Rząd wycofał się co prawda z nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, ale to nie znaczy, że nic w jej działaniu nie zmieni się w 2026 roku. Już w minionych miesiącach można było zaobserwować zmianę w podejściu do sposoby wykonywania kontroli i wyciągania konsekwencji wobec pracodawców. Będą one kontynuowane, bo nie wymagają zmiany przepisów.

Kontrole zdalne i cyfrowe

Już w zeszłym roku Państwowa Inspekcja Pracy coraz częściej korzystała z możliwości cyfrowych. Wiele kontroli dotyczy przecież kwestii, które nie wymagają obecności inspektora w zakładzie pracy. Analiza czasu pracy, prawidłowości udzielania urlopów, wypłacania wynagrodzeń – to wszystko zagadnienia, które opierają się na dokumentach. Wymaganie od pracodawców, żeby kopiowali je i przekazywali inspektorom to niepotrzebne koszty (nie mówiąc już o względach ekologicznych).

Dlatego inspektorzy coraz częściej kontaktują się z pracodawcami mailowo. Przyjmują także dokumenty w wersji elektronicznej. Ułatwia to i przyspiesza obieg dokumentów, usprawnia komunikację i zmniejsza koszty.

W 2025 roku pierwszy raz reprezentowaliśmy pracodawcę podczas kontroli, w trakcie której nie doszło do ani jednego spotkania „na żywo”. Ani my nie spotkaliśmy się z Klientem, ani Klient z inspektorem, ani my z inspektorem. Cała korespondencja prowadzona była mailowo lub telefonicznie. Wszystkie dokumenty przekazywane były w wersji elektronicznej. Również wyjaśnienia składane były na piśmie.

Wprowadzenie zdalnych kontroli było jednym z założeń porzuconego projektu nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy. Nawet jednak bez tej nowelizacji kontrole będą w coraz większym zakresie korzystać z technologii.

 

PIP a postępowanie wykroczeniowe (ze statystyką)

Trzeba pamiętać, że Państwowa Inspekcja Pracy ma szerokie uprawnienia „policyjne”. Podczas kontroli często ujawnia się nieprawidłowości i nieprzestrzeganie przepisów prawa pracy. W różnych ustawach znajduje się bardzo wiele przepisów przewidujących kary za wykroczenia. Jest ich tak wiele, że można właściwie powiedzieć, że każde naruszenie prawa pracy jest zagrożone karą. I nie jest to kara „administracyjne”, którą ponosi pracodawca (np. spółka). Chodzi tu o indywidualną i osobistą odpowiedzialność człowieka, np. dyrektora pionu HR, przełożonego czy członka zarządu.

Takich obszarów indywidualnej odpowiedzialności jest w prawie pracy bardzo wiele. Statystyki PIP wskazują, że najwięcej wykroczeń ujawnia się w obszarze bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z art. 283 § 1 Kodeksu Pracy każde naruszenie zasad BHP jest wykroczeniem (zagrożonym karą do 30 tyś zł). Nawet, jeśli nie wyniknie z niego żadne ryzyko czy niebezpieczeństwo wypadku przy pracy. Jeśli takie bezpośrednie zagrożenie wystąpi – mamy już do czynienia z przestępstwem zagrożonym karą do 3 lat pozbawienia wolności. I PIP o takim podejrzeniu może zawiadomić Policję lub prokuratora.

Na dalszych miejscach wśród najczęstszych wykroczeń związanych z prawem pracy znajdują się:

• wykroczenia związane z czasem pracy,
• rażące naruszenie przepisów przy zwalnianiu pracowników,
• stosowanie umów cywilnoprawnych zamiast umowy o pracę.

Od stycznia do września 2025 roku PIP przeprowadziła 43 tyś kontroli. Inspektorzy stwierdzili w tym czasie rekordową liczbę wykroczeń – prawie 36 tyś. Na sprawców nałożono 12 tyś mandatów karnych, których łączna wysokość sięgnęła 16, 5 mln zł.

Odpowiedzialność za wykroczenie

Mandaty karne zastępują wyroki wydawane przez sądy. To nie są decyzje administracyjne ani kary nakładane na firmy. Ukaranym zawsze jest osoba fizyczna. Co więcej, przepisy zabraniają zapłacenia grzywny (także orzeczonej mandatem) za ukaranego. Firma nie może więc zapłacić mandatu za swojego pracownika, nie może też podarować mu na ten cel środki (np. w formie darowizny, premii). Uiszczenie za kogoś grzywny powoduje, że ukarany i tak musi ją nadal zapłacić (środki ulegają przepadkowi). Co więcej, osoba, która to zrobi, sama popełnia wykroczenie (art. 57 Kodeksu Wykroczeń) i może nawet podlegać karze aresztu do 30 dni.

Postępowanie wykroczeniowe najczęściej jest kontynuacją kontroli. Po sporządzeniu o podpisaniu protokołu kontroli inspektor PIP może wezwać na przesłuchanie osobę, która jego zdaniem popełniła wykroczenie. Taka osoba staje się „podejrzanym” i może korzystać z prawa do obrony. Nie musi składać wyjaśnień, nie musi odpowiadać na pytania inspektora. Może za to korzystać z pomocy obrońcy.

W większości przypadków mandat nałożony przez inspektora PIP nie może przekraczać 2 tyś zł. Od tej zasady są jednak wyjątki i w niektórych sprawach grzywna może być surowsza. Chodzi o następujące sytuacje:

• za wykroczenia opisane w art. 84 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej można nałożyć mandat do 10 tyś zł,
• recydywę, gdy ten sam sprawca popełnia po raz trzeci w ciągu dwóch lat takie samo wykroczenie – wówczas mandat może sięgnąć 5 tyś zł.

Warto pamiętać, że ukaranie za wykroczenie przeciwko prawom pracownika może mieć dalsze konsekwencje. Jeśli ukaranym jest członek zarządu, prokurent, wspólnik spółki osobowej prowadzący sprawy spółki, spółka może zostać wykluczona z udziału w przetargu publicznym. Praktyka wskazuje, że w wielu wypadkach takie zastrzeżenie jest wskazywane przez zamawiających. Spółka musi wtedy złożyć oświadczenie, że nie zachodzą okoliczności wyłączające ją od udziału w danym zamówieniu.

Jak przygotować się na kontrole i postępowania mandatowe?

Pracodawcy często upoważniają do reprezentowania ich w trakcie kontroli PIP osoby, które potencjalnie mogą być przez PIP uznane za winne wykroczenia. Dla takich osób od początku jest to sytuacja niekomfortowa. Z jednej strony mają oni obowiązek współdziałania z inspektorem w trakcie kontroli, udzielania wyjaśnień, dostarczania dokumentów i informacji. Z drugiej, wiedzą, że może to zadziałać na ich niekorzyść. Dlatego już na wstępnym etapie kontroli warto ocenić stopień ryzyka, że inspektor uzna, że doszło do popełnienia wykroczenia. Jeżeli takie niebezpieczeństwo istnieje, warto do udziału w kontroli wyznaczyć osobę niezaangażowaną bezpośrednio w sprawę.

Pracodawca może (i często powinien) wspierać swojego pracownika w postępowaniu wykroczeniowym. Często decyzje, które zdaniem inspektora naruszają przepisy prawa pracy, są rezultatem polityki firmy i są pracownikom „narzucane”. W tych wypadkach broniąc pracownika, firma broni także swoich decyzji. Przepisy, o których była mowa wcześniej, nie zabraniają pracodawcy wsparcia (także finansowego) obrony obwinionego w postępowaniu wykroczeniowym.

Również po zakończeniu kontroli, gdy znany jest już protokół, należy ocenić ryzyko kontynuowania przez PIP postępowania wykroczeniowego. Decyzja o ewentualnym przyjęciu przez pracownika czy menadżera mandatu także nie powinna być podejmowana pochopnie. Jeśli pracodawca ma argumenty na obronę swojego stanowiska, warto, by sprawa została rozpoznana przez sąd. Przyjęcie przez daną osobę mandatu będzie odczytywane jako przyznanie się do winy – i to nie tylko przez samego ukaranego, ale i sprawcę. To może mieć dalsze konsekwencje.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Year Book 2025