Wprowadzenie pracy zdalnej zmieniło radykalnie formę współpracy pracownika i pracodawcy. Od stałego, codziennego kontaktu z pracownikiem w biurze organizacje przeszły do modelu, w którym pracownik często nigdy nie komunikuje się z pracodawcą inaczej niż poprzez środki porozumiewania się na odległość. Komunikacja ta nie była jednak taka prosta z uwagi na fakt, iż obowiązujący dotychczas stan prawny w Kodeksie pracy, jak i w aktach wykonawczych do tej ustawy, w stosunku do różnych czynności z zakresu prawa pracy wymagał najczęściej formy pisemnej. Tym samym złożenie wiążących oświadczeń wymagało tradycyjnej wymiany korespondencji pomiędzy pracodawcą i pracownikiem poprzez operatora pocztowego lub kuriera.

Oczywiście nie budziło żadnych wątpliwości, że forma pisemna odnosiła się nie tylko do tzw. zwykłej formy pisemnej z własnoręcznym podpisem pracownika czy pracodawcy, ale także do oświadczeń składanych w postaci elektronicznej opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, tzw. kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jednakże w stosunkach pracowniczych ten rodzaj podpisu był zdecydowaną rzadkością i dotyczył praktycznie wyłącznie pracowników wysokiego szczebla, a nie znaczącej liczby tzw. pracowników szeregowych.

Niezwykle pozytywnie należy zatem ocenić ostatnie dwie nowelizacje, Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 roku w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, rozszerzające katalog spraw, które będą mogły być realizowane w ramach zatrudnienia również w postaci elektronicznej.

O znaczącym postępie można również mówić w związku z planowaną nowelizacją rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 roku w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy, która wprowadza formę elektroniczną orzeczenia lekarskiego wydawanego poza obowiązującą dotychczas wyłącznie formą papierową.

Postać elektroniczna potwierdzenia odbycia / przeprowadzenia szkolenia wstępnego BHP

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki społecznej z dnia 24 listopada 2025 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy zmieniło §12 regulujący kwestię potwierdzania odbycia lub przeprowadzania instruktażu ogólnego oraz stanowiskowego. Od dnia 12 grudnia 2025 roku poza postacią pisemną, która obejmuje formę papierową oraz kwalifikowany podpis elektroniczny, potwierdzenie odbycia szkolenia wstępnego przez pracownika jest możliwe także w postaci elektronicznej. Oznacza to, iż pracownik będzie mógł złożyć swoje oświadczenie o odbyciu szkolenia wstępnego przykładowo w wiadomości mailowej, która zakończona zostanie wpisaniem jego imienia i nazwiska lub innymi danymi pozwalającymi ustalić jego tożsamość.

W przypadku, gdy pracownik potwierdzi odbycie szkolenia wstępnego w postaci elektronicznej pracodawca zobowiązany będzie:

1. sporządzić odpowiednią adnotację w karcie szkolenia wstępnego tego pracownika w miejscu przeznaczonym na jego podpis wskazującą na wybraną postać potwierdzenia,
2. dołączyć do karty szkolenia wstępnego tego pracownika dokument lub dokumenty w postaci elektronicznej, zawierające potwierdzenie pracownika, albo ich odwzorowanie,
3. umieścić kartę szkolenia wstępnego wraz z dołączonymi dokumentami albo ich odwzorowaniem do akt osobowych pracownika.

W ten sam sposób pracodawca postąpi w przypadku, gdy przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie pracownika do pracy potwierdzi kierownik komórki organizacyjnej, w której zatrudniony jest pracownik.

Wprowadzona zmiana zdecydowanie ułatwi funkcjonowanie organizacjom, które dotychczas zatrudniając pracowników zdalnych na stanowiskach administracyjno-biurowych, miały możliwość przeprowadzania szkoleń wstępnych BHP w formie zdalnej, a mimo wszystko po szkoleniu zobowiązane były do tradycyjnej wymiany papierowych kart szkolenia wstępnego potwierdzających odbycie / przeprowadzenie szkolenia wstępnego i dopuszczenia pracownika do pracy.

Postać elektroniczna w szeregu czynności z zakresu prawa pracy

Rozszerzenie możliwości stosowania komunikacji elektronicznej obowiązuje również od dnia 27 stycznia 2026 roku w stosunku do innych czynności w ramach zatrudnienia w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 4 grudnia 2025 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Postać elektroniczna może być stosowana przy:

1. przekazaniu informacji o monitoringu – art. 22² 8 kp,
2. przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę – art. 23¹ 3 kp,
3. konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową – art. 38 § 1 i § 2 kp,
4. sporządzeniu rozkładu czasu pracy – art. 129 § 3 i § 4 pkt. 3 i 4 kp,
5. wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy – art. 142 kp,
6. wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy – art. 143 kp,
7. wniosku o zastosowanie systemu pracy weekendowej – art. 144 kp,
8. wniosku o zastosowanie ruchomego rozkładu czasu pracy – art. 150 § 5 kp,
9. wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych – art. 151 § 2¹ kp zdanie pierwsze,
10. wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych – art. 151² 1 kp,
11. wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy – art. 151⁷ 6 kp,
12. wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego – art. 174 § 1 kp,
13. wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy – art. 174¹ 1 kp,
14. przekazaniu instrukcji i wskazówek w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy – art. 237⁴ 3 kp.

Wprowadzenie postaci elektronicznej poza obowiązującą dotychczas wyłącznie formą pisemną zmniejszy bariery w komunikacji z pracownikami oraz z ich przedstawicielami, nie niosąc za sobą jednakże zagrożenia w bezpieczeństwie obrotu prawnego.

Jednocześnie zauważyć należy, iż w przeciwieństwie do nowelizacji rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, przy nowelizacji Kodeksu pracy ustawodawca nie nałożył na pracodawcę obowiązku sporządzania odpowiednich adnotacji na przywołanych wyżej dokumentach. Uznać zatem należy, iż wystarczające jest ich dołączenie do akt osobowych pracowników bez podejmowania dodatkowych czynności.

Forma elektroniczna orzeczeń lekarskich

Wprowadzenie formy elektronicznej orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy wiąże się z procesem transformacji ochrony zdrowia, w szczególności jej cyfryzacją. O ile w przypadku wprowadzenia postaci elektronicznej do potwierdzania odbycia / przeprowadzenia szkolenia wstępnego BHP, jak i do innych czynności z zakresu prawa pracy, postać złożenia oświadczenia czy wniosku jest wolnym wyborem stron stosunku pracy, o tyle w przypadku wejścia w życie nowelizacji rozporządzenia w sprawie badań lekarskich pracowników forma elektroniczna orzeczeń lekarskich będzie formą podstawową. Orzeczenie lekarskie będzie przekazywane pracodawcy, który wystawił skierowanie przez lekarza przeprowadzającego badanie profilaktyczne, w terminie i w sposób określony w umowie zawartej przez te podmioty na podstawie ustawy z dnia 27 czerwca 1997 roku o służbie medycyny pracy. Dotychczasowa forma papierowa będzie dopuszczalna wyłącznie w przypadku braku dostępu do systemu teleinformatycznego. Pracodawcy muszą więc mieć na względzie bieżący wgląd do systemu i samodzielne pobieranie orzeczeń lekarskich, także tych wydawanych w trybie odwoławczym.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Year Book 2025