Pandemia jako katalizator zmian

Pandemia COVID-19 znacząco przyspieszyła cyfryzację dokumentów pracowniczych w Polsce. W obliczu konieczności ograniczenia kontaktów fizycznych pracodawcy coraz częściej sięgali po elektroniczne narzędzia, takie jak e-teczki i podpisy cyfrowe. Digitalizacja stała się nie tylko ułatwieniem, ale wręcz koniecznością.

Korzyści z digitalizacji

Przejście na dokumenty elektroniczne umożliwia szybszy obieg dokumentów, łatwiejszy dostęp do danych i redukcję potrzeby fizycznych spotkań. To także krok w stronę oszczędności, zarówno pod względem miejsca potrzebnego na przechowywanie papierowych akt, jak i materiałów biurowych.

Wymogi prawne

Mimo licznych korzyści, cyfryzacja w Polsce wymaga przestrzegania ściśle określonych regulacji prawnych. Narzędzia wykorzystywane w tym procesie muszą być zgodne z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 2018 roku. Ważne jest, aby stosowane systemy umożliwiały prawidłowe przechowywanie, zarządzanie i archiwizację dokumentów, z zachowaniem wymogów dotyczących ich bezpieczeństwa i integralności.

Jak zacząć digitalizację?

Pierwszym krokiem jest dokładna analiza obecnego systemu zarządzania dokumentami w firmie. Warto ocenić, jakie narzędzia i procedury są już stosowane, oraz określić, które z nich mogą być wykorzystane w procesie cyfryzacji. Kolejnym etapem jest wybór oprogramowania, które zapewni zgodność z przepisami i umożliwi automatyzację procesów.

Procedury i bezpieczeństwo danych

Przed wdrożeniem e-teczek należy opracować szczegółowe procedury zarządzania dokumentacją elektroniczną oraz przeprowadzić ocenę ryzyka. Ważne jest, aby na bieżąco monitorować potencjalne zagrożenia, szczególnie w kontekście cyberbezpieczeństwa i ochrony danych osobowych (RODO).

Pełna cyfryzacja HR

E-teczki czyli elektroniczne akta osobowe to dopiero początek. Pełna cyfryzacja powinna obejmować również procesy w obszarze HR takie jak rekrutacja, onboarding, obsługa umów, offboarding, obowiązki BHP czy zarządzanie funduszami socjalnymi. Przyjęte rozwiązania pozwalają na uproszczenie tych procesów, jednocześnie zwiększając ich efektywność.

Inwestycja w przyszłość

Cyfrowa transformacja HR to nie tylko zmiana operacyjna, ale także inwestycja w nowoczesne zarządzanie organizacją. Dzięki cyfryzacji firmy mogą działać szybciej, skuteczniej i bardziej ekologicznie. To krok w stronę nowoczesnej, zwinnej organizacji, która jest lepiej przygotowana na wyzwania przyszłości.

Pełny artykuł dostępny w styczniowym wydaniu HR na Szpilkach.