W  2025 r. Polska podjęła znaczące kroki w kierunku wdrożenia Dyrektywy UE o transparentności wynagrodzeń („Dyrektywa”) do krajowego porządku prawnego. Od 24 grudnia 2025 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące transparentności wynagrodzeń na etapie rekrutacji. Dodatkowo, 16 grudnia 2025 r. został opublikowany projekt ustawy o  wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości, który ma na celu kompleksowe wdrożenie Dyrektywy w pozostałym zakresie. Zgodnie z Projektem, nowe przepisy mają wejść w życie 7 czerwca 2026 r., co jest spójne z terminem przewidzianym przez Unię Europejską na implementację Dyrektywy w poszczególnych państwach członkowskich.

Pracodawcy mają zatem niecałe pół roku na przygotowanie swoich firm do nowych standardów w zakresie przejrzystości wynagrodzeń. Biorąc pod uwagę złożoność i czasochłonność procesów, które trzeba podjąć (np. wartościowanie stanowisk), to czasu na przygotowanie zostało naprawdę mało.

Przyjrzyjmy się zatem temu, co nas czeka. Zarówno nowym obowiązkom dotyczącym rekrutacji, które już obowiązują, a także pozostałym wymogom prawnym z zakresu transparentności, które zaczną obowiązywać już wkrótce.

Rekrutacja na nowych zasadach od 24 grudnia 2025 r.

Od 24 grudnia 2025 r. obowiązują nowe regulacje Kodeksu pracy wprowadzające transparentność wynagrodzeń na etapie rekrutacji. Nowe przepisy nakładają na pracodawców  obowiązki m.in. w zakresie ujawniania kandydatom informacji o wynagrodzeniu obowiązującym na danym stanowisku oraz stosowania neutralnych pod względem płci nazw stanowisk.

Nowe obowiązki informacyjne pracodawców

Pracodawca zobowiązany jest przekazać kandydatowi informację o:

1. wynagrodzeniu początkowym lub jego przedziale (widełkach), opartym na obiektywnych i neutralnych kryteriach, w szczególności neutralnych pod względem płci,
2. odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, (jeżeli obowiązują u danego pracodawcy).

Ustawodawca przewidział trzy możliwe momenty przekazania tych informacji:

1. już w ogłoszeniu o pracę,
2. przed rozmową kwalifikacyjną,
3. a nawet przed nawiązaniem stosunku pracy.

Muszą one zostać przekazane w formie papierowej lub elektronicznej, z odpowiednim wyprzedzeniem, w sposób umożliwiający kandydatowi zapoznanie się z nimi i prowadzenie świadomych oraz przejrzystych negocjacji.

Biorąc pod uwagę ww. cel nowych przepisów, rekomendowanym jest, aby ww. informacje były  przekazywane kandydatom przed rozmową, w trakcie której omawiany i negocjowany będzie pakiet wynagrodzeniowy na rekrutowanym stanowisku.

Jak rozumieć „wynagrodzenie” w świetle nowych przepisów?

Nowelizacja odwołuje się do szerokiej definicji wynagrodzenia zawartej w art. 18(3c)§ 2 k.p., która jest stosowana na gruncie przepisów o równym traktowaniu w zatrudnieniu. Oznacza to, że wynagrodzenie obejmuje wszystkie składniki, bez względu na ich nazwę i charakter, a także inne świadczenia związane z pracą – zarówno pieniężne, jak i niepieniężne. W praktyce, przekazując informację o wynagrodzeniu, pracodawca powinien uwzględnić w szczególności: wynagrodzenie zasadnicze, premie, bonusy i nagrody, dodatki do wynagrodzenia, prywatną opiekę medyczną, ubezpieczenie na życie, samochód służbowy, świadczenia ustawowe przyznawane w wysokości wyższej niż przewidziana przez przepisy prawa.

Neutralność płciowa i niedyskryminujący proces rekrutacji

Nowe przepisy wprowadzają również dodatkowe obowiązki. Pracodawcy zobowiązani są do tego, aby:

1. ogłoszenia o pracę oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci – z treści oferty powinno wprost wynikać, że stanowisko jest dostępne dla osoby dowolnej płci,
2. nie pytać kandydatów o wysokość wynagrodzenia w poprzednich miejscach pracy,
3. zapewnić, że proces rekrutacyjny przebiega w sposób niedyskryminujący.

Projekt ustawy o  wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości

W dniu 16 grudnia 2025 r. został opublikowany długo wyczekiwany projekt ustawy o  wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości („Projekt”). Reguluje on pozostałe kwestie (poza rekrutacją) wynikające z Dyrektywy. Wprowadza szereg nowych obowiązków dla pracodawców, a także nowe uprawnienia dla pracowników. Poniżej omawiamy kluczowe kwestie.

Wartościowanie stanowisk będzie obowiązkowe

Każdy pracodawca tj. bez względu na poziom zatrudnienia, będzie miał obowiązek przeprowadzić wartościowane pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Wartościowanie powinno być przeprowadzone na podstawie obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów w sposób wykluczający wszelką dyskryminację bezpośrednią i pośrednią. Projekt w ślad za Dyrektywą wprowadza cztery podstawowe kryteria wartościowania. Są to: umiejętności, wysiłek, zakres odpowiedzialności oraz warunki pracy. W procesie wartościowania powinno być uwzględnione, że każde kryterium może mieć inną wagę w zależności od danego stanowiska. Pracodawca będzie mógł przyjąć także inne dodatkowe kryteria i podkryteria, które mają znaczenie dla określonego rodzaju pracy lub dla określonego stanowiska. Kryteria i podkryteria do wartościowania będą musiały być uzgadniane z zakładowymi organizacjami związkowymi. W przypadku braku związków zawodowych, pracodawca będzie samodzielnie ustalał stosowane kryteria.

Wartościowanie pracy ma zapewnić prawo do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za pracę jednakową lub o jednakowej wartości. Na podstawie przeprowadzonego procesu pracodawca będzie bowiem zobowiązany ustalić kategorie pracowników wykonujących jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości. Kategorie będą ustalane w konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi (trwającymi min. 5 a max. 15 dni). Prawo do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości nie stoi jednak na przeszkodzie temu, aby pracodawcy różnie wynagradzali pracowników wykonujących jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości, o ile kierują się obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci oraz wolnymi od uprzedzeń kryteriami, takimi jak osiągnięcia i kompetencje.

Na podstawie ww. procesów pracodawcy powinni wprowadzić albo zweryfikować obowiązujące struktury wynagrodzeń, tak aby zapewniały one realizację prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości, umożliwiając analizę, czy pracownicy znajdują się w porównywalnej sytuacji.

Kryteria służące ustaleniu wynagrodzeń oraz nowe prawo pracowników do informacji nt. poziomów wynagrodzeń

Na pracodawców zostanie nałożony wymóg określenia kryteriów służących ustaleniu wynagrodzeń pracowników, poziomów wynagrodzeń i wzrostu wynagrodzeń. Pracownicy będą musieli mieć zapewniony dostęp do tych kryteriów, z tym zastrzeżeniem, że pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników będą udostępniać informacje o kryteriach wzrostu wynagrodzeń na wniosek pracownika w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku.

Pracownikom zostanie także przyznane nowe prawo do wnioskowania o informacje dotyczące ich indywidualnych poziomów wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia w podziale na płeć w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości. Poziom wynagrodzenia oznacza roczne wynagrodzenie brutto i odpowiadające mu wynagrodzenie godzinowe brutto z wyłączeniem jednakowych składników wynagrodzenia otrzymywanych przez wszystkich pracowników w ramach danej kategorii pracowników w takiej samej wysokości.

Pracownik, który złoży wniosek o informację o poziomach wynagrodzeń dowie się, jak kształtują się jego zarobki na tle osób tej samej płci oraz płci przeciwnej z jego kategorii. Dowie się, czy w porównaniu z innymi, zarabia mało, średnio, czy dużo. Pracownicy będą mogli składać wnioski osobiście lub za pośrednictwem związku zawodowego lub organu ds. równości. Pracodawcy będą zobowiązani do przekazania informacji niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku. Jeżeli pracownik uzna, że otrzymał niedokładne lub niekompletne informacje, to będzie mógł wystąpić o dodatkowe i uzasadnione wyjaśnienia oraz szczegółowe informacje dot. przekazanych danych. Pracodawcy będą też zobowiązani przypominać pracownikom raz w roku, tj. do 31 marca każdego roku, o możliwości złożenia ww. wniosków.

Pracownicy będą mieli prawo do ujawniania wysokości swoich wynagrodzeń w celu realizacji praw wynikających z zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Projektowane przepisy wprost zakazują stosowania przeciwnych postanowień w umowach lub aktach wewnętrznych.

Sporządzanie sprawozdania z luki płacowej i jej raportowanie

 Na pracodawców zostaną nałożone nowe obowiązki w zakresie luki płacowej. Zgodnie z definicją, luka płacowa ze względu na płeć oznacza różnicę między średnim poziomem wynagrodzenia pracowników płci żeńskiej i średnim poziomem wynagrodzenia pracowników płci męskiej zatrudnionych u pracodawcy, wyrażoną jako odsetek średniego poziomu wynagrodzenia pracowników płci męskiej.

Na pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników zostaną nałożone dwa nowe obowiązki tj. obowiązek sporządzania sprawozdania dot. luki płacowej oraz obowiązek raportowania tych danych do organu monitorującego. Są to dwa odrębne obowiązki.

Obowiązek sporządzania sprawozdania będzie coroczny dla każdego pracodawcy zatrudniającego co najmniej 100 pracowników. Pracodawcy uzwiązkowieni będą mieli obowiązek potwierdzać rzetelność informacji zawartych w sprawozdaniu po konsultacji z zakładową organizacją związkową, która będzie musiała mieć zapewniony dostęp do metodologii obliczania luki płacowej.

Z kolei obowiązek raportowania będzie cykliczny i jego częstotliwość będzie zależała od stanu zatrudnienia. Pracodawcy zatrudniający od 100 do 249 pracowników będą mieli obowiązek przekazywania sprawozdania z luki płacowej co trzy lata, a dla pracodawców zatrudniających co najmniej 250 pracowników będzie to obowiązek coroczny. Musimy pamiętać też o przepisach przejściowych. Zgodnie z tymi przepisami, pracodawcy zatrudniający co najmniej 150 pracowników będą mieli obowiązek przekazania pierwszego sprawozdania z luki płacowej za okres od dnia 7 czerwca 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. w terminie do 7 czerwca 2027 r. Oznacza to, że druga połowa 2026 r. będzie pierwszym okresem sprawozdawczym dla największych pracodawców. Z kolei pracodawcy zatrudniający od 100 do 149 pracowników będą przekazywać pierwsze sprawozdanie w terminie do 7 czerwca 2031 r. za 2030 r.

Informacje dotyczące luki płacowej ze względu na płeć w podziale na kategorie pracowników (tzw. skorygowana luka płacowa) będzie trzeba przekazywać corocznie – do 31 marca każdego roku – także pracownikom i zakładowym organizacjom związkowym. Skorygowana luka płacowa może wskazywać na faktyczne nierówności w wynagrodzeniach w danych kategoriach pracowników. Jeżeli w którejkolwiek kategorii pracowników będzie wynosiła co najmniej 5%, będzie to skutkowało koniecznością podjęcia działań zaradczych, a nawet obowiązkiem przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń we współdziałaniu ze stroną społeczną.

Nowe wykroczenia

Nowych przepisów nie będzie opłacało się ignorować. Projekt wprowadza cały szereg nowych wykroczeń zagrożonych karą grzywny od 3.000 do 50.000 zł.

Wykroczeniem będzie:

1. nieprzeprowadzenie wartościowania stanowisk,
2. nieudostępnienie pracownikom informacji o kryteriach przyjętych do ustalania wynagrodzeń, ich poziomów i wzrostu (a także nieprzekazanie kryteriów dot. wzrostu wynagrodzeń na wniosek),
3. nieudzielenie pracownikowi informacji o poziomach wynagrodzeń,
4. nieprzygotowanie sprawozdania z luki płacowej,
5. nieprzekazanie określonych informacji dot. luki płacowej,
6. nieprzeprowadzenie wspólnej oceny wynagrodzeń,
7. niezastosowanie środków zaradczych
8. zamieszczenie w umowie o pracę lub w innych aktach postanowień zakazujących ujawnienia wysokości wynagrodzenia.

Dodatkowo do wykroczeń wylistowanych w kodeksie pracy zostaną dodane trzy nowe, tj. pozyskanie od kandydata innych danych osobowych niż wymienione w k.p., nieprzekazanie kandydatowi informacji o wynagrodzeniu i odpowiednich postanowieniach regulaminów, a także niestosowanie w ogłoszeniach o pracę neutralnych płciowo nazw stanowisk. Wykroczenia te będą zagrożone karą grzywny od 1.000 do 30.000 zł.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Year Book 2025