Coraz liczniejsze są przypadki pracy zdalnej, czemu sprzyja sytuacja epidemiczna. Praca zdalna nie daje pracownikowi prawa decydowania o miejscu jej wykonywania, w tym do świadczenia pracy spoza terytorium Polski. Jednak część pracodawców nie wie skąd ich pracownicy faktycznie świadczą pracę ani o dodatkowych obowiązkach związanych z pracą z zagranicy. 

W artykule, podzielonym na trzy części, omawiamy skutki w zakresie ubezpieczeń społecznych, wynikające z pracy zdalnej wykonywanej z terytorium państw członkowskich UE, EOG, Szwajcarii i Wielkiej Brytanii”, z zastrzeżeniem, że skutki wykonywania pracy w Wielkiej Brytanii mogą się zmienić od 2021 r.

Miejsce pracy 

Wydając polecenie pracy zdalnej lub udzielając zgody na pracę zdalną pracodawca powinien określić miejsce jej wykonywania, przy czym nie musi nim być dom lub mieszkanie pracownika.

Wielu pracodawców przyjęło automatycznie, że ich pracownicy będą pracować w swoim miejscu zamieszkania, ale – co pokazuje praktyka – część z nich nie ma pojęcia gdzie rzeczywiście wykonywana jest praca zdalna. 

Jeżeli jest to terytorium Polski, praca zdalna nie rodzi żadnych dodatkowych obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych. Jeżeli jest inaczej, obowiązki pracodawcy oraz pracownika regulowane są, co do zasady, przepisami obowiązującymi w państwie, w którym wykonywana jest praca. Brak wiedzy o miejscu wykonywania pracy i jej skutkach może prowadzić do powstania zaległości wobec zagranicznych organów ubezpieczeniowych, co naraża pracodawcę na sankcje z tego tytułu, a pracownika na brak świadczeń.
 

Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego

Stosownie do przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego osoba ubezpieczona podlega ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego, nawet jeżeli wykonuje czynności zawodowe na terytorium więcej niż jednego z nich. Ustalenie właściwego ustawodawstwa następuje zgodnie z regułą lex loci laboris, czyli miejsca świadczenia pracy. Reguła ta oznacza, że osoba ubezpieczona, co do zasady, podlega zabezpieczeniu społecznemu państwa członkowskiego, w którym wykonuje pracę.

Przepisy nie dają jednak odpowiedzi na pytanie, jaki okres wykonywania pracy na terytorium państwa członkowskiego spowoduje powstanie obowiązku ubezpieczeniowego w tym państwie. Dlatego należy liczyć się z tym, że nawet krótkie wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej w innym państwie członkowskim rodzi konsekwencje na gruncie tamtejszych przepisów o ubezpieczeniu społecznym. W takiej sytuacji pracodawca powinien zaprzestać płacić składki ubezpieczeniowe do ZUS i zarejestrować się jako płatnik składek w systemie innego państwa członkowskiego. Pod pewnymi warunkami obowiązki wobec systemu zabezpieczeń społecznych w innym państwie członkowskim może przejąć pracownik. 

Jednak niekiedy, w interesie osoby ubezpieczonej, dla ustalenia właściwego ustawodawstwa, uzasadnione jest stosowanie kryterium innego, niż miejsce świadczenia pracy zatrudnienia. W takich przypadkach osoba ubezpieczona pomimo wykonywania pracy na terytorium państwa członkowskiego podlega przepisom o zabezpieczeniu społecznym obowiązującym w innym państwie członkowskim.

Osoba ubezpieczona powinna wówczas uzyskać zaświadczenie A1, które stanowi oficjalne potwierdzenie podlegania przepisom o zabezpieczeniu społecznym państwa członkowskiego innego niż państwo, w którym wykonuje pracę. Każdy z tych wyjątków zostanie omówiony poniżej. 
 

Delegowanie 

Pracownikiem delegowanym jest osoba pracująca jako pracownik najemny na terytorium państwa członkowskiego w imieniu pracodawcy normalnie prowadzącego w tym państwie działalność i która jest wysłana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego, aby wykonywać tam pracę dla tego pracodawcy. Okres pracy za granicą nie powinien być dłuższy niż 24 miesiące a pracownik nie może być delegowany w celu zastąpienia innej delegowanej osoby. 

Pracy zdalnej nie można zakwalifikować jako delegowania, chyba że pracodawca określił w poleceniu pracy zdalnej, że miejsce jej wykonywania znajduje się na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska. Dlatego, co do zasady, pracownik wykonujący pracę zdalną w innym państwie członkowskim nie powinien otrzymać zaświadczenia A1 w trybie dla pracowników delegowanych (tzn. na podstawie art. 12 Rozporządzenia 883/2004).
 

Pracownik „wielopaństwowy” 

Reguła lex loci labori stosowana w przypadku osoby normalnie wykonującej pracę w dwóch lub więcej państwach członkowskich nie pozwala na określenie jednego, właściwego ustawodawstwa. 
W przypadku takiego pracownika ustawodawstwo właściwe ustala się w pierwszej kolejności według kryterium jego miejsca zamieszkania pod warunkiem, że w tym państwie członkowskim wykonywana jest znaczna część jego pracy rozumiana jako co najmniej 25 proc. czasu pracy lub praca, za którą pracownik otrzymuje co najmniej 25 proc. swojego wynagrodzenia. 

Pracownik wykonujący pracę zdalną z zagranicy nie jest jednak zwykle pracownikiem „wielopaństwowym” gdyż praca z terytorium innego państwa członkowskiego ma bowiem w jego przypadku charakter wyjątkowy i tymczasowy. Należy zatem przyjąć, że pracownik taki nie powinien otrzymać zaświadczenia A1 w trybie określonym w art. 13 Rozporządzenia 883/2004.
 

Porozumienie wyjątkowe 

Artykuł 16 Rozporządzenia 883/2004 przewiduje procedurę wyjątkową, która uprawnia właściwe organy dwóch lub kilku państw członkowskich do zawarcia porozumienia w przedmiocie ustawodawstwa, które będzie mieć zastosowanie dla danej osoby lub grupy osób jeżeli leży to w ich interesie. 

Porozumieniem takim mogą zostać objęci także pracownicy pracujący zdalnie z terytorium innego państwa, którzy nie są pracownikami delegowanymi ani „wielopaństwowymi”.

W celu otrzymania zaświadczenia A1 na podstawie porozumienia wyjątkowego trzeba złożyć wniosek o zawarcie porozumienia (druk US-36) do oddziału ZUS w Kielcach. Oddział ten wystąpi następnie do właściwego organu innego państwa członkowskiego o wyrażenie zgody na zawarcie porozumienia. Po otrzymaniu zgody należy złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia A1 (druk US-34), ale tym razem do oddziału ZUS właściwego dla siedziby wnioskodawcy. Do tego wniosku trzeba dołączyć pismo, w którym instytucja zagraniczna wyraziła zgodę na zawarcie porozumienia wyjątkowego.
 

Co oznacza brak A1 dla pracownika

Brak zaświadczenia A1 oraz niepłacenie składek do systemu ubezpieczeniowego w państwie świadczenia pracy powodują, że pracownik ma tam status osoby nieubezpieczonej. Nie przysługują mu w tym państwie świadczenia ubezpieczeniowe ani prawo do korzystania z publicznej opieki zdrowotnej. Wobec tego, o ile zaświadczenie A1 nie zostanie wydane, pracownik będzie musiał ponosić koszty swojego leczenia w państwie, w którym świadczy pracę zdalną i może mieć roszczenie do pracodawcy o zwrot takich kosztów.

Pierwszy z cyklu artykuł autorstwa Katarzyny Serwińskiej i Tomasza Kreta ukazał się w Dzienniku Gazeta Prawna pt. „Praca zdalna z zagranicy może być sporym problemem dla pracodawcy” (wydanie z 17 września 2020 r.).