Z jakimi wyzwaniami będą mierzyć się biura rachunkowe prowadzące PPK? | PRO HR Press

2020.10.06

Termin na założenie pracowniczych planów kapitałowych (PPK) przez średnich i małych pracodawców z tzw. II i III grupy, czyli zatrudniających odpowiednio co najmniej 50 lub 20 osób, zbliża się wielkimi krokami.

Już 27 października 2020 r. mija bowiem termin na zawarcie przez te podmioty umowy o zarządzanie PPK, a najpóźniej 10 listopada 2020 r. powinna zostać zawarta umowa o prowadzenie PPK, w ramach której poszczególni pracownicy zostaną zapisani do programu.

Przy czym warto zauważyć, że średni pracodawcy początkowo mieli zakończyć tworzenie PPK wiosną br., lecz w obliczu epidemii koronawirusa obowiązujące ich terminy zostały jednak przesunięte i zrównane z terminami obowiązującymi małych pracodawców.

Pełne ręce roboty mają nie tylko sami pracodawcy, ale też biura rachunkowe, którym wielu przedsiębiorców zleca obsługę w zakresie PPK. 

1. Ustalanie zakresu współpracy z biurem rachunkowym w zakresie obsługi PPK


Outsourcing usług związanych z prowadzeniem pracowniczych planów kapitałowych zyskuje na popularności, zwłaszcza u średnich i małych  pracodawców. 

W przypadku outsourcingu obsługi PPK punktem wyjścia powinno być precyzyjne ustalenie warunków współpracy biura rachunkowego i pracodawcy. Powinno to nastąpić w zawieranej przez strony umowie współpracy. 

W tym celu niezbędne jest uprzednie zdefiniowanie zakresu czynności, jakie w ramach prowadzenia PPK wykonuje samodzielnie pracodawca, i tych, które zleca do wykonania przez biuro rachunkowe. Ustalenie zakresu współpracy pomiędzy stronami jest niezwykle istotne ze względów organizacyjnych. Wprost przekłada się również na zakres odpowiedzialności za ewentualne uchybienia w wykonaniu poszczególnych zadań. 

W ramach ustalania warunków współpracy biura i przedsiębiorcy w zakresie prowadzenia PPK, szczególnie istotne jest kompleksowe ustalenie sposobu oraz terminów przekazywania dokumentów i informacji niezbędnych do zarządzania składanymi przez uczestników oświadczeniami i naliczania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych. 

2. Bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych przez biuro rachunkowe


Nie mniej ważne jest udzielenie dla biura rachunkowego odpowiednich upoważnień. Pracodawca w szczególności powinien udzielić takiego upoważnienia, jeśli zleca przesyłanie plików z systemu kadrowo-płacowego do aplikacji wybranej przez pracodawcę instytucji finansowej zarządzającej środkami gromadzonymi w PPK. 

Współpraca z biurem rachunkowym w zakresie obsługi PPK wymaga również uregulowania kwestii związanych z przetwarzaniem danych osobowych i właściwego ich zabezpieczenia. 

3. Współpraca biura rachunkowego z instytucją finansową


Sprawne i szybkie świadczenie usług w zakresie obsługi PPK w praktyce wymaga integracji systemu kadrowo-płacowego, z którego korzysta biuro rachunkowe, z aplikacją udostępnianą przez wybraną przez pracodawcę instytucję finansową, zarządzającą PPK. 

Możliwość bezpośredniego transferu danych i wpłat do systemu instytucji oznacza nie tylko oszczędność czasu, ale co do zasady również lepsze zabezpieczenie danych. Aby mieć pewność, że system kadrowo-płacowy prawidłowo współpracuje z aplikacją udostępnianą przez instytucję, warto zapewnić sobie możliwość wypróbowania w środowisku testowym.

4. Wątpliwości prawne


Praktycznie wszystkie procesy w ramach prowadzenia PPK wiążą się z mniejszymi lub większymi problemami dla odpowiedzialnych za nie podmiotów. Powodem takiego stanu rzeczy jest przede wszystkim brzmienie samej ustawy z 4 października 2019 roku o pracowniczych planach kapitałowych, która budzi sporo wątpliwości interpretacyjnych. 

5. Wątpliwości organizacyjne


Niezależnie od dylematów prawnych, prowadzenie PPK – również przez podmioty trzecie działające na zlecenie pracodawców – wiąże się z wyzwaniami organizacyjnymi. A takim wyzwaniem jest, w głównej mierze, ograniczenie negatywnego wpływu na listę płac skutków złożenia przez uczestnika PPK deklaracji rezygnacji z oszczędzania w PPK. 

Więcej w artykule r.pr. Łukasza Kuczkowskiego i r.pr. Pauliny Zawadzkiej-Filipczyk „Sporo wyzwań czeka biura rachunkowe prowadzące na zlecenie pracodawców pracownicze plany kapitałowe”, który ukazał się w  Dzienniku Gazecie Prawnej (artykuł z 5 października 2020 r.).