Polski Fundusz Rozwoju, Państwowa Inspekcja Pracy i część instytucji finansowych nie chcą zgodzić się na składanie niektórych oświadczeń w postaci elektronicznej lub dokumentowej w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych. 

Zakaz nie wynika z przepisów, poza tym nie ma sankcji za niezachowanie formy pisemnej.

Obecnie, w dobie panującej epidemii, kilkadziesiąt tysięcy polskich firm kończy wdrażanie PPK. Uzyskanie własnoręcznych podpisów od pracowników jest wysoce utrudnione. W konsekwencji potrzebna jest digitalizacja procesów związanych z wymianą dokumentacji. 

Jakie dokumenty w zakresie PPK mogą być składane w formie elektronicznej?

Ustawa wskazuje na konieczność zachowania formy pisemnej w przypadku:

1. deklaracji pracownika o nieoszczędzaniu;
2. oświadczenia uczestnika PPK o braku zgody na wypłatę transferową, gdy pracownik uczestniczy w więcej niż jednym PPK i nie chce przekazać środków do PPK, prowadzonego przez swojego obecnego pracodawcę;
3. wniosku osoby zatrudnionej o ponowne dokonywanie wpłat po okresie rezygnacji z oszczędzania w PPK.

Co istotne, ustawa nie wymaga dla tych oświadczeń formy pisemnej pod rygorem nieważności, dlatego mogą one być składane w formie dokumentowej czy elektronicznej. Co prawda PFR, PIP i część innych instytucji nie zgadza się z tym poglądem i wymaga formy pisemnej, ale nie wynika to z przepisów. 

Pracodawca może swobodnie określić formę pozostałych dokumentów składanych w ramach PPK, ponieważ ustawa tego nie określa.  Z perspektywy pracodawcy ważne jest, by forma pozwalała ustalić okoliczności składania przedmiotowej dokumentacji (to wyklucza formę ustną).

Jaki system do digitalizacji dokumentów PPK?

Najlepszym rozwiązaniem jest system, w ramach którego oświadczenia i informacje składane są w formie dokumentowej (w praktyce dokumenty elektroniczne). Pracownik składa oświadczenia przez zalogowanie się do wewnętrznego intranetu pracodawcy, co zapewnia weryfikację jego tożsamości. Może się to odbywać również za pomocą aplikacji na telefon czy zewnętrznej strony www. 

Platforma może zawierać gotowe wzory oświadczeń. System ten umożliwia także przekazywanie pracownikom/uczestnikom PPK wymaganych od pracodawcy informacji.

Więcej w artykule r.pr. Łukasza Kuczkowskiego „Digitalizacja dokumentów możliwa również w PPK” dla Dziennika Gazeta Prawna (artykuł z 29 października 2020 r.).