Takie upoważnienia były generowane pod warunkiem przejścia szkolenia z ochrony danych i zdania testu wiedzy. Decyzja nie jest prawomocna.

Zastrzeżenia organu dotyczyły m.in. braku podpisu reprezentanta pracodawcy, braku imienia i nazwiska osoby upoważnionej, braku sprecyzowanego zakresu.

Trudno zgodzić się z decyzją UODO. RODO nie narzuca żadnej formy nadawania upoważnień, forma pisemna wynika ze szczególnych przepisów prawa pracy i obejmuje tzw. dane wrażliwe. Pozostaje czekać na orzeczenie WSA, jeśli administrator zdecyduje się zaskarżyć decyzję.

Co zrobić już teraz jeśli stosujemy takie systemy? Przede wszystkim należy zweryfikować, czy mamy odpowiednio określony zakres upoważnienia. Dokumenty nie powinny być generowane w identycznej formie dla każdego, ale odzwierciedlać zakres danych oraz rodzaj operacji, do jakich ma być uprawniony. Ważne by takie upoważnienie wskazywało również komu jest udzielone, tak by pracodawca mógł potem wykazać, że faktycznie doszło do nadania upoważnienia konkretnemu pracownikowi.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Marzec 2026