Najważniejsze zmiany w Kodeksie pracy:

• pracodawca ma prawo żądania od kandydata do pracy danych dotyczących kwalifikacji, wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia jedynie gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na danym stanowisku. Oznacza to, że żądanie takich danych nie będzie możliwe w stosunku do wszystkich kandydatów i konieczne będzie przeprowadzenie oceny, czy dane są rzeczywiście niezbędne;
• dane wykraczające poza katalog przewidziany w art. 221 k.p. będzie można przetwarzać na podstawie zgody, przy czym brak jej wyrażenia nie może rodzić negatywnych konsekwencji dla osoby, której dane dotyczą;
• brak możliwości przetwarzania danych dotyczących wyroków skazujących, nawet za zgodą osoby, której one dotyczą. Ich przetwarzanie będzie możliwe tylko i wyłącznie wówczas, gdy wynika to wprost z przepisów (np. w stosunku do osób pracujących z dziećmi);
• osoby przetwarzające dane dotyczące zdrowia będą musiały posiadać pisemne upoważnienie do ich przetwarzania.

Najważniejsze zmiany do ustawy o zfśs:

• pracodawca będzie mógł żądać od pracownika podania danych niezbędnych do ustalenia i przyznania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jak również żądać udokumentowania tych danych;
• osoby zajmujące się obsługą funduszu, które w związku z tym przetwarzają dane o zdrowiu, muszą posiadać pisemne upoważnienie wydane przez pracodawcę do przetwarzania danych osobowych;
• pracodawca będzie zobowiązany do przeglądu danych co najmniej raz w roku kalendarzowym i usuwania danych zgromadzonych w związku z przyznawaniem świadczeń, jeżeli ich dalsze przetwarzanie jest zbędne z punktu widzenia celów, w jakich zostały zgromadzone. 
   

Mając powyższe na uwadze, rekomendujemy:

• zweryfikowanie, czy zbierane przez Państwa dane nie są nadmiarowe;
• sporządzenie właściwych opisów stanowisk, z których wprost będzie wynikać konieczność potwierdzenia wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia;
• stworzenie odpowiedniego systemu upoważnień do przetwarzania danych;
• weryfikację i ewentualną modyfikację procedur związanych z procesami rekrutacyjnymi;
• przeszkolenie osób zajmujących się obsługą zfśs i członków komisji socjalnej.

Nasz zespół ochrony danych osobowych jest do Państwa dyspozycji.