1. The labour market test will no longer be needed – instead, a list of “protected” job positions may be introduced by local authorities (mid-level administration).
2. Applications for a work permit will only be made on-line.
3. The number of mandatory grounds for rejecting work permit applications will increase – applications will be refused if the circumstances of the case indicate that the work would be performed for a third party – not the actual employer (except when the work is temporary). A similar limitation will apply to a temporary residence permit for work, where applications will be refused if the employer was established solely to facilitate the entry of foreign nationals into Poland; if the employer does not meet conditions on financial status and social security registration; or if the employee will be employed for less than 1/4 of a full working time.
4. If an employee is to be employed for less than 1/2 of a full working time – a work permit will be issued for the maximum period of one year.
5. New rules on fast-track processing of work authorization applications will be available. Priority will be given to employers performing activities of significant importance to the Polish economy; those continuing under the same terms of employment, incl. pay; and those in an occupation experiencing labour shortages.
6. Employers must exercise greater diligence during right-to-work checks. It will no longer be possible to work in Poland – even with a valid work permit – on the basis of a visa issued by another Schengen country.
7. Fines for illegal employment will increase – fines for employers from PLN 3,000 to PLN 50,000; for foreign nationals from PLN 1,000 to PLN 5,000.
8. Employers will face more compliance obligations. For example, they will be obliged to submit a copy of the employment contract with a foreign national before the employment commences.
9. New notification deadlines for work permits – employers will be required to inform the authorities within seven days if: a foreign national has not started employment within two months from the initial validity date of a work permit; a foreign national has stopped working for a period exceeding two months; or a foreign national has terminated their employment more than two months before the expiry date of their work permit.
10. New notification deadlines for declarations of entrusting work to a foreign national – employers will be required to inform the authorities that a foreign national has started work within seven days from commencement date indicated on the declaration, as well as if a foreign national has failed to start work within 14 days from the commencement date indicated on the document.
11. Employers of a foreign national working under a residence permit for the purpose of work are required to inform the Immigration Office within 15 working days in several cases, i.e. change in the name of the job position without a change in the scope of duties (same new obligation applies in case of work permit) and termination of work by the foreign national.
12. Occasional, incidental remote work carried out for the benefit of a foreign entity, unrelated to the Polish labour market and economy, will be allowed without a work permit. Typical remote work executed from Poland is not covered by the current regulations.
13. Obtaining work permits for posted employees will be more challenging. Before a posting to Poland can commence, the foreign national must be employed by the posting entity and have actually performed work. Intra-group postings will require the existence of vertical capital ties between the posting entity and the Polish receiving entity. In case of posting for the purpose of providing services, there must be a direct service agreement entered into by the foreigner’s employer.

Find more articles in PRO HR April 2025.

1. Test rynku pracy nie będzie już wymagany – zamiast niego wprowadzona może zostać lista „chronionych” stanowisk pracy ustalana przez Starostę.
2. Wnioski o zezwolenie na pracę wyłącznie drogą elektroniczną.
3. Więcej obowiązkowych przesłanek odmowy uzyskania dokumentów uprawniających do pracy – wniosek zostanie odrzucony, jeśli okoliczności sprawy wykażą, że praca będzie faktycznie wykonywana na rzecz podmiotu trzeciego, a nie rzeczywistego pracodawcy (z wyjątkiem pracy tymczasowej); podobne ograniczenia będą miały zastosowanie do zezwoleń na pobyt czasowy i pracę. Odmowa nastąpi także, jeśli: pracodawca został utworzony wyłącznie w celu umożliwienia wjazdu cudzoziemcom do Polski; nie spełnia wymogów dotyczących sytuacji finansowej i rejestracji w ZUS; a także gdy cudzoziemiec ma być zatrudniony na mniej niż 1/4 pełnego etatu.
4. Zezwolenie na pracę maksymalnie na 1 rok – jeśli cudzoziemiec będzie zatrudniony na mniej niż 1/2 etatu.
5. Nowe zasady przyspieszonego rozpatrywania wniosków o zezwolenie na pracę – priorytet będą miały wnioski składane przez pracodawców prowadzących działalność o istotnym znaczeniu dla gospodarki Polski, dotyczące kontynuacji zatrudnienia na tych samych warunkach oraz wynagrodzeniu, a także zawody deficytowe.
6. Większa staranność pracodawcy przy sprawdzaniu uprawnień do pracy – nie będzie już możliwe podjęcie legalnej pracy w Polsce (nawet przy ważnym zezwoleniu na pracę) na podstawie wizy wydanej przez inne państwo strefy Schengen.
7. Wyższe kary za nielegalne zatrudnienie – grzywny dla pracodawców od 3.000 PLN do 50.000 PLN; dla cudzoziemców – od 1.000 PLN do 5.000 PLN.
8. Więcej obowiązków formalnych dla pracodawców – np. konieczność złożenia kopii umowy o pracę z cudzoziemcem przed rozpoczęciem zatrudnienia.
9. Nowe terminy na zgłoszenie zmian w zatrudnieniu – pracodawca będzie zobowiązany do poinformowania urzędu w terminie 7 dni w przypadku gdy cudzoziemiec nie rozpoczął pracy w ciągu 2 miesięcy od daty rozpoczęcia ważności zezwolenia na pracę, gdy cudzoziemiec przerwał pracę na okres dłuższy niż 2 miesiące, gdy cudzoziemiec zakończył zatrudnienie wcześniej niż 2 miesiące przed końcem ważności zezwolenia.
10. Nowe terminy zgłoszenia w przypadku oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi – pracodawca będzie zobowiązany poinformować urząd o rozpoczęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu. W przypadku gdy cudzoziemiec nie rozpocznie pracy w ciągu 14 dni od wskazanej daty, również konieczne będzie zgłoszenie tego faktu.
11. Obowiązek informacyjny w przypadku pracy na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę – pracodawca będzie zobowiązany poinformować urząd w terminie 15 dni roboczych m.in. o zmianie nazwy stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków (obowiązek ten będzie dotyczył także pracy na podstawie zezwolenia na pracę) oraz zakończeniu zatrudnienia przez cudzoziemca
12. Dopuszczenie incydentalnej pracy zdalnej na rzecz podmiotów zagranicznych – bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę możliwa będzie okazjonalna, incydentalna praca zdalna wykonywana na rzecz zagranicznego podmiotu, która nie ma związku z polskim rynkiem pracy i gospodarką. Zwykła praca zdalna wykonywana z terytorium Polski, nadal pozostaje poza zakresem regulacji.
13. Utrudnienia w uzyskaniu zezwoleń na pracę dla pracowników delegowanych – zanim cudzoziemiec zostanie oddelegowany do pracy w Polsce, musi być uprzednio zatrudniony przez podmiot delegujący i faktycznie wykonywać na jego rzecz pracę. W przypadku delegowań wewnątrzkorporacyjnych wymagane będą pionowe powiązania kapitałowe pomiędzy podmiotem wysyłającym a odbiorcą usługi w Polsce. W przypadku delegowania w celu realizacji usług, konieczne będzie także istnienie bezpośredniej umowy o świadczenie usług zawartej przez pracodawcę cudzoziemca.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Kwiecień 2025