Zasady stosowania monitoringu pracowniczego są ściśle regulowane przez Kodeks pracy (art. 222 i nast.) oraz przepisy RODO (art. 12 i 13) dotyczące transparentności i zakresu informowania o przetwarzaniu danych osobowych. Pracodawca nie ma pełnej swobody w kształtowaniu zasad nadzoru.

Pomimo istniejących regulacji, w praktyce często dochodzi do błędów, zwłaszcza w obszarze monitoringu poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu, takich jak GPS, aktywność IT czy aktywność w Internecie. Kodeks pracy nie reguluje tych form monitoringu w sposób wystarczająco szczegółowy, co może prowadzić do niejasności i potencjalnych naruszeń.

Ważne obowiązki pracodawcy:

• Transparentność: Pracodawca ma obowiązek w jasny sposób informować pracowników o stosowanym monitoringu, w tym o jego zakresie, celach, sposobie działania oraz okresie przechowywania danych. Należy odpowiednio oznaczyć obszary objęte monitoringiem.
• Informowanie o odbiorcach danych: Pracownicy muszą wiedzieć, komu udostępniane są zebrane dane.
• Okres retencji danych: Należy pamiętać, że maksymalny trzymiesięczny okres przechowywania danych dotyczy jedynie monitoringu wizyjnego. W przypadku innych form monitoringu, okres ten nie jest tak ściśle określony.
• Umowa powierzenia przetwarzania danych: W przypadku korzystania z usług zewnętrznych firm (np. ochroniarskich) do prowadzenia monitoringu wizyjnego, konieczne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych.
• Ograniczenie monitoringu do narzędzi pracy: Jeśli samochód służbowy stanowi benefit, a nie narzędzie pracy, nie powinien być objęty monitoringiem GPS.

Potencjalne ryzyka dla pracodawcy:

• Wyciek danych: Brak odpowiedniego poinformowania pracowników o monitoringu znacząco zwiększa ryzyko wycieku danych osobowych.
• Kary finansowe: Za naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, Prezes UODO może nałożyć wysokie kary finansowe, sięgające nawet miliona złotych.

Podsumowując, wdrożenie monitoringu pracowników wymaga od pracodawców szczególnej staranności i uwzględnienia obowiązujących przepisów prawa pracy oraz ochrony danych osobowych. Zaniedbania w tym zakresie mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.

Więcej na ten temat w artykule dla Rzeczpospolitej TUTAJ.

O jakich zagrożeniach rozmawiamy:

• nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy, które oznaczają rewolucję w zakresie klasyfikacji umów B2B. PIP ma uzyskać możliwość samodzielnego uznania umowy cywilnoprawnej za stosunek pracy w oparciu o decyzję administracyjną.
• Dyrektywa platformowa, która, choć z założenia dotyczy osób świadczących usługi za pośrednictwem platform cyfrowych, może mieć szersze konsekwencje dla samozatrudnionych.
• samozatrudnieni są też na celowniku organów skarbowych, które prowadzą w stosunku do nich coraz więcej kontroli skarbowych oraz negują możliwość stosowania struktur opartych na działalności gospodarczej w odniesieniu do niektórych grup osób.

Z tej perspektywy, weryfikacja struktury współpracy oraz wprowadzenie do niej koniecznych modyfikacji jest kluczowe.

Jak zatem zabezpieczyć model B2B?

Aby uniknąć ryzyka przekwalifikowania umowy B2B na umowę o pracę, warto więc podjąć konkretne działania w poniższych obszarach:

1. wyodrębnienie zagrożonych grup współpracowników (tj. osób zarządzających) i zmiana ich struktury wynagrodzenia,
2. doprecyzowanie umów – podkreślenie istotnych i charakterystycznych dla działalności gospodarczej elementów,
3. weryfikacja sposobu realizacji umów – w szczególności zaś zapewnienie samozatrudnionym rzeczywistej swobody w zakresie czasu, miejsca i sposobu wykonywania usług,
4. analiza praktyki organizacyjnej – wyraźne rozróżnienie samozatrudnionych od pracowników etatowych,
5. prawidłowe dokumentowanie współpracy – gromadzenie dowodów na rzeczywiste wykonywanie usług,
6. szkolenia dla samozatrudnionych i kadry menedżerskiej.

Więcej na ten temat w artykule dla CRN, strona 58.

Pracownik może równolegle być zatrudniony u dwóch lub więcej pracodawców. Co do zasady, pracodawca nie może tego zakazać.

• Cofnięcie decyzji pracodawcy na okres procesu w drodze zabezpieczenia powództwa nie obejmuje wypowiedzeń zmieniających

O powyższą kwestię walczyliśmy w jednej z prowadzonych przez nas spraw.

• Pod pewnymi warunkami procesor (podmiot zewnętrzny) może wypełnić za administratora (pracodawcę) obowiązek informacyjny

Pracodawcy często korzystają z podmiotów zewnętrznych do wykonywania różnych usług.

• Honorarium autorskie wypłacone zleceniobiorcy poniżej 26. roku życia nie podlega „uldze dla młodych”

Z „ulgi dla młodych” korzystają przychody z umowy o pracę, umowy zlecenia, odbywania praktyki absolwenckiej, stażu uczniowskiego oraz zasiłki macierzyńskie.

• Poszerzenie pakietu badań medycyny pracy

Trwają prace nad poszerzeniem pakietu obowiązkowych badań medycyny pracy.

• Członkowie zarządu odpowiadają za długi spółki w przypadku jej niewypłacalności

Członkowie zarządów spółek kapitałowych (akcyjnych i z ograniczoną odpowiedzialnością) w zasadzie nie ponoszą odpowiedzialności za zobowiązania tej spółki.

• Pracownicy będą mogli sprawdzić informacje na temat wynagrodzeń

Pod koniec zeszłego roku pojawił się projekt przepisów częściowo wdrażający Dyrektywę o Transparentności Wynagrodzeń.

Pracodawcy będę musieli przypominać pracownikom raz w roku o przysługującym im prawie oraz o krokach, jakie w tym celu należy podjąć.

Skutki dla pracodawcy:

1. Pracownicy dowiedzą się, jak kształtują się ich zarobki na tle osób tej samej oraz przeciwnej płci (wykonujących tę samą pracę lub pracę tej samej wartości), a więc czy w porównaniu z innymi, zarabiają mało, średnio, czy dużo.
2. Będą mogli składać zapytania osobiście lub przez związki zawodowe/przedstawicieli pracowników, a więc strona społeczna również pozna te dane.

Działania, które pracodawca będzie musiał podjąć:

1. przygotowanie całego procesu związanego z wnioskowaniem i udzielaniem informacji o wynagrodzeniach;
2. ustalenie za pośrednictwem jakiego kanału firma poinformuje pracowników o ich prawie oraz sposobu w jaki osoby wnioskujące mają składać zapytanie;
3. wybór odpowiedzialnych osób oraz źródeł danych do analizy wynagrodzeń.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Marzec 2025

Upadłość spółki a odpowiedzialność członków zarządu
Członkowie zarządu mają obowiązek złożyć wniosek o ogłoszenie upadłości spółki w terminie 30 dni od stwierdzenia jej niewypłacalności. Taki termin wynika z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe. Niezłożenie takiego wniosku w terminie otwiera dłużnikom spółki drogę do dochodzenia swoich roszczeń bezpośrednio od członków zarządu.

Poszczególni członkowie zarządu mogą się od tej odpowiedzialności uwolnić, wykazując, że niezłożenie w terminie wniosku o upadłość nastąpiło bez ich winy. Może tak być, jeśli dany członek zarządu nie mógł samodzielnie złożyć go z powodu zasad reprezentacji i braku współdziałania z innymi członkami zarządu. Szczególny wypadek może zachodzić, gdy spółka stała się dysfunkcyjna – jej umowa (status) przewiduje wieloosobowy zarząd i reprezentację, a paraliż decyzyjny powoduje, że działa w niej tylko jeden członek zarządu.

W wielu przypadkach członkowie zarządu mogą się też uwolnić od odpowiedzialności wskazując na wewnętrzny podział obowiązków. Powinien on mieć sformalizowaną formę (np. uchwała zarządu ustanawiająca regulamin lub odpowiednie opisy stanowisk w zarządzie).

Niezłożenie wniosku o upadłość to przestępstwo
Wierzyciele spółki nie muszą swoich roszczeń dochodzić w postępowaniu cywilnym, co wiąże się z dużymi kosztami i koniecznością wykazania wielu przesłanek. Niezłożenie w terminie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki jest przestępstwem z art. 586 Kodeksu Spółek Handlowych. Grozi za nie kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku. Dużo dotkliwsze są jednak inne skutki ewentualnego skazania za to przestępstwo. Wyrok karny stwierdzający przestępstwo jest wiążący dla wszystkich sądów, także w procesach cywilnych. Obok kary, sąd karny może na sprawcę przestępstwa nałożyć m.in. obowiązek naprawienia szkody. Skazany za przestępstwo z art. 586 k.s.h. nie może pełnić funkcji w organach spółek kapitałowych ani być ich likwidatorem lub prokurentem.

Skazanie za przestępstwo niezłożenia w terminie wniosku o ogłoszenie upadłości otwiera drogę do dalszych spraw karnych. Zawieranie umów zobowiązujących przez członka zarządu po wystąpieniu niewypłacalności może być traktowane jako oszustwo (przestępstwo z art. 286 Kodeksu karnego, zagrożone karą nawet 25 lat pozbawienia wolności).

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Marzec 2025

1. lipidogram, który pozwoli na ocenę ryzyka miażdżycy i chorób układu krążenia,
2. określenie wskaźnika masy ciała (BMI), które pozwoli zweryfikować ewentualną nadwagę lub otyłość,
3. badanie poziomu glukozy we krwi, które pozwoli zweryfikować czy pracownik nie jest zagrożony cukrzycą.

Ponadto pracownicy będą mogli dobrowolnie zdecydować się na wykonanie badań dodatkowych, tj. mammografii, cytologii, oznaczania antygenu PSA czy RTG klatki piersiowej.

Zgodnie z założeniami koszty nowych badań ponosić ma Skarb Państwa. Pracownik i pracodawca nie będą ponosić żadnych wydatków w tym zakresie, pod warunkiem, że przychodnia medycyny pracy, z którą pracodawca ma podpisaną umowę na wykonywanie badań medycyny pracy, będzie uczestnikiem programu walki z chorobami cywilizacyjnymi.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Marzec 2025

Jeśli w umowie zlecenia honorarium autorskie nie zostało wyodrębnione od wynagrodzenia „podstawowego”, całe wynagrodzenie należy uznać za przychód z praw majątkowych, a nie z umowy zlecenia. Oznacza to, że wynagrodzenie nie jest objęte „ulgą dla młodych” i podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Od takiego wynagrodzenia zleceniodawca powinien pobrać zaliczkę na podatek dochodowy z zastosowaniem 50% kosztów autorskich. W PIT-11 całość wynagrodzenia zleceniobiorcy powinna zostać wykazana jako przychód z praw majątkowych.

Tak orzekł NSA w wyroku z 26 lutego 2025 r. (sygn. II FSK 740/22). Wyrok ten potwierdza, że dla bezpiecznego korzystania z ulgi dla młodych oraz 50% kosztów autorskich jednocześnie, wynagrodzenie musi być wyraźnie podzielone na część za przeniesienie praw autorskich i część za wykonanie zlecenia. Wymaga to odpowiedniego zapisu w umowie. Taka praktyka powinna być również stosowana w przypadku umów o pracę.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Marzec 2025

Nie w każdym jednak przypadku zachodzi konieczność zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych.

CZYIM OBOWIĄZKIEM JEST DOPEŁNIANIE OBOWIĄZKU INFORMACYJNEGO (z art. 13 i 14 RODO)?

Dopełnianie obowiązku informacyjnego względem podmiotów danych jest obowiązkiem administratora.

Realizacja tego obowiązku przybiera postać dokumentu potocznie nazywanego „klauzulą informacyjną” czy „klauzulą RODO”.

Zdarza się jednak, że nie administrator, a procesor ma kontakt z podmiotami danych. Jest wówczas oczywistym, że względów organizacyjnych lepiej byłoby aby to procesor faktycznie realizował obowiązek informacyjny.

W Biuletynie UODO nr 02/02/25 potwierdzono, że „procesor  może wspierać administratora  w realizacji obowiązku informacyjnego”.

Aby mogło to nastąpić zgodnie z prawem administrator powinien:

• wydać procesorowi WYRAŹNE POLECENIE (może być w treści umowy powierzenia przetwarzania);
• przekazać  INSTRUKCJE dot. wykonania tego obowiązku (w jakiej formie np. link odsyłający do treści klauzuli na stronie internetowej administratora, załączony pdf itp.);
• zachować pełną KONTROLĘ nad treścią i zakresem obowiązku informacyjnego.

W praktyce:

• administrator przekaże procesorowi treść klauzuli informacyjnej (np. jako  załącznik do umowy powierzenia przetwarzania) albo,
• procesor opracuje i przedstawi administratorowi do zatwierdza wzór informacji.

Dlatego, gdy administrator scedował na procesora wykonywanie w jego imieniu obowiązku administracyjnego powinien dopełnić elementarnych aktów staranności w celu weryfikacji, czy i jak obowiązek ten jest realizowany, np. poprzez sprawdzenie widoczności i treści klauzuli w systemie do przyjmowania zgłoszeń, czy aplikacji kandydatów.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Marzec 2025

Na tym tle pojawiło się pytanie, czy takie zabezpieczenie obejmuje również wypowiedzenia zmieniające. Zwolennicy tego poglądu twierdzili, że tak, gdyż zgodnie z Kodeksem pracy, przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę stosuje się odpowiednio do wypowiedzeń zmieniających. Przeciwnicy argumentowali, że przepisy o zabezpieczeniu są przepisami procedury cywilnej i nie można ich uznać za przepisy o wypowiadaniu umowy o pracę.

O powyższą kwestię walczyliśmy w jednej z prowadzonych przez nas spraw. Przekonaliśmy sąd, że zabezpieczenie nie ma zastosowania do wypowiedzeń zmieniających. Sąd oddalił wniosek o udzielenie zabezpieczenia. Postanowienie nie jest prawomocne, ale mamy nadzieję na wygraną także przed drugą instancją. Będziemy informować w PRO HR.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Marzec 2025

Powyższe nie oznacza jednak, że pracodawca nie może reagować na równoległe zatrudnienie. Zawsze może oceniać takie zatrudnienie przez pryzmat należytego wykonywania obowiązków pracowniczych przez pracownika. Pracownik powinien się stawić do pracy w gotowości do jej wykonywania, co oznacza odpowiedni poziom psychofizyczny (wypoczynku). Jeśli pracownik jest na skutek drugiej pracy zmęczony, popełnia błędy, spóźnia się, itp. to pracodawca może rozwiązać z nim umowę o pracę powołując się na nienależyte wykonywanie obowiązków pracowniczych. Drugie zatrudnienie będzie w takim przypadku tylko tłem postawy pracownika.

Ponadto, pracodawca może reagować jeśli takie zatrudnienie u drugiego pracodawcy wywołuje konflikt interesów, którego nie można uniknąć. Pracodawca może wówczas wezwać pracownika do zaprzestania pozostawania w konflikcie interesów poprzez rozwiązanie umowy o pracę z drugim pracodawcą, a jeśli pracownik się nie zastosuje – to nawet rozwiązać umowę z pracownikiem.

Należy też pamiętać, że zakaz równoległego zatrudnienia  obowiązuje przy umowie o zakazie konkurencji w stosunku do wszystkich podmiotów konkurencyjnych. Warto zatem takie umowy na czas trwania stosunku pracy zawierać. Nic nie kosztują. Inne przepisy też mogą czynić wyjątki od takiego zakazu (np. w odniesieniu do kierowców).

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Marzec 2025