Obowiązująca od września 2024 r. ustawa o ochronie sygnalistów daje osobom zatrudnionym, a także wykonawcom i dostawcom, prawo zgłaszania naruszeń prawa. Zgłoszenia mogą dotyczyć m.in. nieprawidłowości, które mają wpływ na interesy finansowe Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego, w tym np. nieprawidłowości , narażających podatki czy cła na uszczuplenie.

Kto może być sygnalistą „podatkowym”?
Sygnalistą jest każda osoba, która w związku z pracą lub świadczeniem usług zauważy naruszenie prawa. Może to więc być m.in. pracownik, osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. B2B), a także pracownik firmy będącej dostawcą czy wykonawcą. Ustawa nie wprowadza wymogu działania sygnalisty w interesie publicznym. Zgłoszenie może służyć ochronie także własnych praw – sygnalista może np. zgłosić, że nieprawidłowo naliczono jego składki na ZUS czy zaliczki na podatek. Sygnalistą może być też audytor i każda inna osoba, która w kontekście związanym z pracą nabierze podejrzenia, że firma naraża na szkodę interesy fiskalne państwa.

Jakie naruszenia podatkowe może zgłosić sygnalista?
Ustawa posługuje się ogólnym określeniem naruszenia prawa dotyczącego interesów finansowych państwa. Sygnaliści mogą zgłaszać nieprawidłowe naliczenie podatku, zastosowanie niewłaściwej stawki czy podanie nieprawdy w jakimkolwiek zgłoszeniu czy deklaracji. Do szczególnie istotnych naruszeń, które mogą być przedmiotem zgłoszenia, będą oszustwa podatkowe – unikanie opodatkowania, fikcyjne zawyżanie kosztów czy nieodprowadzanie podatków. 

Sygnalista może też o takich nieprawidłowościach powiadomić urząd skarbowy albo organ kontroli skarbowej. Firmy powinny dążyć do tego, aby tego rodzaju zgłoszenia trafiały jednak przede wszystkim do wewnętrznych komórek organizacyjnych. Jeśli błąd lub nieprawidłowość zostaną szybko wykryte, kierownictwo będzie mogło uniknąć odpowiedzialności karnoskarbowej poprzez zastosowanie czynnego żalu, korekty deklaracji lub innego sposobu uniknięcia odpowiedzialności przewidzianej w kodeksie karnym skarbowym. 

Jakie obowiązki ma pracodawca?
Każde takie zgłoszenie musi spowodować podjęcie działań następczych. Może to być zlecenie audytu podatkowego, kontrola finansowa albo postępowanie wyjaśniające. Komórka organizacyjna lub osoba zajmująca się przyjmowaniem zgłoszeń i prowadzeniem takich postępowań może zlecić wykonanie tych czynności także osobie spoza organizacji – np. doradcy podatkowemu czy prawnikowi. Wobec sygnalisty nie można stosować żadnych działań odwetowych w związku z dokonanym zgłoszeniem. 

Więcej artykułów o prawie HR w newsletterze – PRO HR Luty 2025