Wielkimi krokami zbliża się termin objęcia ustawą o PPK podmiotów zatrudniających wchodzących w skład sektora finansów publicznych. Od 1 stycznia 2021 roku takie podmioty, czyli m.in.: sądy, publiczne przedszkola, szkoły i uczelnie czy przychodnie, bez względu na liczbę zatrudnionych osób, będą zobowiązane utworzyć pracownicze plany kapitałowe. Objęcie ustawą nie oznacza jeszcze obowiązku utworzenia PPK z początkiem nowego roku. Podmioty zatrudniające będą miały jeszcze kilka miesięcy na zawarcie umowy o zarządzanie PPK i umowy o prowadzenie PPK. Ostateczne terminy na zawarcie tych umów mijają odpowiednio 26 marca 2021 roku (termin na zawarcie umowy o zarządzanie PPK) i 10 kwietnia 2021 roku (termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK).

Założenie PPK jest bez wątpienia ogromnym wyzwaniem organizacyjnym dla sektora publicznego. Odpowiednio wczesne rozpoczęcie przygotowań przedwdrożeniowych jest o tyle istotne, że obowiązująca w tym sektorze procedura zakładania PPK po wejściu w życie Tarczy 4.0 i w konsekwencji znowelizowaniu ustawy o PPK cechuje się pewnymi odrębnościami.  

I tak, w przypadku jednostek organizacyjnych danej jednostki samorządu terytorialnego, Tarcza 4.0 rozszerzyła kompetencje w zakresie wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK. W konsekwencji przysługują one nie tylko kierownikom tych jednostek, lecz również wójtom, burmistrzom, prezydentom miast, zarządom powiatów oraz zarządom województw.

Ponadto, od 1 stycznia 2021 roku, w związku z wejściem w życie nowego Prawa zamówień publicznych zasadniczej zmianie ulegają zasady stosowania trybu przetargowego do umów o zarządzanie PPK.  Do umów o zarządzanie PPK oraz do umów o prowadzenie PPK nie stosuje się reżimu Prawa zamówień publicznych tylko w przypadku, gdy wartość zamówienia jest niższa niż progi unijne.

Z założenia zmiany wprowadzone Tarczą 4.0 miały na celu usprawnienie procesu wdrożenia programu PPK przez jednostki wchodzące w skład sektora finansów publicznych, w tym jednostki samorządu terytorialnego. W efekcie natomiast mocno go skomplikowały, rodząc w szczególności pytania o to, jak ustalić wartość zamówienia na świadczenie usług związanych z PPK, a także czy po 1 stycznia 2021 roku dopuszczalne jest zawarcie przez te podmioty umowy o zarządzanie PPK na czas nieokreślony. W kwestiach tych swoje stanowiska przedstawiły już PFR oraz UZP.

W tych podmiotach zatrudniających, u których nie działają organizacje związkowe kluczowy jest wybór reprezentacji osób zatrudnionych. Warto podkreślić, że powinna być to specjalna reprezentacja osób zatrudnionych. Takiej roli nie może pełnić reprezentacja pracowników wybrana wcześniej do spraw związanych z prawem pracy.

Warto też ocenić pracochłonność prowadzenia PPK z punktu widzenia organizacji. Liczba obowiązków pracodawcy jest całkiem spora, co przy dużej liczbie pracowników oznacza wyższy poziom zaangażowania HR w obsługę PPK. Ze względu na wysoki poziom odpowiedzialności finansowej w przypadku naruszeń obowiązków związanych z prowadzeniem PPK warto również zadbać o ograniczenie tego ryzyka i jego przypisanie odpowiedzialności do osób, które rzeczywiście będą zajmowały się poszczególnymi fragmentami funkcjonowania PPK w organizacji. Jako, że proces wyboru instytucji finansowej wymaga wiedzy profesjonalnej, warto wreszcie zadbać o wybór odpowiedniego doradcy (np. brokera) i zadbać o wsparcie prawne w zakresie funkcjonowania PPK.
 

Więcej w artykule r.pr. Paulina Zawadzka-Filipczyk. i r.pr. Łukasza Kuczkowskiego „Procedura zakładania PPK po uchwaleniu tarczy 4.0“ dla Dziennika Gazeta Prawna (artykuł z 3 grudnia 2020 r.).