Pracownik chcący skorzy-stać z urlopu na żądanie ma obowiązek zgłosić to najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed rozpoczęciem pracy zgod-nie z obowiązującym go rozkładem.
Zgłoszenie żądania przez pracownika nie oznacza jednak jeszcze prawa do skorzystania urlopu. W każdym przypadku pracodawca musi wyrazić na to zgodę. Pomimo, że kodeks pracy nie przewiduje możliwości odmowy udzielenia takiego urlopu, obowiązek jego udzielenia nie jest bezwzględny. W szczególnych okolicznościach pracodawca może 
odmówić, ze względu na wyjątkowy interes pracodawcy wymagający obecności pracownika. 

Z taką sytuacją możemy mieć do czynienia np. w przypadku braków kadrowych w sezonie chorobowym lub urlopowym (np. w wakacyjnym), gdy nieobecność kolejnego pracownika zagroziłaby ciągłości pracy lub spowodowała jej dezorganizację (np. paraliż sklepu). 
Odmowę udzielenia urlopu na żądanie może również uzasadniać sytuacja, w której nieobecność pracownika mogłaby spowodować istotne zagrożenie dla dobra bądź mienia za-kładu pracy. 

Wreszcie mogą Państwo odmówić, jeżeli pracownik, zgłaszając żądanie urlopu, zmierza do jego nadużywania. Może to być w szczególności sytuacja, w której większa grupa pracowników zgłasza takie żądania w tym samym czasie, chcąc w ten sposób zaprotestować przeciwko warunkom pracy.
W takim przypadku pracodawca nie tylko ma prawo odmówić urlopu, ale również wyciągnąć konsekwencje wobec pracowników. Urlop ma bowiem służyć wypoczynkowi, a nie być for-mą protestu.

Jeżeli pomimo odmowy udzielenia urlopu na „żądanie” pracownik nie stawi się w pracy, będzie to oznaczało nieusprawiedliwioną nieobecność, uzasadniającą nawet zwolnienie dyscyplinarne. Warto przy tym zaznaczyć, że odmowa udzielenia urlopu oraz przyczyny odmowy powinny być pracownikowi wyraźnie zakomunikowane.