Ochrona danych osobowych podczas pracy wykonywanej zdalnie

2020.09.10

Jeżeli pracownik wykonuje pracę zdalną, trzeba zwrócić również uwagę na aspekty związane z ochroną danych osobowych. 

Z zagadnieniem mamy do czynienia dwutorowo – z jednej strony pracodawca musi chronić dane osobowe pracownika wykonującego pracę zdalnie, z drugiej strony musi dołożyć należytej staranności, aby zabezpieczyć dane, które pracownik przetwarza wykonując pracę.

Zapewnienie odpowiedniego poziomu poufności

Bez względu na to, czy pracownik świadczy pracę na sprzęcie zapewnionym przez pracodawcę, czy też na swoim własnym, taka praca wiąże się z dodatkowymi ryzykami po stronie pracodawcy. 

W tym celu pracodawca powinien dobrać odpowiednie narzędzia komunikacji, zapewniające odpowiedni poziom poufności. Stosowane przez pracodawcę środki techniczne nie powinny naruszać prawa pracownika do prywatności. 

Korzystanie przez pracownika z prywatnego sprzętu musi być dokonywane z poszanowaniem ochrony informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa czy też ochrony danych osobowych.

Ochrona danych utrwalonych na dokumentach

Nie wszystkie dane utrwalone na dokumentach są danymi osobowymi w rozumieniu RODO. Nie oznacza to jednak, że takie dane nie są w ogóle chronione. Obowiązek zachowania poufności informacji wynika również z innych regulacji prawnych. 

UODO w wyjaśnieniach z dnia 4 maja 2020 r. wskazał, jakie obowiązki ciążą na pracodawcy przy poleceniu pracy zdanej z wykorzystaniem dokumentacji papierowej. Zrealizowanie tych obowiązków, zgodnie z wytycznymi, wiązać się może z poniesieniem przez pracownika dodatkowych nakładów finansowych. Doniosłość prawna takich wytycznych jest dyskusyjna, pracodawcy starają się do nich dostosowywać w obawie przed kontrolą i sankcjami.

Prywatne dane teleadresowe pracownika

UODO uważa, że pracodawca musi posiadać zgodę pracownika, aby kontaktować się z nim w celach służbowych. Stanowisko to nie znajduje jednak uzasadnienia w obowiązujących przepisach. 

Cel przetwarzania danych kontaktowych pracownika nie ulega zmianie. W przypadku jednak, gdy praca jest wykonywana z wykorzystaniem prywatnego adresu email bądź numeru telefonu, uzyskanie zgody pracownika będzie niezbędne. 

Więcej w artykule dr r.pr. Dominiki Dörre-Kolasy i r.pr. Michaliny Kaczmarczyk pt. „Praca zdalna a ochrona danych osobowych. O czym musi pamiętać pracodawca” który ukazał się w Dzienniku Gazecie Prawnej (wydanie od 4 września 2020 r.).