Pracodawcy, którzy decydują się na powierzenie komuś pojazdu powinni szczegółowo opisać warunki korzystania z niego w odpowiedniej polityce. Chodzi o prawo do używania pojazdu służbowego do celów prywatnych, zasady rozliczania się z kosztów jego użytkowania, ewentualny monitoring. Pracodawca powinien też upewnić się, że pracownik ma prawo jazdy.

Kary za powierzenie pojazdu osobie nieuprawnionej

Dopuszczenie do prowadzenia pojazdu przez osobę niemającą wymaganych uprawnień, czyli np. taką, którą w ogóle nie ma prawa jazdy albo której uprawnienia zostały cofnięte wyrokiem sądu jest wykroczeniem. Może nawet być przestępstwem, jeśli osoba powierzająca pojazd ma szczególny obowiązek zapobiec temu, by prowadziła go osoba nieuprawniona.

Jeżeli osoba powierzająca pojazd ma podejrzenie, że pracownik nie posiada prawa jazdy, może odpowiadać też za pomocnictwo do przestępstwa poruszania się pojazdem mimo braku uprawnień. Grozi za to kara nawet 2 lat pozbawienia wolności.

Pracodawca ma więc obowiązek sprawdzenia, czy pracownik ma aktualne uprawnienie do prowadzenia określonego pojazdu. Zasady weryfikacji powinny zostać opisane w regulacjach wewnętrznych. Wiąże się to bowiem z przetwarzaniem danych osobowych pracownika, które nie są wprost wymienione w art. 22(1) Kodeksu Pracy. Podstawą przetwarzania takich danych jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratora oraz do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora.

Nie należy zbierać danych nadmiarowych i ograniczyć je do niezbędnego minimum. Weryfikację uprawnień należy też powtarzać co najmniej wtedy, gdy powstaną wątpliwości co do posiadanych przez pracownika uprawnień.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Marzec 2026