27 stycznia 2026 r. weszły w życie zmiany przepisów, na podstawie których odejdziemy w wielu przypadkach od stosowania rygorystycznej formy na piśmie, a będziemy mogli skorzystać wg wyboru z form: „w postaci papierowej” lub „elektronicznie”.

To istotna zmiana, która ułatwi zarówno przekazywanie informacji pracownikom jak i składanie przez pracowników wniosków. Elektroniczna forma (obok papierowej), będzie dopuszczona m.in. w sprawach informowania o stosowaniu monitoringu czy warunkach przejścia zakładu pracy, konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy z zakładową organizacją związkową.

Uwaga! Zmiany te nie obejmują formy wypowiedzenia umowy przez pracodawcę lub rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia – te dokumenty dalej musimy podpisywać tzw. podpisem mokrym, lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Pracownicy będą mogli w formie elektronicznej składać wnioski obejmujące zagadnienia z obszaru czasu pracy takie jak np. wniosek o czas wolny na sprawy osobiste, czy wniosek o czas wolny za godziny nadliczbowe. Pracownicy będą mogli również elektronicznie składać wnioski o urlop bezpłatny.

Zmienią się również zasady wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Ekwiwalent będzie wypłacany w terminie wypłaty wynagrodzenia, chyba że termin ten przypadałby przed dniem zakończenia stosunku pracy. W takim przypadku ekwiwalent będzie płatny w ciągu 10 dni od dnia zakończenia stosunku pracy.

Na koniec ustawodawca dorzucił również zmiany w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w zakresie minimalnej liczby przedstawicieli pracowników. Jeśli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca będzie uzgadniał postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na Fundusz lub nietworzenia Funduszu oraz regulamin ZFŚS z co najmniej dwoma przedstawicielami pracowników.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Styczeń 2026