Ministerstwo Cyfryzacji odpowiedziało na pytania dotyczące przechowywania przez pracodawców po zakończonej rekrutacji dokumentacji zgromadzonej w trakcie jej trwania. Jednocześnie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wydała oświadczenie, że jest jedynym krajowym organem mającym prawo do oficjalnego interpretowania przepisów RODO, w związku z czym wydany przez Ministerstwo dokument uznać należy jedynie za niewiążące wskazówki. 

Według wyjaśnień Ministerstwa:

1)    pracodawca musi spełnić obowiązek informacyjny w każdym przypadku, nawet gdy kandydat dostarczy CV bez prowadzonej rekrutacji. Wymóg ten może jednak okazać się niemożliwy do spełnienia (np. gdy CV jest przesyłane drogą pocztową czy wrzucone do skrzynki pocztowej). Zdaniem Ministerstwa, pracodawca powinien co najmniej zamieścić klauzulę informacyjną na swojej stronie internetowej. Natomiast w razie dostarczenia CV osobiście przez kandydata, treść klauzuli informacyjnej powinna znajdować się w recepcji i być dostępna dla kandydata; 

2)    pracodawca ma prawo przechowywania dokumentów osób, które nie zostały zatrudnione po zakończonym procesie rekrutacyjnym (w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami, np. przed zarzutem dyskryminacji). Stanowisko to stoi w opozycji do opinii wskazanej w poradniku wydanym w październiku 2018 r. przez Urząd Ochrony Danych Osobowych; 

3)    aby móc skorzystać z powyższego prawa, trzeba jednak przeprowadzić ocenę ryzyka pojawienia się roszczeń przy ustalaniu okresu przechowywania. Zdaniem Ministerstwa nie jest prawidłowe przechowywanie dokumentów wszystkich kandydatów przez okres przedawnienia ewentualnego roszczenia – okres ten powinien być każdorazowo dostosowany do konkretnej sytuacji, po przeprowadzonym badaniu.