Funkcjonowanie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) wymaga odpowiedniej współpracy pracodawcy ze związkami zawodowymi. Związki mają istotny wpływ zarówno na zasady przyznawania świadczeń, jak i na sposób gospodarowania środkami funduszu.

Pracodawca tworzący ZFŚS musi wprowadzić regulamin określający m.in. rodzaje świadczeń, osoby uprawnione do ich otrzymywania oraz zasady ich przyznawania. Jeżeli u pracodawcy działają związki zawodowe, treść regulaminu musi zostać z nimi uzgodniona. Dotyczy to również często corocznego preliminarza wydatków, określającego środki przeznaczone na poszczególne świadczenia.

Rola związków zawodowych nie kończy się na uzgodnieniu regulaminu. Organizacje związkowe mogą kontrolować sposób wykorzystania środków ZFŚS, żądać informacji o stanie funduszu i dokonanych wydatkach, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości zawiadomić Państwową Inspekcję Pracy lub dochodzić zwrotu środków wydatkowanych niezgodnie z prawem.

Praktycznym rozwiązaniem usprawniającym przyznawanie świadczeń jest powołanie komisji socjalnej, w której uczestniczą przedstawiciele pracodawcy i związków zawodowych. Nie zawsze konieczna jest indywidualna zgoda związku na każde świadczenie. Jeżeli regulamin ZFŚS precyzyjnie określa wysokość świadczenia i warunki jego otrzymania, decyzja może mieć charakter automatyczny. Indywidualnego uzgodnienia wymagają natomiast m.in. zapomogi związane z trudną sytuacją życiową lub losową.

Współpraca ze związkami jest również niezbędna przy rezygnacji z tworzenia lub likwidacji ZFŚS oraz przy zmianie wysokości odpisu na fundusz. Pracodawca nie może w tych kwestiach działać jednostronnie. Prawidłowe funkcjonowanie ZFŚS wymaga więc nie tylko zgodności z przepisami, ale także odpowiedniego uregulowania współpracy ze związkami zawodowymi, jasnych zasad przyznawania świadczeń i właściwego dokumentowania wydatkowania środków.

Więcej na ten temat w artykule dla Rzeczpospolitej TUTAJ.