Okresy te wlicza się do stażu nawet w stosunku do świadczeń firmowych (wynikających z regulaminów, polityk), nie tylko ustawowych.

Pracodawca nie musi jednak (choć może) zwracać się do pracowników o wykazanie ich ew. okresów zatrudnienia podlegających wliczeniu. Jest to rzeczą pracowników, aby swoje prawa wykazać.

Wobec tych pracowników, którzy zgłoszą dodatkowe podlegające wliczeniu okresy oznacza to konieczność ponownego ustalenia ich stażu. W zależności od rodzaju tej aktywności, podstawą będą przede wszystkim zaświadczenia z ZUS, a w niektórych przypadkach inne dokumenty np. potwierdzające zlecenie studenta lub pracę za granicą. Okresów, które nakładają się na siebie, nie sumuje się lecz uwzględnia się tylko jeden z nich.

Ustalając ogólny staż pracy wlicza się okresy pracy u wszystkich pracodawców. Dotyczy to m.in. ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika. Po zmianie przepisów staż ogólny obejmuje więc również dodatkowe okresy wskazane w przepisach (np. umowę zlecenia), pod warunkiem ich udokumentowania przez pracownika.

Ustalając zakładowy staż pracy wlicza się do okresu zatrudnienia tylko okres pracy u danego pracodawcy. Dotyczy to m.in. ustalania długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony lub wysokości odprawy z tytułu rozwiązania umowy o pracę.

U niektórych pracodawców obowiązują regulacje wewnątrzzakładowe, które uzależniają uprawnienia pracowników do określonych świadczeń od posiadania przez pracownika określonego okresu zatrudnienia (np. nagroda jubileuszowa, dodatek stażowy). Wyższy staż może więc wpłynąć również na tego rodzaju uprawnienia. Ustalając ten wpływ trzeba każdorazowo przeanalizować konkretne postanowienia regulacji wewnątrzzakładowych.

Przykład:

Pracownik zgodnie z danymi posiadanymi przez pracodawcę nie nabył prawa do nagrody jubileuszowej w 2025 r.

W maju 2026, po wejściu w życie nowych przepisów przedstawił dokumenty potwierdzające dodatkowy okres aktywności zawodowej, który obecnie podlega wliczeniu do stażu pracy.

Po jego uwzględnieniu okazało się, że pracy staż wymagany do uzyskania nagrody jubileuszowej został przez niego osiągnięty już w listopadzie poprzedniego roku.

Prawo do nagrody jubileuszowej nabywa jednak w maju – tj. z chwilą udokumentowania dodatkowego stażu – mimo że wymagany okres stażu faktycznie upłynął już w listopadzie 2025.

Nagrodę wypłacamy w maju, bez wyrównania lub odsetek od listopada.

W związku z nowymi zasadami ustalania stażu pracy rekomendujemy:

• zidentyfikować świadczenia, których może dotyczyć przeliczenie;
• zweryfikować dostarczone przez pracowników dokumenty potwierdzające dodatkowy staż;
• zaktualizować dane w systemie kadrowo-płacowym;
• poinformować pracowników o zasadach dokumentowania stażu.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Wrzesień 2026