje ze związkami zawodowymi, w tym w ramach procesów restrukturyzacyjnych, w przypadku zwolnień grupowych, zmiany układów zbiorowych pracy i innych regulacji wynagrodzeniowych,
• opracowujemy strategie, przygotowujemy niezbędne dokumenty związane ze sporami zbiorowymi, a także pisma dotyczące codziennych relacji pracodawca – związek zawodowy,
• prowadzimy w imieniu pracodawców spory zbiorowe,
• reprezentujemy Klientów w sporach sądowych, w tym karnych, z udziałem przedstawicieli związków, w szczególności w sprawach dotyczących rozwiązania umów o pracę z działaczami związkowymi, sprawach o ustalenie nieistnienia sporu zbiorowego czy dotyczących utrudniania działalności związkowej,
• przygotowujemy komunikaty przeznaczone dla pracowników, a także pomagamy w opracowywaniu komunikatów dla mediów, inwestorów i innych zainteresowanych podmiotów.

Inkluzywność, obok różnorodności i równości, jest jednym z kluczowych elementów tworzących właściwe środowisko pracy. DEI (Diversity, Equity, and Inclusion – różnorodność, równość i włączenie) to podejście, które promuje różnorodność pracowników, zapewnia równość szans i włączenie wszystkich zatrudnionych, niezależnie od różnic kulturowych, etnicznych, płciowych, wiekowych, orientacji seksualnej, niepełnosprawności i innych cech.

Dla naszych Klientów:

• przygotowujemy procedury określające zobowiązania Klientów do promowania różnorodności, równości i włączenia w miejscu pracy,
• weryfikujemy stopień realizacji postulatów DEI w zakładzie pracy,
• opracowujemy i weryfikujemy pod kątem postulatów DEI dokumentację pracowniczą i korporacyjną (kodeksy etyki, regulaminy, procedury),
• szkolimy kadrę menadżerską i pracowników w zakresie działań na rzecz różnorodności, równości i włączenia,
• oceniamy systemy wynagrodzeń i benefitów pod kątem realizacji postulatów DEI, w tym w zakresie równego traktowania i unikania dyskryminacji,
• zarządzamy sytuacjami kryzysowymi związanymi z postulatów DEI przez pracowników,
• opracowujemy działania przybliżające pracownikom postulaty DEI.

Właściwe ustrukturyzowanie relacji z członkami zarządu i przedstawicielami wyższej kadry menadżerskiej z uwagi na zwiększone oczekiwania tej grupy pracowników jest jednym z największych wyzwań czekających pracodawców. Z kolei zakończenie tych relacji niesie ze sobą największe ryzyka finansowe, co ma związek z wysokimi zarobkami tych osób i duże obciążenie pracą.

Dla naszych Klientów:

• doradzamy przy zatrudnianiu członków zarządów i menadżerów wysokiego szczebla,
• przygotowujemy optymalne modele zatrudnienia, z uwzględnieniem ich skutków w zakresie obciążeń podatkowych i ubezpieczeniowych,
• negocjujemy warunki i przygotowujemy strukturę i dokumenty będące podstawą zatrudnienia (umowy o pracę, kontrakty menadżerskie, umowy cywilnoprawne i uchwały, dokumenty dotyczące zachowania poufności i zakazu konkurencji),
• przygotowujemy dokumentację korporacyjną niezbędną do rozpoczęcia współpracy z członkami zarządów i reprezentujemy Klientów w postępowaniach rejestrowych przed KRS-em,
• przygotowujemy i oceniamy programy krótko- i długoterminowych premii dla kadry menadżerskiej (np. programy opcji na akcje, akcji fantomowych),
• doradzamy podczas zatrudniania menadżerów w spółkach z udziałem Skarbu Państwa, z uwzględnieniem zasad zatrudnienia wynikających z tzw. nowej ustawy kominowej. Wspieramy Klientów we wdrażaniu tych zasad. Przygotowujemy niezbędne dokumenty (uchwały, umowy). Posiadamy wyspecjalizowany zespół zajmujący się kompleksową obsługą HR podmiotów z udziałem Skarbu Państwa,
• wspieramy Klientów podczas rozwiązywania umów z członkami zarządu i menadżerami,
• prowadzimy spory sądowe i arbitrażowe z byłymi menadżerami.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• przeprowadzaliśmy kompleksowy audyt przyjętych przez naszych Klientów modeli współpracy z menadżerami pod kątem ich formalnej prawidłowości i właściwego wywiązywania się z obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ubezpieczeniowych,
• doradzaliśmy w procesie obejmującym natychmiastowe odwołanie i rozwiązanie umów dziewięciu członków zarządu spółki matki z siedzibą w Polsce i spółek powiązanych zlokalizowanych na Węgrzech i w Czechach – przy tym projekcie koordynowaliśmy także porady udzielane Klientowi przez zagraniczne kancelarie działające w ramach IUS LABORIS,
• doradzaliśmy i reprezentowaliśmy Klienta w sporze sądowym z powództwa byłego dyrektora personalnego o zapłatę premii regulaminowej po zawartym porozumieniu rozwiązującym umowy o pracę i jego oświadczeniu, że porozumienie wyczerpuje jego roszczenia ze stosunku pracy,
• doradzaliśmy i reprezentowaliśmy Klienta w sporze sądowym o zapłatę odszkodowania z tytułu dyskryminacji płacowej i nierównego traktowania ze względu na narodowość,
• doradzaliśmy i reprezentowaliśmy Klienta w sprawie sądowej o mobbing
  i dyskryminację przedstawiciela wysokiej kadry zarządzającej. Była to najgłośniejsza sprawa w Polsce, ze względu na wartość przedmiotu sporu, sięgającą 20 milionów dolarów, a także impact reputacyjny i biznesowy Klienta.

W razie spowolnienia gospodarczego lub konieczności ograniczania kosztów i ryzyk osobowych atrakcyjność zyskują zewnętrzne formy zatrudnienia, charakteryzujące się większą elastycznością w porównaniu do tradycyjnego modelu zatrudnienia. Korzystanie z agencji zatrudnienia, delegowania czy outsourcingu na stałe wpisało się w rzeczywistość organizacji. Skorzystanie z tych form zatrudnienia może zapewnić przewagę gospodarczą, wymaga jednak profesjonalnego wsparcia, by zminimalizować ryzyka.

Dla naszych Klientów:

• weryfikujemy umowy z podmiotami świadczącymi usługi outsourcingowe i z agencjami pracy tymczasowej pod kątem ich zgodności z prawem i adekwatności z punktu widzenia potrzeb biznesowych Klienta,
• przygotowujemy strategie wdrażania nowych modeli zatrudnienia,
• przygotowujemy umowy outsourcingowe, umowy o świadczenie usług i umowy z agencjami pracy tymczasowej, a także pozostałą dokumentację dotyczącą korzystania z usług pracowników zewnętrznych,
• świadczymy usługi bieżącego doradztwa podczas współpracy Klienta z agencją pracy tymczasowej lub podmiotami oferującymi usługi outsourcingowe,
• w razie zaistnienia sporu sądowego zapewniamy Klientom kompleksową obsługę procesową,
• reprezentujemy Klientów w postępowaniach administracyjnych o wpis/wykreślenie agencji pracy tymczasowej,
• doradzamy agencjom pracy tymczasowej we wszelkich obszarach ich działalności, w tym w sprawach dotyczących kierowania pracowników do pracy za granicą, przy ścisłej współpracy z Zespołem Immigration i Global Mobility.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• Klientowi wchodzącemu na rynek polski doradzaliśmy podczas opracowywania struktury zatrudnienia (wyboru optymalnych form zatrudnienia) i tworzyliśmy wewnętrzną dokumentację pracowniczą,
• Klientowi zajmującemu się nowymi technologiami doradzaliśmy przy projekcie outsourcingu pracowników, przygotowywaliśmy umowy, uwzględniając ryzyka podatkowe i prawno-pracownicze,
• doradzaliśmy Klientowi rozpoczynającemu współpracę z agencją pracy tymczasowej, przygotowywaliśmy rekomendację i niezbędną dokumentację,
• reprezentowaliśmy Klienta w setkach sporów sądowych z ZUS-em, który kwestionował przyjęty model współpracy (tzw. trójkąt umów), żądając naliczenia i odprowadzenia składek na ubezpieczenie społeczne od całości wypłacanych wynagrodzeń.

Klienci często inwestują dużo czasu, środków i wysiłku w tworzenie nowych produktów, usług, technologii i innowacji. Ochrona prawa własności intelektualnej pozwala na zachowanie tej wartości i uniknięcie kradzieży lub wykorzystywania tych pomysłów przez osoby nieuprawnione. Wspieramy Klientów działających w różnych sektorach gospodarki przy nabywaniu praw na dobrach niematerialnych, a także w sporach sądowych z pracownikami w tym zakresie. Dzięki temu pomagamy im uzyskać i zachować bezpieczeństwo prowadzonej działalności.

Dla naszych Klientów:

• porządkujemy kwestie nabycia praw autorskich do utworów stworzonych przez pracowników i współpracowników,
• przeprowadzamy audyty umów i regulaminów pod kątem ich prawidłowości i zakresu nabywania praw własności intelektualnej,
• przygotowujemy wzory umów,
• przygotowujemy regulaminy racjonalizacji i wynalazczości,
• opracowujemy szeroko pojęte strategie nabywania praw własności przemysłowej (patentów, wzorów użytkowych i wzorów przemysłowych) przez pracodawców,
• reprezentujemy Klientów w dotyczących własności intelektualnej sporach sądowych z pracownikami i współpracownikami.

Sprawne poruszanie się w gąszczu przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych i zmieniających się interpretacji ZUS-u jest dla pracodawców ogromnym wyzwaniem. Odpowiednie wsparcie pozwala przedsiębiorcom poprawnie wywiązywać się z obowiązków prawnych, dbać o dobro pracowników, unikać konfliktów i roszczeń pracowniczych, zarządzać kosztami i utrzymywać konkurencyjność na rynku pracy.

Dla naszych Klientów:

• analizujemy świadczenia pracownicze pod kątem ich oskładkowania,
• doradzamy w szczególności w sporach z ZUS-em dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, outsourcingu pracowniczego, obowiązku zapłaty składek od podwykonawców,
• ustalamy istnienie bądź nieistnienie obowiązku składkowego wynikającego ze stosunków prawnych innych niż stosunki pracy,
• ustalamy skutki w zakresie ubezpieczeń społecznych w przypadku delegowania do innego państwa, oddelegowania z zagranicy do Polski lub pracy zdalnej wykonywanej z terytorium państwa innego niż to, w którym siedzibę ma pracodawca,
• przygotowujemy wnioski o interpretację przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego,
• przygotowujemy wnioski o wydanie zaświadczeń A1 lub ich odpowiedników wydawanych na podstawie bilateralnych umów o zabezpieczeniu społecznym,
• przygotowujemy umowy o przejęciu obowiązków płatnika składek przez osoby zatrudnione,
• rekomendujemy rozwiązania pozwalające zminimalizować ryzyka w sprawach ubezpieczeń społecznych i uniknąć negatywnych skutków kontroli przeprowadzanej przez ZUS,
• zapewniamy bieżące wsparcie merytoryczne i proceduralne podczas kontroli prowadzonych przez ZUS, w tym kontroli zwolnień lekarskich,
• przygotowujemy odwołania od decyzji ZUS-u, reprezentujemy w postępowaniach kontrolnych i w sprawach sądowych z odwołań od decyzji ZUS-u.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• reprezentowaliśmy Klienta w postępowaniu kontrolnym prowadzonym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w związku ze współpracą Klienta z agencją pracy tymczasowej. Na skutek tej kontroli ZUS wydał ponad 200 decyzji zobowiązujących Klienta do uiszczenia składek na ubezpieczenie społeczne. Przygotowaliśmy odwołania od tych decyzji i prowadziliśmy ponad 200 spraw sądowych,
• wygraliśmy liczne sprawy z ZUS-em dotyczące m.in. wypłaty świadczeń z zakładowego funduszu socjalnego czy zapłaty składek od podwykonawców i sprawy, w których sąd zobowiązywał pracowników do zwrotu nienależnie pobranego zasiłku chorobowego.

Efektywna struktura zatrudnienia zapewnia osiąganie lepszych wyników, usprawnia procesy i codzienną pracę, pozwala na optymalizację kosztów. Współtworzymy i dostosowujemy strukturę firmy do jej potrzeb biznesowych, środowiska regulacyjnego i obciążeń publicznoprawnych.

Wdrożenie takiej struktury wiąże się często z redukcją zatrudnienia z przyczyn niedotyczących pracowników.

Dla naszych Klientów:

• wspólnie przyglądamy się strukturze firmy, pomagamy zdefiniować grupy zawodowe i stanowiska objęte restrukturyzacją,
• identyfikujemy przyczynę zwolnienia, w tym likwidację stanowiska albo redukcję w grupie zawodowej,
• opracowujemy strategię i ustalamy harmonogramy zwolnień,
• pomagamy ustalić kryteria doboru do zwolnienia,
• przygotowujemy niezbędną dokumentację,
• wspieramy w negocjacjach ze stroną społeczną w celu wypracowania zasad zwolnień,
• rekomendujemy rozwiązania ograniczające ryzyko sporów sądowych,
• doradzamy przy konstruowaniu pakietu dodatkowych świadczeń dla zwalnianych pracowników,
• wspieramy w zakresie PR-u i w komunikacji dotyczącej procesu zwolnień, żeby zminimalizować negatywne ich skutki,
• zapewniamy bezpieczeństwo i komfort, przejmujemy ciężar całego procesu.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• przeprowadzaliśmy zwolnienia obejmujące jednorazowo kilka tysięcy pracowników,
• wspieraliśmy w procesie zwolnień grupowych i sporze zbiorowym przy zamknięciu 90% produkcji, ze szczególnym uwzględnieniem dużej potrzeby zapewnienia dialogu społecznego ze względu na przyszłe plany,
• Doradzaliśmy w procesie zwolnień monitorowanych kilkudziesięciu pracowników.

Kształtowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy (employer branding) oraz tworzenie organizacji pełnej szacunku, wspierającej różnorodność i zaspokajającej potrzeby wszystkich pokoleń pracowników jest kluczem do sukcesu dzisiejszych organizacji.

Dla naszych Klientów:

• wprowadzamy rozwiązania wspierające wszelkiego rodzaju wolontaryjne inicjatywy pracownicze,
• tworzymy nowatorskie programy motywacyjne, pakiety benefitów,
• wskazujemy, jakie trendy i rozwiązania są pożądane na rynku, a także jakiego wsparcia mentalnego i fizycznego oczekują pracownicy,
• wdrażamy rozwiązania pozwalające na dofinansowanie procedur in vitro, związane z korektą płci pracownika, wskazujemy, jak wspierać osoby niebinarne,
• wdrażamy rozwiązania wellbeingowe, które wpływają na kształtowanie employer branding,
• wspieramy Klientów w trudnych procesach restrukturyzacji, odbudowując poczucie bezpieczeństwa pracowników, tworzymy strategie komunikacji w kontaktach z pracownikami i innymi zainteresowanymi podmiotami.

Wiemy, że sprawy imigracyjne mogą być uciążliwe (ciągłe zmiany przepisów, różne praktyki urzędów, wydłużone terminy wydawania decyzji). Nasz wieloosobowy i wykwalifikowany zespół zdejmuje z Klientów cały ciężar prowadzenia takich spraw i zarządzania nimi. Dajemy pewność, że zatrudnienie cudzoziemców jest zgodnie z przepisami, a dzięki znajomości praktyk urzędów doradzamy najbardziej spójne z nimi rozwiązania.

Dla naszych Klientów:

• kompleksowo planujemy procesy imigracyjne,
• dokonujemy audytu praktyki Klienta w zakresie procesów imigracyjnych i określamy prawidłową podstawę prawną zatrudnienia,
• przygotowujemy niezbędne dokumenty i wnioski (zezwolenia na pracę, zezwolenia na pobyt, oświadczenia o powierzeniu pracy, wizy),
• składamy dokumenty i wnioski w imieniu Klienta,
• monitorujemy status sprawy i na bieżąco o nim informujemy,
• zapewniamy stały nadzór adwokata lub radcy prawnego nad każdą sprawą,
• prowadzimy tysiące spraw na terenie całej Polski – biura w Warszawie, Poznaniu i Krakowie pozwalają nam podejmować szybkie i efektywne działania,
• prowadzimy sprawy o charakterze masowym – mamy doświadczenie i jesteśmy w stanie jednocześnie obsłużyć kilkaset, a nawet kilka tysięcy spraw jednego Klienta,
• szkolimy w zakresie legalizacji pobytu i zatrudniania cudzoziemców.

Dla wielu firm przewaga konkurencyjna jest kluczowym warunkiem sukcesu. Zabezpieczanie się przed konkurencją pozwala utrzymać lub powiększyć tę przewagę. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zachować lub zwiększyć swoje udziały w rynku, co może prowadzić do większych zysków i stabilności finansowej. W tym obszarze stawiamy przede wszystkim na prewencję, gdyż to ona pozwala utrzymywać konkurencyjność.

Dla naszych Klientów:

• przygotowujemy i wdrażamy procedury i polityki zapewniające ochronę informacji poufnych,
• przygotowujemy umowy o poufności, doradzamy, jak zabezpieczyć tajemnicę przedsiębiorstwa,
• przygotowujemy umowy o zakazie konkurencji uwzględniające specyfikę i charakter branży, w której działa Klient, wprowadzamy klauzule dające podstawę domagania się faktycznego przestrzegania zakazu konkurencji od byłego pracownika,
• przygotowujemy i wdrażamy procedury dotyczące identyfikowania i przeciwdziałania konfliktowi interesów,
• prowadzimy szkolenia i warsztaty w zakresie zakazu konkurencji, konfliktu interesów i ochrony informacji poufnych, kładące nacisk na praktyczne aspekty i uwzględniające przykłady z życia wzięte,
• pomagamy minimalizować negatywne konsekwencje ewentualnych naruszeń, egzekwować naprawienie szkód i doprowadzić do zaprzestania dalszych naruszeń,
• reprezentujemy Klientów w sporach z osobami naruszającymi zakaz konkurencji lub obowiązek zachowania poufności, pozostającymi w konflikcie interesów lub dopuszczającymi się czynów nieuczciwej konkurencji (w tym polegających na nakłanianiu pracowników do rozwiązania umów z pracodawcą),
• prowadzimy praktykę zarządzania kryzysowego, w ramach której zapewniamy Klientom wsparcie w zakresie PR i komunikacji, zarówno w relacjach wewnętrznych, jak i zewnętrznych, w przypadku wystąpienia naruszeń dotyczących nieuczciwej konkurencji, zakazu konkurencji czy konfliktu interesów (np. wycieku informacji poufnych, przejęcia grupy pracowników przez konkurencję itp.).

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• tworzyliśmy wewnętrzne procedury, w których poruszaliśmy takie kwestie, jak pokrewieństwo pomiędzy pracownikami, romans na linii przełożony-podwładny czy zatrudnienie osób spokrewnionych w konkurencyjnych podmiotach, tak aby minimalizować ryzyka (ochrona interesów pracodawcy i prywatności pracownika),
• Klientowi z sektora finansowego doradzaliśmy na etapie przedsądowym, a następnie reprezentowaliśmy go w sporze sądowym przeciwko byłemu członkowi zarządu w związku z naruszeniem zakazu konkurencji.

Zbyt częste nieobecności pracowników, a zwłaszcza nadużywanie zwolnień lekarskich, mają negatywny wpływ nie tylko na finanse pracodawców, ale również dezorganizują pracę, obciążają innych pracowników i stanowią czynnik demotywujący. Nadużyciom nie tylko można, ale również trzeba przeciwdziałać.

Dla naszych Klientów:

• konstruujemy kompleksowe programy zapobiegania nieobecnościom, w tym związane z nadużywaniem zwolnień lekarskich,
• wspieramy wdrażanie tych programów i zapewniamy monitorowanie ich skuteczności,
• wskazujemy, jak wyciągać konsekwencje wobec osób dopuszczających się nadużyć,
• rekomendujemy, jak zarządzać urlopami wypoczynkowymi, by unikać lub minimalizować zaległości urlopowe,
• pokazujemy, jak zarządzać nieobecnościami pracowników korzystających z urlopów związanych z rodzicielstwem i ich powrotem do pracy.

Pracodawcy gromadzą i przetwarzają wiele danych osobowych swoich pracowników. Bez właściwego zarządzania tymi danymi mogą one stać się źródłem ryzyka. Doradztwo w zakresie ochrony danych pomaga zapewnić odpowiednie środki bezpieczeństwa.

Dla naszych Klientów:

• przeprowadzamy kompleksowe badania (audyty) systemu przetwarzania danych w organizacji, których efektem jest wykrycie ewentualnych dolegliwości (nieprawidłowości) w strukturze, zakresach danych i procesach przetwarzania,
• stawiamy diagnozy i wydajemy zalecenia dotyczące określonych działań naprawczych, które pozwalają Klientom na uniknięcie strat wizerunkowych, wysokich administracyjnych kar finansowych czy postępowań sądowych,
• wdrażamy i monitorujemy zindywidualizowane „terapie” (intensywną lub zachowawczą, w zależności od stanu organizacji), w ramach których Klient jest sukcesywnie przeprowadzany przez wszystkie obszary wymagające poprawy, zmiany lub wzmocnienia poziomu bezpieczeństwa danych osobowych,
• szkolimy personel Klienta, dążąc do podniesienia poziomu znajomości zasad ochrony danych osobowych, ryzyk związanych z ich naruszeniem, sposobów ich eliminowania i reagowania na wystąpienie naruszeń, w tym wycieków danych,
• po zakończeniu tej terapii we współpracy z Klientem prowadzimy terapię profilaktyczną, w ramach której Klient otrzymuje bieżące update-y w kluczowych obszarach,
• aktywnie wspomagamy Klientów w przypadku kontroli organu nadzorczego lub wystąpienia incydentu w postaci naruszenia zasad ochrony danych. Klient otrzymuje w ten sposób wsparcie prawne i rekomendacje organizacyjne, które w krytycznych momentach muszą być wdrażane niezwłocznie, aby zapobiec zwiększeniu strat. W imieniu Klienta zgłaszamy incydenty do organu nadzorczego,
• aktywnie wspieramy Klientów przy wdrażaniu rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji,
• pomagamy bezpiecznie i zgodnie z prawem wdrażać procedury weryfikacji kandydatów i pracowników (background check),
• reprezentujemy Klientów w licznych postępowaniach administracyjnych i sądowo-administracyjnych dotyczących naruszeń ochrony danych. Sprawy te są najczęściej inicjowane przez pracowników lub byłych pracowników. Prowadzimy korespondencję z organem nadzorczym i występujemy przed sądami administracyjnymi,
• opracowujemy niezbędną dokumentację i wdrażamy dobre praktyki dotyczące ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• reprezentowaliśmy Klienta w sprawie dotyczącej przechowywania danych pochodzących z rekrutacji – sąd zgodził się z naszą argumentacją i zakwestionował wykładnię organu nadzorczego, który nakazywał usuwanie danych z procesów rekrutacyjnych,
• doradzaliśmy w sprawach dotyczących możliwości stosowania w Polsce tzw. background check,
• wspomagaliśmy Klienta w procesie przekazywania danych osobowych pracowników w związku z przejściem części zakładu pracy,
• analizowaliśmy pod kątem RODO możliwość stosowania systemów wykorzystujących sztuczną inteligencję do celów zwiększenia bezpieczeństwa w pracy.

Spory z pracownikami odbijają się echem wśród pozostałych zatrudnionych. Pracownicy uważnie obserwują postawę pracodawcy – jak nas widzą, tak nas piszą. Dlatego każdą sprawę prowadzimy, biorąc pod uwagę jej szerszy kontekst i uwzględniając jej wpływ na morale, dalsze roszczenia, kształtowanie postaw i na decyzje pozostałych pracowników.

W naszej praktyce kierujemy się ogólną zasadą prewencji. Im mniej sporów, tym więcej zasobów nasi Klienci mogą poświęcić na prowadzenie działalności.

Dla naszych Klientów:

• angażujemy się w mediacje i rozmowy ugodowe w celu uniknięcia sporu lub jego zakończenia na wstępnym etapie,
• prowadzimy spory sądowe w sprawach z obszaru People & Culture, w tym dotyczące zwolnień, wynagrodzeń, premii, nadgodzin, dodatkowych świadczeń i benefitów pracowniczych, mobbingu, nierównego traktowania i dyskryminacji, zakazu konkurencji, konfliktu interesów, nieuczciwej konkurencji, wypadków przy pracy, obciążeń na rzecz ZUS-u, ustalenia istnienia stosunku pracy,
• prowadzimy również sprawy wykroczeniowe i karne dotyczące praw pracowników, odpowiedzialności kadry zarządzającej i innych kwestii związanych z zarządzaniem HR i compliance,
• tworzymy kompleksowe strategie procesowe łączące wątki pracownicze, dotyczące ZUS-u, podatkowe, wykroczeniowe i karne (np. sprawa z odwołania od rozwiązania umowy o pracę, o zwrot nienależnie pobranego zasiłku i karna),
• sprawy wielowątkowe obsługujemy całościowo, zgodnie z zasadą one stop-shop, zapewniając spójność, a dzięki temu zwiększoną skuteczność strategii procesowych,
• prowadzimy sprawy na terenie całej Polski – nasze biura w Warszawie, Poznaniu i Krakowie pozwalają zarządzać nimi w sposób efektywny czasowo i kosztowo,
• jesteśmy przygotowani do jednoczesnej obsługi kilkuset, a nawet kilku tysięcy spraw dla jednego Klienta,
• reprezentujemy Klientów przed wszystkimi sądami, w tym przed Sądem Najwyższym.

Restrukturyzacje stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności. Mogą wpłynąć na wizerunek firmy w oczach pracowników, klientów, partnerów biznesowych i społeczności lokalnych. Pracodawcy, którzy zapewniają wsparcie i troszczą się o swoich pracowników w trudnych sytuacjach, zyskują reputację odpowiedzialnych i etycznych pracodawców. Ważne jest również, aby pracodawcy działali w tym zakresie zgodnie z prawem. Niedopełnienie tych obowiązków może prowadzić do kosztownych sporów prawnych i konsekwencji finansowych.

Dla naszych Klientów:

• koordynujemy projekty restrukturyzacyjne o zasięgu międzynarodowym, dzięki codziennej współpracy z kancelariami prawa pracy w ponad 50 jurysdykcjach, zrzeszonymi w ramach Ius Laboris,
• kompleksowo wspieramy projekty restrukturyzacyjne we wszystkich obszarach People & Culture, nie tylko w prawie pracy, ale również w zakresie ZUS-u, podatków, PPK i PPE, w sprawach karnych i compliance,
• prowadzimy praktykę zarządzania kryzysowego, oferując każdorazowe i natychmiastowe wsparcie w zakresie PR i komunikacji,
• opracowujemy niezbędną dokumentację i harmonogramy,
• pomagamy ujednolicać warunki zatrudnienia.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• doradzaliśmy w zakresie prawa HR przy połączeniu spółek i przejściu ZUZP,
• wspieraliśmy Klienta w globalnym projekcie przejścia pracowników IT do innej spółki.

Priorytetem każdego pracodawcy jest zapewnienie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Zorganizowanie pracy zgodnie z przepisami BHP pomaga w minimalizacji ryzyka wypadków i chorób zawodowych. To z kolei przyczynia się do ochrony zdrowia i życia pracowników i pozytywnie wpływa na proces pracy.

Dla naszych Klientów:

• przeprowadzamy szkolenia wstępne, okresowe, instruktaże stanowiskowe,
• przeprowadzamy specjalistyczne szkolenia dla pracowników wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy i wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów,
• przeprowadzamy audyty zerowe, przygotowujemy raporty z identyfikacją ryzyk i planem działań w zakresie BHP,
• określamy bezpieczne i higieniczne warunki pracy dla pracowników, w tym tych pracujących zdalnie,
• weryfikujemy warunki pracy, przygotowujemy karty oceny ryzyka i całą dokumentację związaną z BHP w firmie,
• wspieramy Klientów w relacjach z prokuratorem, PIP-em, społeczną inspekcją pracy i związkami zawodowymi, w zagadnieniach związanych z bezpieczeństwem pracy,
• reprezentujemy Klientów w postępowaniach przed sądem w sprawach dotyczących wypadków przy pracy i roszczeń z nimi związanych,
• uczestniczymy w prowadzeniu postępowań powypadkowych,
• przygotowujemy niezbędne zmiany w procedurach globalnych i lokalnych, wskazujemy obszary do modyfikacji wewnątrz firmy, poprawiamy komunikację,
• przygotowujemy analizę warunków pracy pod kątem czynników niebezpiecznych, szkodliwych i uciążliwych,
• pomagamy we współpracy ze społeczną inspekcją pracy.

Właściwe programy motywacyjne istotnie wpływają na zwiększenie wydajności, zatrzymanie talentów, mniejszą rotację, poprawę morale i satysfakcji pracowników, jak również zwiększają innowacyjność i kreatywność. Takie rozwiązania powinny być jednocześnie dopasowane  do zmieniających się możliwości budżetowych pracodawcy, zapewniając niezbędną elastyczność i umożliwiając pracownikom rozwijanie talentów przy jednoczesnej realizacji celów biznesowych pracodawcy.

Dla naszych Klientów:

• tworzymy transparentne systemy wynagradzania,
• budujemy efektywne systemy premiowe, w tym retencyjne,
• wdrażamy globalne systemy motywacyjne, dostosowując je do polskich wymogów prawnych,
• pomagamy weryfikować ścieżki rozwoju/kariery pod kątem zgodności z prawem HR,
• podpowiadamy rozwiązania pozapłacowe, ze wskazaniem prawnych i biznesowych (kosztowych) konsekwencji każdego z nich,
• śledzimy trendy rynkowe w zakresie benefitów pracowniczych.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• weryfikowaliśmy dziesiątki globalnych programów bonusowych pod kątem zgodności z polskimi przepisami HR i możliwości wdrożenia w polskich spółkach,
• opracowaliśmy od podstaw zasady i założenia rocznego i kwartalnego systemu premiowania,

Zabezpieczenie emerytalne pracowników przez pracodawców jest istotnym benefitem, który zapewnia lojalność pracowników i pozwala utrzymać ich w zatrudnieniu przez długie lata.

Dla naszych Klientów:

• tworzymy Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK),
• wspieramy w wyborze instytucji finansowej zarządzającej środkami,
• zapewniamy hotline dla działów HR i pracowników w tematyce PPK,
• opracowujemy materiały w formacie Q&A,
• oceniamy alternatywy w postaci Pracowniczych Programów Emerytalnych (PPE) czy innych instrumentów finansowych (SOP, derywatywy, itp.),
• przeprowadzamy przez proces łączenia się podmiotów posiadających programy emerytalne.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• łączyliśmy spółki posiadające różne formy programów emerytalnych dla pracowników,
• rozliczaliśmy brak wpłat środków do PPK z powodu niedochowania staranności przez pracownika,
• ocenialiśmy różnicowanie wysokości wpłat dodatkowych w PPK finansowanych przez pracodawcę dla różnych grup pracowników,
• zakładaliśmy PPK dla pracodawców zagranicznych działających w Polsce bez odrębnej formy prawnej.

Fundusz socjalny jest ważnym sposobem wspierania pracowników i pomaga w tworzeniu dobrych relacji w zakładzie pracy. Coraz szersza oferta usług socjalnych pozwala budować ciekawe i dostosowane do oczekiwań pracowników programy socjalne, a to pozytywnie wpływa na jakość życia osób zatrudnionych.

Dla naszych Klientów:

• przygotowujemy regulaminy funduszu socjalnego i umowy o prowadzenie wspólnej działalności socjalnej,
• pomagamy w sposób prawidłowy rozpocząć i zlikwidować działalność socjalną,
• oceniamy programy kafeteryjne pod kątem możliwości wydatkowania na nie środków z zfśs,
• oceniamy skutki podatkowe świadczeń wydatkowanych na cele socjalne,
• prowadzimy audyty wydatkowania środków funduszu socjalnego,
• wspieramy Klientów w podziale środków funduszu,
• prowadzimy rozmowy ze stroną społeczną dotyczące uzgadniania regulaminu zfśs, sposobu przyznawania poszczególnych świadczeń,
• doradzamy i reprezentujemy Klientów w sprawach z ZUS-em  dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• likwidacja wspólnej działalności socjalnej kilku spółek z grupy, przygotowanie niezbędnych dokumentów, rozwiązań dotyczących niespłaconych pożyczek na cele mieszkaniowe, przygotowanie dokumentacji i rozwiązań dotyczących kontynuowania indywidualnej działalności socjalnej przez poszczególne spółki tworzące grupę,
• wsparcie Klienta w takim ukształtowaniu programu kafeteryjnego, by świadczenia w nim przewidziane można było uznać za rodzaje działalności socjalnej wynikającej z ustawy,
• przygotowanie opinii na temat różnych rodzajów zasileń pieniężnych konta zfśs w kontekście uznania ich za koszt działalności pracodawcy,
• reprezentacja Klienta w ponad 600 sprawach sądowych przeciwko ZUS-owi, który domagał się oskładkowania świadczeń przyznawanych pracownikom z funduszu socjalnego (wszystkie wygrane).

Pracodawca powinien się liczyć z kontrolą wykonywania ciążących na nim obowiązków. Już pierwsze czynności dokonywane w toku kontroli mogą wpłynąć na jej przebieg i wynik, dlatego ważne jest odpowiednie przygotowanie do kontroli i wiedza na temat uprawnień kontrolujących i kontrolowanego podmiotu.

Dla naszych Klientów:

• analizujemy sposób postępowania w obszarach będących przedmiotem częstych kontroli, wskazujemy na ewentualne uchybienia, a następnie proponujemy rozwiązania zmierzające do ich wyeliminowania,
• prowadzimy szkolenia dotyczące zakresu i przebiegu kontroli. Podpowiadamy, na jakie obszary zwracać szczególną uwagę i czego się spodziewać podczas kontroli,
• opracowujemy strategie postępowania podczas kontroli,
• zapewniamy bieżące wsparcie merytoryczne i proceduralne w toku kontroli,
• doradzamy, jak skutecznie wdrożyć zalecenia pokontrolne, a w przypadku niezasadności zaleceń pomagamy w przygotowaniu wyjaśnień lub odwołań od decyzji organów kontrolnych,
• doradzamy w zakresie ewentualnych korekt dokumentów rozliczeniowych,
• reprezentujemy Klientów w sporach sądowych z organami kontrolnymi, w tym w postępowaniach karnych wszczynanych na wniosek organów kontrolnych.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• prowadziliśmy sprawy z oskarżenia Państwowej Inspekcji Pracy dotyczące naruszenia przepisów o rozwiązywaniu umów o pracę i szczególnej ochronie związkowej czy naruszenia zakazu pracy w święto w placówce handlowej,
• reprezentowaliśmy w toku kontroli przeprowadzanej przez PIP Klienta nieposiadającego w Polsce fizycznie żadnego biura (wszyscy pracownicy świadczyli pracę w pełni zdalnie) i niezatrudniającego żadnej mówiącej w języku polskim osoby uprawnionej do reprezentowania pracodawcy.

Eliminowanie niepożądanych zjawisk, takich jak mobbing, dyskryminacja, nierówne traktowanie, naruszanie dóbr osobistych istotnie wpływa na tworzenie bezpiecznego i przyjaznego miejsca pracy, co przekłada się na efektywność i wydajność pracowników, rotację, atmosferę w pracy i life-work balance.

Dla naszych Klientów:

• tworzymy i wdrażamy rozwiązania mające na celu zapobieganie i przeciwdziałanie takim niepożądanym zjawiskom,
• oceniamy zasadność zgłoszeń, identyfikujemy potencjalne ryzyka i roszczenia, wybieramy i wdrażamy optymalne rozwiązania,
• kładziemy nacisk na prewencję i właściwe zrozumienie istoty sprawy przez pracodawcę i pracowników (w tym kadrę menadżerską),
• opracowujemy i monitorujemy proces wdrażania polityk antydyskryminacyjnych i antymobbingowych,
• regularnie szkolimy pracowników z przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji (z uwzględnieniem szczebla/poziomu zatrudnienia),
• doradzamy, jak radzić sobie z zarzutami zgłaszanymi instrumentalnie lub skargami wynikającymi z niewłaściwej oceny sytuacji przez osobę zgłaszającą,
• prowadzimy postępowania wyjaśniające, w szczególności przy wsparciu naszego działu compliance,
• wspieramy w zakresie PR i komunikacji,
• reprezentujemy Klientów w sporach sądowych dotyczących niepożądanych zjawisk związanych z HR, w tym mobbingu i dyskryminacji,
• skutecznie realizujemy strategie procesowe, wypracowywane z uwzględnieniem wcześniej podejmowanych działań prewencyjnych i wyjaśniających.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• praktyczne warsztaty dla pracowników zwiększające świadomość i prawidłowe zrozumienie istoty wymienionych niepożądanych zjawisk dotyczących HR,
• dziesiątki procesów sądowych, w tym w kilku medialnych sprawach,
• sprawy dotyczące każdego rodzaju mobbingu – pionowego, poziomego, odwróconego.

Układy zbiorowe pracy i inne porozumienia zbiorowe są ważnym elementem zarządzania relacjami pracowniczymi i wpływają na wiele aspektów funkcjonowania pracodawców i pracowników. Promują partnerstwo społeczne pomiędzy stronami stosunku pracy. Zapewniają odpowiednie warunki pracy i dobrostan pracowników przy poszanowaniu interesów pracodawcy.

Dla naszych Klientów:

• prowadzimy negocjacje ze związkami zawodowymi,
• przygotowujemy dokumenty (układy zbiorowe pracy, porozumienia zbiorowe, regulaminy) skrojone na miarę,
• opracowujemy komunikaty do pracowników, a także na zewnątrz organizacji,
• wypowiadamy i zmieniamy układy zbiorowe pracy, w tym również te posiadające klauzule wieczności, czy też obszerne gwarancje dotyczące zatrudnienia i warunków pracy,
• prowadzimy praktykę zarządzania kryzysowego, oferując każdorazowe i natychmiastowe wsparcie w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej związanej z podejmowanymi działaniami (np. strajku lub akcji protestacyjnej),
• reprezentujemy Klientów podczas rejestrowania zakładowych i ponadzakładowych układów zbiorowych pracy,
• przygotowujemy protokoły dodatkowe do układów,
• opiniujemy postanowienia zaproponowane przez związki zawodowe.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• wynegocjowanie nowego układu zbiorowego pracy w grupie energetycznej,
• zmiany układu zbiorowego pracy w zakresie taryfikatora wynagrodzenia,
• częściowe wypowiedzenie układu zbiorowego jako elementu negocjacji ze związkiem zawodowym.

W branży finansowej obowiązują liczne przepisy dotyczące wynagrodzeń, w tym regulacje dotyczące odpowiedniego zarządzania ryzykiem płynącym z systemów wynagrodzeń i zapobiegania nadmiernym ryzykom. Banki muszą dbać o to, aby ich systemy wynagrodzeń były zgodne z tymi przepisami, aby uniknąć potencjalnych konsekwencji prawnych i regulacyjnych.

Dla naszych Klientów:

• tworzymy regulaminy i polityki wynagrodzeń,
• przygotowujemy uchwały wynagrodzeniowe,
• weryfikujemy i dostosowujemy istniejące rozwiązania,
• zapewniamy wsparcie w procesie identyfikacji risk-takerów,
• sporządzamy raporty z przeglądu polityk wynagrodzeń,
• opracowujemy regulacje premiowe dla pozostałych grup pracowników, uwzględniając specyfikę branży finansowej i ubezpieczeniowej,
• wspieramy instytucje finansowe w raportowaniu danych dotyczących luki płacowej,
• wspieramy instytucje finansowe w raportowaniu danych na temat pracowników o wysokich zarobkach,
• pomagamy zarówno w procesie zatrudniania, jak i zwalniania członków zarządu i kadry menadżerskiej.

W ostatnim czasie:

• reprezentowaliśmy instytucje ubezpieczeniowe i banki w sporach sądowych o wypłatę zmiennych składników wynagrodzeń,
• opiniowaliśmy kwestie dotyczące zarządzania konfliktem interesów w bankach,
• sporządzaliśmy raporty z przeglądu polityk wynagrodzeń.

Ciekawe wydarzenia:

• 19 kwietnia 2023 r. – prelekcja na konferencji organizowanej przez MMC Polska: „Polityka wynagrodzeń w instytucjach finansowych – ustalanie, monitorowanie oraz kontrolowanie systemów wynagrodzeń”,
• 5 grudnia 2023 r. – prelekcja na konferencji organizowanej przez MMC Polska: „Polityka wynagrodzeń w instytucjach finansowych – dobre praktyki i wymogi regulacyjne”.

Czas pracy wzbudza po stronie pracodawców szereg wątpliwości. Wybór właściwego systemu i rozkładu czasu pracy, wydłużanie okresów rozliczeniowych, rozliczanie nadgodzin czy pracy w dodatkowe dni jest dla pracodawców dużym wyzwaniem.

Dla naszych Klientów:

• dokonujemy analizy potrzeb Klientów w zakresie godzin pracy, zwiększenia zapotrzebowania na pracę, dyżurów, nadgodzin,
• wybieramy właściwe systemy, rozkłady czasu pracy i okresy rozliczeniowe,
• przygotowujemy dokumentację związaną z planowaniem czasu pracy,
• analizujemy już stosowane rozwiązania związane z planowaniem i rozliczaniem czasu pracy, wskazujemy nieprawidłowości i rozwiązania, między innymi w zakresie dobowych i tygodniowych odpoczynków, pracy w poprzedniej dobie pracowniczej, dopuszczalnej pracy w niedziele i święta, prawidłowego zlecania i rozliczania dyżurów,
• zarządzamy problemem nadgodzin w firmie, ich prawidłowym zlecaniem, zmniejszeniem ich liczby,
• pomagamy wdrażać zalecenia pokontrolne dotyczące czasu pracy, a także przygotowywać zastrzeżenia do protokołu kontroli, odpowiedzi na wystąpienia PIP-u,
• prowadzimy szkolenia z zakresu czasu pracy dla pracowników działów HR i kadry menadżerskiej,
• reprezentujemy Klientów w sporach sądowych dotyczących czasu pracy, w szczególności tych związanych z wynagrodzeniem za pracę w godzinach nadliczbowych,
• reprezentujemy Klientów w sprawach dotyczących odpowiedzialności wykroczeniowej i karnej pracodawcy i osób działających w jego imieniu, związanej z naruszeniem przepisów o czasie pracy.

Wewnętrzne regulaminy, procedury, polityki czy umowy spełniają oczekiwania Klientów i ich pracowników, jeżeli są napisane prostym językiem i są zrozumiałe dla adresatów, a także gdy pozwalają na realizację zamierzonych celów zarządczych Klienta. We współpracy z Klientami kierujemy się tymi założeniami.

Dla naszych Klientów:

• przygotowujemy i wdrażamy pełną dokumentację HR, nie tylko z obszaru prawa pracy (umowy, regulaminy, procedury i inne), ale również szeroko pojmowanego obszaru People & Culture (kodeksy etyki, procedury antymobbingowe, procedury zgłaszania nieprawidłowości whistleblowing, procedury dotyczące przetwarzania danych osobowych i inne),
• tworzymy i wdrażamy kompleksową dokumentację pracowniczą związaną z obsługą dużych procesów restrukturyzacyjnych, w tym zwolnień grupowych, przejść zakładów pracy i innych,
• zapewniamy dostęp do aktualnych, bezpiecznych z prawnego punktu widzenia wzorów umów o pracę, umów o zakazie konkurencji, umów dotyczących zachowania poufności i innych standardowych dokumentów pracowniczych,
• rekomendujemy działania i strategie mające na celu skuteczne wdrożenie przygotowanych przez nas dokumentów,
• doradzamy, jak tworząc dokumenty HR i compliance, osiągać zamierzone efekty biznesowe.

W ostatnim czasie prowadziliśmy następujące ciekawe projekty:

• przygotowywaliśmy kompleksową dokumentację (wszelkie umowy, procedury, regulaminy) niezbędną do zatrudnienia w Polsce około 600 pracowników przez pracodawcę będącego oddziałem przedsiębiorcy zagranicznego, doradzaliśmy podczas opracowywania struktury zatrudnienia, w wyborze systemów premiowania i motywowania pracowników.
• doradzaliśmy polskiej instytucji publicznej podczas przygotowywania nowego regulaminu wynagradzania i regulaminu wprowadzającego możliwość zmiany stanowiska i zasad wynagradzania po osiągnięciu określonego wieku. Projekt wymagał zastosowania niestandardowych rozwiązań dotyczących składników wynagrodzenia z uwagi na specyfikę branży, w której działa Klient,
• międzynarodowemu operatorowi centrów handlowych doradzaliśmy podczas opracowywania i wdrażania wewnątrzzakładowej procedury antymobbingowej i antydyskryminacyjnej.

Wiemy, jak trudne jest zarządzanie firmą w momentach kryzysowych wszędzie tam, gdzie niespodziewane wydarzenia, przejściowe albo trwałe, powodują znaczne trudności w funkcjonowaniu biznesu i grożą poważnymi skutkami finansowymi, prawnymi czy wizerunkowymi. Dlatego kluczowe jest zarządzanie kryzysem w aspekcie prawnym, wizerunkowym i biznesowym.

Dla naszych Klientów:

• zapewniamy natychmiastowe wsparcie prawników, w tym praktyków specjalistów w zakresie ochrony danych osobowych, prawa karnego, specjalistów ds. BHP i doradców podatkowych, również wtedy, gdy pojawia się podejrzenie popełnienia przestępstwa wewnątrz firmy (przeszukanie w siedzibie spółki, kradzież tajemnicy przedsiębiorstwa),
• wspieramy każdy aspekt zarządzania informacjami i komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną,
• oceniamy okoliczności wypadków w pracy,

• przygotowujemy dokumentację i rekomendacje w przypadku działań kontrolnych organów inspekcji państwowych (inspekcja pracy, inspekcja sanitarna, inspekcja przeciwpożarowa, urząd skarbowy, decyzja ingerująca w sposób prowadzenia działalności),
• przygotowujemy dokumenty i procedury działania w przypadku incydentów związanych z danymi osobowymi pracowników i kontrahentów,

• wdrażamy wewnętrzne regulacje compliance, w tym polityki zarządzania kryzysowego,
• przygotowujemy komunikaty zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz organizacji, w tym przeznaczone dla mediów,
• uczestniczymy w czynnościach, negocjacjach i pertraktacjach,
• przeprowadzamy wewnętrzne postępowania wyjaśniające, w tym z wykorzystaniem narzędzi forensic.

Procesy związane z międzynarodową mobilnością pracowników są często skomplikowane i zróżnicowane w zależności od kraju. Zapewnienie kompleksowej obsługi takich projektów pozwala pracodawcom uniknąć błędów w interpretacji przepisów i przestrzegać obowiązującego prawa. Dzięki temu można minimalizować ryzyko prawne i finansowe, jednocześnie dbając o pozytywne doświadczenia pracowników.

Dla naszych Klientów:

• dopełniamy niezbędnych formalności związanych z wyjazdem pracowników za granicę (delegowaniem do UE, delegowaniem i zatrudnieniem poza UE, relokacjami, w tym zatrudnianiem w kilku krajach, tworzeniem międzynarodowych struktur zatrudnienia),
• obsługujemy od początku do końca proces uzyskiwania niezbędnych zezwoleń na pracę i wiz w przypadku pracowników delegowanych poza UE,
• koordynujemy międzynarodowe projekty na zasadzie one-stop-shop – korzystamy z pomocy kolegów z Ius Laboris, pełniąc jednocześnie rolę opiekuna projektu (dzięki czemu zapewniamy Klientom komfort pracy z jedną osobą),
• przygotowujemy polityki i regulaminy global mobility.