Z wakacji składkowych można będzie skorzystać przez 1 miesiąc kalendarzowy w danym roku kalendarzowym. Przedsiębiorca będzie musiał złożyć wniosek do ZUS w formie dokumentu elektronicznego  w systemie teleinformatycznym ZUS. W ciągu 40 dni od dnia złożenia kompletnego wniosku, ZUS będzie musiał go rozpatrzyć.

Przedsiębiorca będzie mógł samodzielnie zdecydować, w którym miesiącu chce skorzystać z wakacji wskazując ten miesiąc we wniosku. Po rozstrzygnięciu wniosku  przez ZUS, przedsiębiorca nie będzie mógł zrezygnować z wakacji składkowych, ani zmienić okresu ich obowiązywania.

Podczas wakacji nie będzie obowiązku zawieszenia działalności gospodarczej. Oznacza to, że w tym okresie przedsiębiorca nadal będzie mógł świadczyć swoje usługi, wystawiać faktury i uzyskiwać przychody z tej działalności.

W okresie wakacji, składki na własne ubezpieczenia społeczne będą finansowane w całości przez budżet państwa, za pośrednictwem ZUS. W tym czasie dla przedsiębiorcy będzie stosowana najniższa przewidziana dla niego podstawa wymiaru składek. Przedsiębiorca będzie również zwolniony ze składek na Fundusz Pracy lub Fundusz Solidarnościowy. Składki te również będą w całości finansowane z budżetu państwa.

Z wakacji składkowych nie będę m.in. mogły skorzystać osoby, które wykonywały w poprzednim lub w bieżącym roku kalendarzowym pozarolniczą działalność gospodarczą na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego w roku kalendarzowym rozpoczęcia działalności gospodarczej lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywały w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej.

Składki finansowane z budżetu państwa będą zwolnione z PIT.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne nie będzie objęta wakacjami.

Zmiany mają wejść w życie 1 października 2024 r.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Styczeń 2024

Początek roku to czas, w którym pracodawcy muszą przekazać ważne raporty BHP:

Do 31 stycznia – formularz ZUS IWA o warunkach pracy, w przypadku zgłoszenia do ubezpieczenia wypadkowego w roku ubiegłym co najmniej 10 ubezpieczonych, na podstawie której ZUS wyliczy składkę na ubezpieczenie wypadkowe. Konsekwencją niezłożenia formularza lub podania nieprawdziwych danych jest podwyższenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe na cały rok o 150%.

Do 15 lutego – sprawozdanie Z-10 dotyczące warunków pracy – wyłącznie w przypadku nałożenia takiego obowiązku przez GUS – pracodawca musi samodzielnie sprawdzić konto zakładu na platformie GUS celem zweryfikowania czy został na niego nałożony obowiązek. Konsekwencją niezłożenia sprawozdania jest kara grzywny do 5.000 PLN, a podania nieprawdziwych danych – kara grzywny lub ograniczenia wolności do lat 2.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Styczeń 2024

Firmy uwzględniające ideę DE&I (Różnorodność, Równość, Włączanie) osiągają lepsze wyniki, są bardziej konkurencyjne i innowacyjne.

Mając tego świadomość pracodawcy dążą do budowania różnorodnych zespołów zatrudniając m.in. osoby z niepełnosprawnościami, 50+, LBGT+. Czy pracodawca może jednak prowadzić rekrutację w oparciu o tzw. diversity sourcing tj. pozyskanie kandydatów posiadających określoną cechę, należących do mniejszościowych grup, narażonych na wykluczenie czy dyskryminację?

Przepisy pozwalają na działania afirmatywne, tj. wyrównujące szanse. Mogą być jednak podejmowane wyłącznie przez określony czas i muszą być proporcjonalne do zamierzonego celu. Tego warunku nie spełnia rekrutacja, jeżeli czyni z danej cechy (np. płci czy orientacji seksualnej) wyłączne kryterium wyboru. Kluczowe jest wprowadzenie mechanizmów pozwalających osobom z niedoreprezentowanych grup konkurować z innymi kandydatami (lub pracownikami), z uwzględnieniem mechanizmu wyrównywania szans. Pracodawca może zatem uprzywilejować kandydatów z ww. grup, ale dopiero po przeprowadzeniu obiektywnej oceny potwierdzającej, że kwalifikacje zawodowe, umiejętności i doświadczenie pozostałych kandydatów są takie same lub bardzo zbliżone.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Styczeń 2024

Jeśli zezwalamy pracownikowi na korzystane z prywatnego sprzętu do wykonywania pracy, powinniśmy z należytą starannością zadbać o ochronę informacji poufnych, w tym danych osobowych. Należy zastosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne oraz przeprowadzić analizę ryzyka.

Do takich środków zalicza się m.in.: wprowadzenie odpowiednich procedur na wypadek kradzieży, zgubienia, ataku hakerskiego, omyłkowego przesłania informacji nieuprawnionej osobie, stosowanie odpowiednio skomplikowanych haseł oraz cykliczne wymuszanie ich zmiany, obowiązek łączenia się przez VPN, szyfrowanie dysku.

Brak wdrożenia takich rozwiązań może się wiązać nie tylko z utratą cennych informacji, ale również z nałożeniem kary przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Styczeń 2024

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Państwowa Inspekcja Pracy potwierdziły w stanowiskach z grudnia 2023 roku, że pracodawca nie jest uprawniony do pytania pracownika na początku jego zatrudnienia o korzystanie przez niego w poprzedniej firmie ze zwolnienia z powodu działania siły wyższej, urlopu opiekuńczego czy pracy zdalnej okazjonalnej. Ponadto, pracodawca nie może wymagać od pracownika deklaracji odnośnie do zamiaru skorzystania z tych uprawnień w trakcie trwania stosunku pracy.

Zgodnie z przepisami zakres danych osobowych jakich pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz od pracownika określa art. 22(1) kodeksu pracy. Pracodawca może wymagać dodatkowych danych osobowych jeżeli jest to konieczne do realizacji uprawnień lub  spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa. Osoba, której dane dotyczą, udostępnia te informacje poprzez oświadczenie. W praktyce najczęściej pracodawcy korzystają z kwestionariuszy osobowych.

Informacje o liczbie dni pracy zdalnej, urlopie opiekuńczym i zwolnieniu z powodu siły wyższej wykorzystanych w roku kalendarzowym, w którym ustal stosunek pracy znajdują się w świadectwie pracy. Dlatego, w ocenie PIP i MRiPS, nie ma uzasadnienia do żądania tych danych w kwestionariuszu osobowym. Podobnie, pytanie o zamiar korzystania z ww. uprawnień pracowniczych. Organy uznały, iż nie ma podstaw do żądania zadeklarowania zamiaru korzystania z nich w kwestionariuszu osobowym. Skorzystanie z tych uprawnień wymaga każdorazowo wniosku pracownika.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Styczeń 2024

Od 1 stycznia 2024 r. weszła w życie zmiana przepisów umożliwiająca skorzystanie z emerytury pomostowej osobom, które rozpoczęły pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze już po 1 stycznia 1999 r.

Przed ww. zmianą jednym z warunków było wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub pracy o szczególnym charakterze przed 1 stycznia 1999 r. przynajmniej przez jeden dzień. Warunek ten został uchylony.

Nie zmieniły się natomiast pozostałe warunki przyznania emerytury pomostowej, co oznacza, iż w dalszym ciągu konieczne jest ich łączne spełnienie.

Ww. zmiana nie powinna spowodować znacznych zmian na rynku pracy, jednak u niektórych pracodawców może dojść do odejść wyspecjalizowanej kadry, by skorzystać z emerytury pomostowej.

Zmiana ta nie wpływa na obowiązek pracodawców do opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Styczeń 2024

W 2024 r. pracownicy-cudzoziemcy ubiegający się o zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji (Blue Card/Niebieska karta UE) muszą wykazać, że ich miesięczne wynagrodzenie jest nie niższe niż 10.733,22 zł brutto miesięcznie. Jest to wzrost o 1.214 zł w stosunku do roku 2023 r. Nowa kwota minimalnego wynagrodzenia jest stosowana również do wniosków złożonych w okresie od 01.01.2024 r. do dnia ogłoszenia przeciętnego wynagrodzenia, tj. 09.02.2024 r. Cudzoziemcy aplikujący w tym okresie powinni zweryfikować czy w dalszym ciągu spełniają warunek osiągania odpowiednio wysokiego wynagrodzenia. Do postępowań rozpoczętych 2023 r. stosujemy kwotę z 2023 r., tj. 9519,22 zł.

Wzrost minimalnego progu wymaganego do uzyskania Niebieskiej Karty UE związany jest z ogłoszeniem przez Główny Urząd Statystyczny przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce w 2023 r., które wyniosło 7155,48 zł. Jednym z warunków ubiegania się o Niebieską Kartę UE jest wykazanie, że cudzoziemiec osiąga wynagrodzenie na poziomie nie niższym niż równowartość 150% kwoty przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w roku poprzedzającym złożenie wniosku.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Luty 2024

Kwota odpisu podstawowego na fundusz socjalny będzie wynosić 2.417,14 zł. Oznacza to wzrost o ponad 500 zł. Jest to konsekwencja wzrostu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w drugim półroczu 2023 r. (komunikat Prezesa GUS z 16 lutego br.) i odmrożenia odpisu, po kilkuletnim zatrzymaniu go na stałym poziomie.

Taki wzrost odpisu na ZFŚS oznacza, że pracodawcy tworzący fundusz muszą zarezerwować na ten cel znacznie większe środki. Z drugiej strony, na kontach funduszy będzie w tym roku więcej pieniędzy, co otwiera nowe możliwości finansowania działalności socjalnej.

Wydatki firm wzrosną też w sytuacji, gdy nie tworzą funduszu, ale wypłacają pracownikom świadczenie urlopowe. Wysokość takiego świadczenia bowiem także zależy od kwoty odpisu.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Luty 2024

Państwa członkowskie mają czas do 7 czerwca 2026 r. na implementację Dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń. Pracodawcy nie mogą jednak zwlekać z działaniami. Już teraz powinni podjąć odpowiednie kroki, aby sprostać nowym regulacjom.

Jednym z głównych założeń Dyrektywy jest posiadanie przez pracodawców systemów wynagrodzeń, które zapewniają równe wynagrodzenie za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Każdy pracodawca powinien przyjrzeć się i zrewidować obecne struktury wynagrodzeń, a także dokonać wartościowania stanowisk pracy. Pracownicy uzyskają szerszy dostęp do informacji o wynagrodzeniach, np.  dostęp do kryteriów, stosowanych do określenia wynagrodzenia (które muszę być neutralne pod względem płci), poziomów wynagrodzeń oraz progresji wynagrodzeń. Będą mogli żądać informacji o wynagrodzeniach pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Oznacza to konieczność określenia neutralnych płciowo kryteriów podwyżek oraz konkretnych stawek wynagrodzenia oraz ich poziomów dla wszystkich pracowników. Stworzenie prawidłowej struktury wynagrodzeń będzie długotrwałym procesem i nie będzie to zadanie jednorazowe. Konieczna będzie periodyczna weryfikacja, czy system spełnia wymogi wynikające z Dyrektywy.

Kolejną rewolucyjną zmianą jest raportowanie luki płacowej (czyli różnicy między średnimi wynagrodzeniami kobiet i mężczyzn). Pracodawcy powinni już teraz policzyć lukę płacową, aby wiedzieć, czy muszą podjąć działania korygujące. Wynik na poziomie co najmniej 5% powinien być ostrzeżeniem dla pracodawców. Konieczne będzie wówczas podjęcie działań mających na celu zmniejszenie luki płacowej co czasu implementacji dyrektywy.

Dyrektywa wprowadzi także nowe wymogi dotyczące procesu rekrutacyjnego. Zmiany w tym obszarze będą nieuniknione. Kandydaci będą mieli prawo do „świadomych” negocjacji. Oznacza to konieczność przekazywania informacji o widełkach wynagrodzeń lub minimalnym wynagrodzeniu na oferowanym stanowisku przed pierwszą rozmową kwalifikacyjną  (np. w treści ogłoszeń o pracę).  Pytania o dotychczasowe wynagrodzenie będą niedopuszczalne, a oferty pracy będą musiały być neutralne pod względem płci (feminatywy i muskulatywy dla nazw wszystkich stanowisk pracy).

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Luty 2024

Wypłata wynagrodzenia w zawyżonej wysokości na skutek błędu pracodawcy nie obliguje pracownika do zwrotu nadpłaty. Pracownik, który otrzymał zawyżone świadczenie, ma prawo uznać, że pracodawca – profesjonalny podmiot – który korzysta z „wyspecjalizowanych służb” naliczających płace potrafi właściwie wyliczyć wynagrodzenie, a zatem wypłacił pensję we właściwej wysokości. W konsekwencji bezpodstawnie wzbogacony pracownik nie musi liczyć się z obowiązkiem zwrotu otrzymanej nadpłaty. Ewentualne potrącenie tej nadwyżki z następnego wynagrodzenia jest możliwe tylko za pisemną zgodą pracownika.

Analogicznie jeżeli pracodawca-profesjonalista omyłkowo wyrazi zgodę na urlop pracownika w wyższym wymiarze niż mu przysługuje i pracownik już wykorzysta ten dodatkowy urlop, to pracodawca nie ma podstaw do żądania odpracowania tych dni, czy potrącenia ich z przyszłego urlopu.

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Luty 2024