Od tej liczby członków uzależniona są niektóre uprawnienia związku. Na przykład liczba osób podlegające szczególnej ochronie przed zwolnieniem czy liczba godzin zwolnienia od pracy do wykorzystania na cele związkowe. Taka liczba wskazuje również na poziom popularności związku wśród załogi, a w niektórych przypadkach może prowadzić do utraty uprawnień organizacji związkowej.

Każdy związek zawodowy dwa razy w roku tj. do 10 stycznia oraz do 10 lipca, zobowiązany jest przesłać pracodawcy informację o liczbie członków będących pracownikami oraz osobami wykonującymi pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (np. zlecenie, B2B).

Informacja o liczbie członków powinna uwzględniać stan uzwiązkowienia na dzień 31 grudnia oraz odpowiednio 30 czerwca.

W razie nieprzedstawienia pracodawcy informacji o liczbie członków, związek traci uprawnienia zakładowej organizacji związkowej. Związek istnieje nadal, ale pracodawca nie musi z nim współpracować. Działacze związkowi nie korzystają wtedy z ochrony związkowej, pracodawca może bez udziału tego związku wprowadzać lub zmieniać obowiązujące u niego regulaminy.

Pracodawca może żądać weryfikacji liczebności związku przez sąd, składając zastrzeżenia co do prawdziwości danych wskazanych w informacji. W przypadku złożenia takiego zastrzeżenia, związek zawodowy ma obowiązek złożyć w terminie 30 dni wniosek do sądu w celu weryfikacji liczebności. Jeżeli tego nie zrobi to traci uprawnienia zakładowej organizacji związkowej.

Żądanie weryfikacji przez pracodawcę nie jest wrogim działaniem wobec związku. Jest to normalne działanie, dające wszystkim stronom dialogu społecznego, pewność co do zakresu uprawnień przysługujących organizacji funkcjonującej u pracodawcy. Zdarza się, że dokumentacja dot. członkostwa w związku nie jest prowadzona prawidłowo i weryfikacja tych dokumentów przez sąd jest jedynym rozwiązaniem pozwalającym ustalić rzeczywistą liczbę członków związku.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Lipiec 2026