Znajomość procesów związanych z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi jest kluczowa dla wszystkich biur rachunkowych wspierających pracodawców w rozliczaniu i prowadzeniu PPK. 

Z punktu widzenia funkcjonowania PPK kluczowym procesem jest zapis do PPK oraz rezygnacja z oszczędzania. 

Na czym polega zapis automatyczny do PPK?

Zapisem automatycznym są objęte osoby zatrudnione do 55 roku życia, których okres zatrudnienia u danego pracodawcy wyniósł co najmniej 3 miesiące. Ze względu na charakter tego zapisu, po stronie pracownika nie są wymagane żadne dodatkowe działania w celu rozpoczęcia oszczędzania we PPK. 

Co to jest reguła przejściowa?

Powyższej zasady nie stosuje się do osób, które były w zatrudnieniu u danego pracodawcy na dzień – odpowiednio – 1 stycznia 2020 r. (dla II grupy podmiotów zatrudniających) i 1 lipca 2020 r. (dla III grupy). Takie osoby są zapisywane automatycznie do PPK – bez względu na staż pracy o ile tylko na dzień zapisu są nadal zatrudnione w danym podmiocie.

Deklaracja o nieoszczędzaniu przed zapisem automatycznym

Pracownik może złożyć deklarację o nieoszczędzaniu również przed objęciem go zapisem automatycznym. Złożenie oświadczenia przez pracownika oznacza, że nie należy naliczać i odprowadzać wpłat do PPK. 

Formalnie deklaracja powinna zostać złożona w formie pisemnej, która nie została jednak zastrzeżona pod rygorem nieważności. Inne formy, jak np. dokumentowa, są dopuszczalne, jeśli treść deklaracji będzie zgodna z wymogami oraz będzie możliwa identyfikacja pracownika.

Co gdy uczestnik wypisze się z PPK?

Pracodawca nie naliczy wpłat od wynagrodzenia w danym miesiącu, jeśli oświadczenie o nieoszczędzaniu zostało złożone przed terminem wypłaty wynagrodzenia w danym miesiącu. Wpłaty, które zostały pobrane w miesiącu złożenia deklaracji, należy zwrócić. 

W zakresie skutków podatkowych, w przypadku złożenia deklaracji o nieoszczędzaniu zwrotowi będzie podlegała tylko wpłata pracownika, a nie zaliczka na podatek naliczona od wcześniejszych wpłat (z poprzedniego miesiąca lub miesięcy). 

Pracownikom można zaproponować określony przedział czasowy na składanie deklaracji o nieoszczędzaniu ze wskazaniem na możliwy dłuższy okres oczekiwania na zwrot wpłaty naliczonej w danym miesiącu. Jest to jednak prośba, a nie obowiązek.

Więcej w artykule r.pr. Łukasza Kuczkowskiego „PPK w praktyce biur rachunkowych” dla Dziennika Gazeta Prawna (artykuł z 2 listopada 2020 r.).