Zaliczanie do stażu pracy

Długość stażu pracy na podstawie umowy o pracę ma istotne znaczenie przy ustalaniu niektórych uprawnień przysługujących pracownikom. W  październiku 2025 r. opublikowano przepisy (weszły w życie 1 stycznia 2026 r.), których celem jest zaliczenie okresów wykonywania pracy na innej podstawie niż stosunek pracy, do ogólnego bądź zakładowego stażu pracy. Oznacza to, iż w przypadku pracowników, którzy przed zawarciem umowy o pracę wykonywali pracę na innej podstawie, okres tej pracy zostanie uwzględniony w stażu pracy, od którego uzależnione są pewne uprawnienia pracownicze.

Na co wpływa wymiar stażu pracy

Prawo pracy przewiduje, że staż pracy uzyskany u danego pracodawcy albo w innych pracodawców, może mieć wpływ na konkretne uprawnienia pracowników. Na przykład:

• Staż ogólnozakładowy (uzyskany u różnych pracodawców) ma wpływ np. na wymiar urlopu wypoczynkowego, czy też prawo do urlopu wychowawczego.
• Natomiast tzw. staż zakładowy ma wpływ na długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę, wysokość odprawy w związku z likwidacją stanowiska pracy, wysokość odprawy pośmiertnej po zmarłym pracowniku. Może mieć też wpływ na wysokość nagrody jubileuszowej, jeżeli taka nagroda udanego pracodawcy występuje.

Okres wykonywania pracy na innej podstawie niż umowa o pracę, będzie teraz uwzględniany w stażu zakładowym, jeżeli przez zatrudnieniem danej osoby na podstawie umowy o pracę, świadczyła ona pracę dla danego pracodawcy np. na podstawie umowy zlecenia, czy jako osoba samozatrudniona. Natomiast, gdy taka praca była wykonywana na rzecz innych podmiotów, obecny pracodawca uwzględnia ten staż tylko do stażu ogólnozakładowego.

Okresy zaliczane do stażu pracy

Zgodnie z nowymi przepisami do stażu pracy mają być zaliczane okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności gospodarczej oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą taką działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.

Wspomniana działalność może być prowadzona jako:

1) osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą

2) twórca i artysta;

3) osoba prowadząca działalność w zakresie wolnego zawodu:

• w rozumieniu przepisów o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne,
• z której przychody są przychodami z działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych;

4) wspólnik jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz wspólników spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej;

5) akcjonariusz prostej spółki akcyjnej wnoszącego do spółki wkład, którego przedmiotem jest świadczenie pracy lub usług;

6) komplementariusz w spółce komandytowo-akcyjnej;

7) osoba prowadząca publiczną lub niepubliczną szkołę, inną formę wychowania przedszkolnego, placówkę lub ich zespół, na podstawie przepisów ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe

Do okresu zatrudnienia wlicza się również okresy:

1) wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,

2) wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej,

3) pozostawania przez osobę fizyczną osobą współpracującą z osobą, o której mowa w pkt 1 lub 2,

4) pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,

5) pozostawania przez osobę fizyczną członkiem spółdzielni kółek rolniczych – w których ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Do okresu zatrudnienia wlicza się także udokumentowane okresy, o których mowa powyżej, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów. W praktyce dotyczyć to będzie przede wszystkim uczniów i studentów do 26 roku życia, którzy pracując na ww. podstawach nie płacą składek na ubezpieczenia społeczne. Do stażu pracy zalicza się także okresy wykonywania pracy, przez osoby prowadzące działalność gospodarczą i nie płacą składek na ubezpieczenie, w związku z korzystaniem z tzw. „ulgi na start” oraz osoby współpracujące z taką osobą.

Nowe przepisy nakazują także zaliczenie do okresu zatrudnienia również okresu zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą, w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Dotyczy to również osoby współpracującej sprawującej osobistą opiekę nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

Zaliczanie do stażu pracy okresów wykonywania pracy za granicą

Zgodnie z nowymi przepisami do okresu zatrudnienia wlicza się także udokumentowane okresy wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą.

Dokumentowanie okresów pracy

Wskazane powyżej okresy, zaliczane do stażu pracy, pracodawca będzie uwzględniał na podstawie zaświadczenia wydanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Zaświadczenie to będzie potwierdzać fakt opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w ww. okresach. O takie zaświadczenie będzie występował sam pracownik, składając wniosek do ZUS drogą elektroniczną. Zaświadczenie także będzie udostępniane elektronicznie na profilu elektronicznym ZUS. Jedynie w przypadku studentów i uczniów, którzy nie podlegają obowiązkowi odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne oraz osób wykonujących pracę za granicą, ZUS nie wyda zaświadczenia, a zaliczany staż pracy będziemy musieli ustalić na podstawie innych dokumentów dostarczonych przez pracownika np. umów.

Wejście w życie nowych przepisów

Omawiane przepisy zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. w przypadku pracodawców będących jednostką sektora finansów publicznych. Natomiast w przypadku pozostałych pracodawców nowe przepisy będą miały zastosowanie począwszy od 1 maja 2026 r.

Termin dla pracowników

Pracownicy mają ograniczony czas, aby udokumentować swoją wcześniejszą pracę, zaliczaną obecnie do stażu pracy. Osoby zatrudnione u pracodawcy w dniu wejścia w życie ustawy, powinny udokumentować wcześniejszą pracę, w ciągu 24 miesięcy od wejścia w życie nowych przepisów. Jeżeli nie udokumentują wspomnianych okresów pracy na innej podstawie niż stosunek pracy w ciągu 24 miesięcy, pracodawca nie będzie miał obowiązku wliczenia ich do stażu pracy.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Year Book 2025