PUODO w wydanym niedawno stanowisku potwierdził prezentowaną przez nas opinię, że w przypadku gdy pracownik składa wniosek o świadczenie z ZFŚS to właśnie pracownik przekazuje dane osobowe członków rodziny niezbędne do ustalenia sytuacji socjalnej. Zgoda członka rodziny na ich przetwarzanie przez pracodawcę nie jest wymagana. Zasadą jest przekazywanie danych w formie oświadczenia pracownika. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. 

PUODO wskazał, że nie zawsze zasadne jest przechowywanie dokumentów bądź ich kopii potwierdzających sytuację socjalną. Dane pobierane przez pracodawcę zawsze powinny być adekwatne, stosowne i niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Jako przykład niezgodności z tą zasadą i tym samym nadmiarowego przechowywania dokumentów wskazano kopię PIT małżonka pracownika. O ile nie ma wątpliwości, że pracodawca może żądać informacji o dochodach takiej osoby, to przechowywanie kopii PIT zdaniem PUODO jest nieuprawnione. Pracodawca powinien ograniczyć się jedynie do żądania wglądu do takiego dokumentu w celu potwierdzeniu prawdziwości informacji o dochodach małżonka. W naszym przekonaniu to stanowisko budzi wątpliwości. Przychody pracownika i małżonka w równym stopniu determinują sytuację socjalną. Co więcej pracodawca musi mieć możliwość udowodnienia, że rzeczywiście ustalił sytuację socjalną pracownika i jego rodziny. 

Sugerujemy dokonać przeglądu zasad przetwarzania danych osobowych na potrzeby ZFŚS, w szczególności w zakresie zgód i gromadzonej dokumentacji.

W razie pytań jesteśmy do dyspozycji. 
 

KONTAKT

Łukasz Chruściel
Radca Prawny/ Partner
lukasz.chrusciel@raczkowski.eu
 

Paweł Sych
Radca Prawny / Prawnik
pawel.sych@raczkowski.eu