Digitalizacja dokumentacji PPK | PRO HR listopad 2020

2020.11.12

Epidemia niewątpliwie przyspieszyła proces digitalizacji procesów HR po stronie pracodawców. Może to też dotyczyć dokumentacji powstającej w ramach pracowniczych planów kapitałowych, których wdrażanie kończą właśnie przedsiębiorstwa z II i III grupy.

Digitalizacja dokumentów PPK jest szczególnie zasadna biorąc pod uwagę liczbę różnego rodzaju oświadczeń i informacji składanych w ramach PPK. Jest ich ok. 20, co mnożąc przez liczbę pracowników i powtarzalność części z tych dokumentów oznacza duże wyzwanie w zarządzaniu papierową wersją tych dokumentów.

Nie ma przeszkód, zarówno prawnych jak i technologicznych, aby większość, a nawet wszystkie te dokumenty były składane w wersji elektronicznej. Co prawda przepisy wymagają formy pisemnej dla deklaracji o nieoszczędzaniu, sprzeciwu od wypłaty transferowej i wniosku o zapis do PPK, ale ta forma nie została zastrzeżona pod rygorem nieważności. Można zatem składać i przyjmować te dokumenty również w formie elektronicznej (dokumentowej). Te oświadczenia nadal będą ważne.

Przy tworzeniu wersji elektronicznych dokumentów warto pamiętać, że sposób ich składania musi zapewniać identyfikację osoby składającej. Może to nastąpić poprzez użycie np. meila służbowego, indywidualnych danych do logowania w Intranecie pracodawcy czy wreszcie aplikacji na smartfonie. Warto te kwestie uregulować w procedurze wewnętrznej określającej zasady prowadzenia PPK w organizacji.

Więcej w newsletterze dotyczącym zagadnień prawa HR – PRO HR listopad 2020.