W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów pojawiła się zapowiedź projektu ustawy o zmianie ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (ustawa o e-umowach) , którego celem ma być m.in. umożliwienie, wszystkim podmiotom, elektronicznego zawieranie umów związanych z zatrudnieniem w tym umów:

• pracę,
• zlecenia,
• zakazie konkurencji,
• szkoleniowych oraz
• współodpowiedzialności materialnej,
• wolontariat,

za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Umowy zawierane za pośrednictwem systemu będą mogły być podpisywane

• podpisem kwalifikowanym,
• podpisem osobistym,
• podpisem.

Pozwoli to  na podpisywanie umów na odległość, bez konieczności ponoszenia kosztów związanych z uzyskaniem certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, czy też przyjazdem pracownika pracującego zdalnie czy w terenie do siedziby pracodawcy, czy też zniweluje ryzyko przesyłania podpisanych dokumentów drogą pocztową.

System będzie również dawał możliwość załączania dokumentów, wytworzonych poza nim ale związanych z zawartymi umowami, w tym m.in. dokumentów dotyczących realizacji obowiązków pracodawcy w zakresie zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy ( np. prowadzenie wykazów prac lub pracowników czy też innych dokumentów jak: oświadczenia o zapoznaniu się z kartą oceną ryzyka zawodowego czy instrukcjami stanowiskowymi, a także zaświadczeń o odbyciu obowiązkowych szkoleń okresowych w zakresie BHP oraz zaświadczeń o odbyciu innych specjalistycznych szkoleń w zakresie BHP)

Za pośrednictwem systemu będą również przekazywane dane o umowach zawartych z cudzoziemcami do takich organów jak np.: Komenda Główna Straży Granicznej i Państwowa Inspekcja Pracy.

To nie wszystko, do systemu ma zostać wprowadzona funkcja umożliwiająca potwierdzanie obecności pracownika lub zgłoszenia rozpoczęcia pracy zdalnej, co ma ułatwić prowadzenie ewidencji czasu pracy.

Z systemu zawierania i obsługi umów po wejściu w życie nowych przepisów będzie mógł korzystać każdy zainteresowany podmiot, na zasadzie dobrowolności –  niezależnie od posiadanego statusu czy wielkości ( obecnie są to np. tylko mikro przedsiębiorcy lub podmioty zatrudniające do 9 osób). Termin przyjęcia projektu przez RM  jest planowany na II/III kwartał 2025 r.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Kwiecień 2025