W dobie pracy zdalnej coraz powszechniejsze staje się stosowanie narzędzi monitorujących pracowników. Należy jednak pamiętać, że ta praktyka łączy w sobie przepisy prawa pracy z regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych, a nieprawidłowości w tym zakresie mogą skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi.

Zasady stosowania monitoringu pracowniczego są ściśle regulowane przez Kodeks pracy (art. 222 i nast.) oraz przepisy RODO (art. 12 i 13) dotyczące transparentności i zakresu informowania o przetwarzaniu danych osobowych. Pracodawca nie ma pełnej swobody w kształtowaniu zasad nadzoru.

Pomimo istniejących regulacji, w praktyce często dochodzi do błędów, zwłaszcza w obszarze monitoringu poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu, takich jak GPS, aktywność IT czy aktywność w Internecie. Kodeks pracy nie reguluje tych form monitoringu w sposób wystarczająco szczegółowy, co może prowadzić do niejasności i potencjalnych naruszeń.

Ważne obowiązki pracodawcy:

• Transparentność: Pracodawca ma obowiązek w jasny sposób informować pracowników o stosowanym monitoringu, w tym o jego zakresie, celach, sposobie działania oraz okresie przechowywania danych. Należy odpowiednio oznaczyć obszary objęte monitoringiem.
• Informowanie o odbiorcach danych: Pracownicy muszą wiedzieć, komu udostępniane są zebrane dane.
• Okres retencji danych: Należy pamiętać, że maksymalny trzymiesięczny okres przechowywania danych dotyczy jedynie monitoringu wizyjnego. W przypadku innych form monitoringu, okres ten nie jest tak ściśle określony.
• Umowa powierzenia przetwarzania danych: W przypadku korzystania z usług zewnętrznych firm (np. ochroniarskich) do prowadzenia monitoringu wizyjnego, konieczne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych.
• Ograniczenie monitoringu do narzędzi pracy: Jeśli samochód służbowy stanowi benefit, a nie narzędzie pracy, nie powinien być objęty monitoringiem GPS.

Potencjalne ryzyka dla pracodawcy:

• Wyciek danych: Brak odpowiedniego poinformowania pracowników o monitoringu znacząco zwiększa ryzyko wycieku danych osobowych.
• Kary finansowe: Za naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, Prezes UODO może nałożyć wysokie kary finansowe, sięgające nawet miliona złotych.

Podsumowując, wdrożenie monitoringu pracowników wymaga od pracodawców szczególnej staranności i uwzględnienia obowiązujących przepisów prawa pracy oraz ochrony danych osobowych. Zaniedbania w tym zakresie mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.

Więcej na ten temat w artykule dla Rzeczpospolitej TUTAJ.