Co to jest dyskryminacja „przez założenie”?

Nowy art. 18^3a § 4 KP przewiduje, że dyskryminacja występuje również wtedy, gdy pracownik jest traktowany mniej korzystnie z powodu cechy, która została mu przypisana.

Przykład: Menedżer zakłada, że pracownik jest osobą homoseksualną i z tego powodu nie powierza mu obsługi kluczowego klienta. Nie ma znaczenia, czy przypuszczenie jest prawdziwe – decydujące jest to, że wpłynęło ono na decyzję pracodawcy.

Co to jest dyskryminacja „przez skojarzenie”?

Nowe przepisy obejmują również sytuacje, gdy pracownik jest gorzej traktowany ze względu na swoje powiązanie z osobą posiadającą cechę chronioną.

Przykład: Pracownica nie wyznaje islamu, jednak jej mąż jest praktykującym muzułmaninem i prowadzi blog poświęcony prawom mniejszości religijnych. Po ujawnieniu tej informacji pracodawca rezygnuje z powierzenia jej stanowiska wymagającego kontaktu z kluczowymi klientami, uznając, że może to negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy.

Co to oznacza dla pracodawców?

Nowe przepisy zwiększają znaczenie obiektywnego podejmowania decyzji kadrowych. Przedmiotem sporu może być już samo wykazanie, że na decyzję nie wpłynęły stereotypy, przypuszczenia lub skojarzenia dotyczące pracownika. W praktyce warto zwrócić uwagę na kilka obszarów.

• Ryzyko tzw. efektu halo. Jedna informacja o pracowniku (np. dotycząca jego rodziny, aktywności społecznej czy znajomości) może nieświadomie wpływać na ocenę jego kompetencji, dyspozycyjności lub „dopasowania” do klienta albo zespołu.
• Znaczenie komunikacji menedżerskiej. W tych sprawach w praktyce o wyniku sprawy nie będą rozstrzygające dokumenty, lecz wcześniejsze wypowiedzi przełożonych: „on i tak nie będzie dyspozycyjny”, „klient może mieć z tym problem”, „lepiej nie ryzykować”. Takie komentarze mogą stać się dowodem rzeczywistych motywów decyzji.
• Nowe wyzwania dowodowe. Przedmiotem postępowania nie będzie już ustalenie, czy pracownik rzeczywiście posiadał określoną cechę, lecz czy pracodawca kierował się takim przekonaniem albo powiązał decyzję z osobą trzecią. Ciężar sporu przesunie się z faktów dotyczących pracownika na motywy pracodawcy.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Lipiec 2026

Nowelizacja z 19 czerwca 2026 r. wejdzie w życie 3 miesiące po ogłoszeniu (jeszcze nie wiadomo kiedy to będzie) i przewiduje 6 miesięcy na dostosowanie przepisów wewnętrznych (ZUZP/regulaminów pracy) lub wprowadzenie nowych regulaminów/procedur.

• Będzie katalog przykładowych przejawów mobbingu (upokarzanie, uwłaczanie, zastraszanie, nieuzasadniona krytyka, utrudnianie wykonywania pracy, izolowanie z zespołu itd.), pod warunkiem że przybierają postać uporczywego nękania.
• Mobbing to także nakazywanie lub zachęcanie innej osoby do podejmowania takich zachowań.
• Sprawcą może być pracodawca, przełożony, współpracownik, podwładny, inny pracownik, a także osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. B2B, zleceniobiorca), działająca indywidualnie lub w grupie.
• Wyłączenie z pojęcia mobbingu uzasadnionych i właściwie wyrażonych zachowań – np. rozliczanie z pracy, krytyka.

Minimalne zadośćuczynienie – sześciokrotność płacy minimalnej .

Pracownik może dochodzić odszkodowania w wyższej kwocie.

Pracodawca, który wypłacił zadośćuczynienie lub odszkodowanie, może dochodzić od sprawcy wyrównania szkody – w wysokości odpowiadającej stopniowi winy tej osoby i pracodawcy w powstaniu szkody.

Pracodawca jest obowiązany systematycznie przeciwdziałać mobbingowi, w szczególności przez działania prewencyjne, wykrywanie mobbingu, właściwe reagowanie, działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych mobbingiem;

To samo dotyczy przeciwdziałania naruszeniom zasady równego traktowania.

Obowiązek ustanowienia odrębnego regulaminu antymobbingowego (lub ujęcia tego w układzie zbiorowym albo regulaminie pracy) dla pracodawców zatrudniających co najmniej 10 pracowników.

Pracodawca musi określić w nim:

• reguły, procedury oraz częstotliwość działań w czterech obszarach:
  • przeciwdziałanie naruszaniu godności i innych dóbr osobistych,
  • przeciwdziałanie naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu,
  • przeciwdziałanie dyskryminacji,
  • przeciwdziałanie mobbingowi;
• tryb uzgadniania treści regulaminu:
  • z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy nie ma zgody – z reprezentatywnymi organizacjami zrzeszającymi co najmniej 5% załogi, z możliwością jednostronnego ustalenia treści po 30 dniach, z obowiązkiem uwzględnienia dotychczasowych ustaleń;
  • przy braku związków – z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Czerwiec 2026

Najważniejsze zmiany

• rozszerzenie zakresu podmiotowego (podmioty kluczowe i ważne),
• obowiązek wdrożenia systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji (SZBI),
• zgłaszanie incydentów w 24h / 72h,
• większa odpowiedzialność kierownictwa,
• obowiązek szkoleń dla wszystkich członków zarządu,
• audyty (dla podmiotów kluczowych),
• realne sankcje administracyjne.

Co to jest SZBI?

SZBI to systemowe zarządzanie bezpieczeństwem informacji i ciągłością działania, obejmujące wszystkie systemy informacyjne wykorzystywane w procesach wpływających na świadczenie usług. Ochroną mają być objęte wszystkie systemy wykorzystywane do prowadzenia działalności.

Co obejmuje SZBI?

SZBI obejmuje w szczególności:

Zarządzanie ryzykiem: systematyczne szacowanie ryzyka wystąpienia incydentu, identyfikacja, analiza i ocena ryzyka, decyzje dotyczące postępowania z ryzykiem, dokumentowanie procesu.

Polityki bezpieczeństwa: polityka szacowania ryzyka, polityka bezpieczeństwa systemów informacyjnych, polityki tematyczne (np. dostęp, backup, kryptografia).

Bezpieczeństwo fizyczne: kontrola dostępu do pomieszczeń, ochrona infrastruktury.

Łańcuch dostaw ICT: ocena dostawców, bezpieczeństwo sprzętu i oprogramowania, zależności technologiczne.

Monitorowanie: System informacyjny wykorzystywany do świadczenia usług musi być: objęty monitorowaniem w trybie ciągłym, umożliwiać odtworzenie zdarzeń (logowanie), zapewniać rozliczalność działań.

Cyberhigiena: aktualizacje oprogramowania, zarządzanie podatnościami,  bezpieczne środki komunikacji.

Co oznacza w praktyce obowiązek wprowadzenia SZBI?

• identyfikację świadczonych usług (rozumianych szeroko – w także produkcji),

• mapowanie procesów służących świadczeniu tych usług,
• identyfikację systemów informacyjnych wykorzystywanych w tych procesach,
• przeprowadzenie oceny ryzyka,
• wdrożenie adekwatnych środków,
• udokumentowanie systemu,
• zapewnienie nadzoru kierownictwa.

Kogo dotyczy?

Nowe regulacje obejmą ponad 18 sektorów gospodarki i potencjalnie dziesiątki tysięcy podmiotów.  W praktyce oznacza to, że wiele średnich firm, które dotychczas nie podlegały reżimowi KSC, po raz pierwszy znajdzie się w zakresie obowiązków z obszaru cyberbezpieczeństwa.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Luty 2026

Zdalne oględziny zakładu pracy

Inspektor będzie mógł przeprowadzić tzw. zdalne oględziny – czyli ocenę warunków pracy w formie prezentacji stanowisk pracy, maszyn, urządzeń lub procesów technologicznych np. przez wideopołączenie.

Urządzenia te mają zostać zapewnione przez Państwową Inspekcję Pracy, natomiast obowiązkiem pracodawcy będzie wyznaczenie osoby, która będzie w stanie profesjonalnie przeprowadzić prezentację.

Przesłuchania zdalne

Nowe przepisy umożliwiają także przeprowadzanie przesłuchań zdalnych – zarówno kontrolowanego, jak i świadków. Całość będzie rejestrowana (obraz i dźwięk), a z przesłuchania sporządzi się protokół zawierający jedynie kluczowe oświadczenia.

Cała kontrola online

Cała kontrola lub jej poszczególne elementy mogą być przeprowadzone zdalnie, np. z użyciem poczty elektronicznej lub wideopołączenia – o ile nie narusza to celu kontroli.

Zgoda przedsiębiorcy nie będzie wymagana.

Jak przygotować organizację do zmian?

Warto rozważyć podjęcie następujących działań:

• ocenę stanu organizacyjnego i technicznego przygotowania do kontroli na odległość,
• opracowanie wewnętrznych zasad obsługi oględzin, przesłuchań czy przekazywania dokumentów w trybie zdalnym,
• przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za kontakt z PIP (HR, BHP, compliance),
• uporządkowanie dokumentacji i przystosowanie jej do przekazywania w formie elektronicznej,
• przygotowanie działań na wypadek sytuacji spornych lub niejednoznacznych interpretacyjnie.

Z doświadczenia wiemy, że odpowiednie przygotowanie w tym zakresie ułatwia przeprowadzenie kontroli i ogranicza ryzyko błędów formalnych.

Nasi prawnicy już dziś wspierają klientów zarówno na etapie przygotowania do kontroli, jak i w jej trakcie – również w trybie zdalnym (korespondencyjnym).

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Wrzesień 2025

Dla sektora prywatnego – przepisy wejdą w życie od pierwszego dnia miesiąca po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw – a więc nie jak się powszechnie informuje 1 stycznia 2026.

Pracownicy zatrudnieni w dniu wejścia w życie przepisów będą mieli 24 miesiące na dostarczenie dokumentów potwierdzających wcześniejsze okresy aktywności. Okresy nieudokumentowane w tym czasie nie będą podlegały wliczeniu.

Okresy wliczane do stażu pracy

Co z urlopem wypoczynkowym w tym roku, w którym ustawa zacznie obowiązywać?

Przykład – gdyby ustawa zaczęła obowiązywać od 1 marca 2026:

• Do lutego 2026 r. pracownik miał staż 9 lat → prawo do 20 dni urlopu.
• W marcu 2026 r. doliczone okresy podnoszą mu staż powyżej 10 lat → prawo do 26 dni urlopu.

W takim przypadku pracownik nie dostaje automatycznie pełnych 26 dni od stycznia, tylko od daty wejścia ustawy – liczymy urlop proporcjonalnie.

Od wliczania tych niepracowniczych stażów będą niewielkie wyjątki.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Sierpień 2025

Obowiązki INFORMACYJNE. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie ma otrzymać od pracodawcy informację o:

• o wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości lub przedziale
• o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – w przypadku gdy pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub obowiązuje u niego regulamin wynagradzania.

Czy informacja o wynagrodzeniu musi się znaleźć w ogłoszeniu o pracę? 

NIE. Są trzy możliwe momenty, z których pracodawca samodzielnie wybiera ten, który jest dla niego najdogodniejszy – pod warunkiem, że kandydat ma realną możliwość zapoznania się z tymi informacjami i świadomego negocjowania:

1. w ogłoszeniu o naborze,
2. przed rozmową kwalifikacyjną (jeśli nie było ogłoszenia lub ogłoszenie nie zawierało wymaganych danych),
3. przed nawiązaniem stosunku pracy – jako ostateczny moment.

Czy luźna rozmowa o wynagrodzeniu kandydata z osobą rekrutującą w ramach wystarczy, do spełnienia wymogu ustawowego, jak rekruter sporządził sobie notatkę?

NIE.  Informacje muszą być przekazane w postaci papierowej lub elektronicznie. Rozmowa taka jest jak najbardziej dopuszczalna, pod warunkiem, że nie pytamy o obecne lub przeszłe zarobki.

Przykład:

W organizacji podjęto decyzję, że informacja o proponowanym wynagrodzeniu w jego początkowej wysokości będzie podawana dopiero przed podpisaniem umowy.

W pierwszej rozmowie z rekrutrem zewnętrznym lub wstępnie weryfikującym wybrany kandydat pyta: „Ile będę zarabiać?”

Nie chcemy stracić kandydata, ale też zależy nam na jednolitym, poddającym się weryfikacji przebiegu procesów rekrutacyjnych.

Czy wiemy co robić? Na takie i inne sytuacje trzeba się przygotować.

Kwestie wynagrodzeniowe mogą się bowiem stać kluczowym elementem pozyskiwania kandydatów.

Co warto mieć:

• schemat przebiegu rekrutacji ze wskazaniem na jakim etapie nastąpi realizacja obowiązku ustawowego,
• wzorce odpowiedzi, które będą udzielane na etapach pośrednich – dostosowane do każdej organizacji.

OBOWIĄZKI ORGANIZACYJNE – zapewnienia, aby:

• ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci,
• proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący. (art. 183^ca).

Najlepiej już teraz rozpocząć działania organizacyjne obejmujące:

• dostosowanie języka ogłoszeń i nazw stanowisk poprzez eliminację określeń nacechowanych płciowo (np. „magazynier”, „asystentka”) oraz wprowadzenie form neutralnych, takich jak „pracownik(ica) biurowy/a” czy „kierownik(czka) projektu”;
• opracowanie wytycznych dla osób prowadzących rekrutacje, tak aby rozmowy kwalifikacyjne przebiegały w sposób zgodny z przepisami i wolny od stereotypów –aby nie padły sformułowania typu: „to męska branża, czy na pewno dobrze się Pani tu odnajdzie?”;
• zapewnienie jednolitych standardów rekrutacji prowadzonych przez podmioty zewnętrzne, poprzez weryfikację obowiązujących umów i doprecyzowanie zapisów dotyczących neutralności ogłoszeń oraz realizacji obowiązków informacyjnych wobec kandydatów.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Lipiec 2025

Nie w każdym jednak przypadku zachodzi konieczność zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych.

CZYIM OBOWIĄZKIEM JEST DOPEŁNIANIE OBOWIĄZKU INFORMACYJNEGO (z art. 13 i 14 RODO)?

Dopełnianie obowiązku informacyjnego względem podmiotów danych jest obowiązkiem administratora.

Realizacja tego obowiązku przybiera postać dokumentu potocznie nazywanego „klauzulą informacyjną” czy „klauzulą RODO”.

Zdarza się jednak, że nie administrator, a procesor ma kontakt z podmiotami danych. Jest wówczas oczywistym, że względów organizacyjnych lepiej byłoby aby to procesor faktycznie realizował obowiązek informacyjny.

W Biuletynie UODO nr 02/02/25 potwierdzono, że „procesor  może wspierać administratora  w realizacji obowiązku informacyjnego”.

Aby mogło to nastąpić zgodnie z prawem administrator powinien:

• wydać procesorowi WYRAŹNE POLECENIE (może być w treści umowy powierzenia przetwarzania);
• przekazać  INSTRUKCJE dot. wykonania tego obowiązku (w jakiej formie np. link odsyłający do treści klauzuli na stronie internetowej administratora, załączony pdf itp.);
• zachować pełną KONTROLĘ nad treścią i zakresem obowiązku informacyjnego.

W praktyce:

• administrator przekaże procesorowi treść klauzuli informacyjnej (np. jako  załącznik do umowy powierzenia przetwarzania) albo,
• procesor opracuje i przedstawi administratorowi do zatwierdza wzór informacji.

Dlatego, gdy administrator scedował na procesora wykonywanie w jego imieniu obowiązku administracyjnego powinien dopełnić elementarnych aktów staranności w celu weryfikacji, czy i jak obowiązek ten jest realizowany, np. poprzez sprawdzenie widoczności i treści klauzuli w systemie do przyjmowania zgłoszeń, czy aplikacji kandydatów.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Marzec 2025