Praca zdalna z zagranicy wyzwaniem dla pracodawców cz. 2 | PRO HR Press

2020.09.25

Wykonywanie pracy zdalnej z terytorium innego państwa niż Polska może oznaczać, że wystąpi konieczność uiszczania w nim składek. Aby tego uniknąć, należy uzyskać odpowiednie zaświadczenie potwierdzające podleganie pod polski system ubezpieczeń społecznych.

Artykuł jest kontynuacją pierwszej części pt. „Praca zdalna z zagranicy oznacza dodatkowe problemy dla pracodawcy”. W pierwszej części cyklu opisywaliśmy konsekwencje w obszarze ubezpieczeń społecznych związane z wykonywaniem pracy zdalnej z terytorium państwa należącego do Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz z terytorium Szwajcarii i Wielkiej Brytanii. 

W tej części zajmujemy się zagadnieniem wykonywania pracy zdalnej z terytorium państwa spoza UE, z którym Polska zawarła dwustronną umowę o zabezpieczeniu społecznym. Polska podpisała takie umowy z: Jugosławią (obecnie dot. Serbii, Bośni i Hercegowiny i Czarnogóry), Macedonią, Kanadą, Quebec, Stanami Zjednoczonymi Ameryki, Koreą Południową, Australią, Ukrainą, Izraelem, Mołdawią, Turcją i Mongolią. 

Międzynarodowe umowy o zabezpieczeniu społecznym


Bilateralne umowy o zabezpieczeniu społecznym zapewniają koordynację systemów zabezpieczenia społecznego obowiązujących w Polsce i w drugim państwie będącym stroną danej umowy. Zawierane przez Polskę dwustronne umowy są oparte na kilku podstawowych zasadach, zbliżonych do tych, którymi cechuje się system koordynacji zabezpieczenia społecznego państw członkowskich Unii Europejskiej.

Zakres przedmiotowy umów jest zróżnicowany. Zazwyczaj regulują one kwestie dotyczące emerytur, rent z tytułu niezdolności do pracy, rent rodzinnych czy zasiłków. Z perspektywy tego opracowania kluczową są jednak zapisy dotyczące ustalenia ustawodawstwa właściwego w przypadku wykonywania pracy w drugim umawiającym się państwie. 

Mechanizmy wynikające z dwustronnych umów o zabezpieczeniu społecznym często zbliżone są do regulacji wspólnotowych, np. umowy przewidują odpowiedniki zaświadczeń A1. Należy jednak pamiętać o kilku istotnych różnicach zarówno w stosunku do prawa wspólnotowego, jak i pomiędzy samymi umowami bilateralnymi.

Dlatego też w tej części skupiamy się na analizie i przedstawieniu różnic pomiędzy dwoma umowami o zabezpieczeniu społecznym: pomiędzy Polską i Ukrainą (dalej:  Umowa z Ukrainą) a Polską i Stanami Zjednoczonymi Ameryki (dalej: Umowa z USA). 

Umowy o zabezpieczeniu społecznym pomiędzy Ukrainą a Stanami Zjednoczonymi Ameryki (USA)


Zagadnienie ustawodawstwa właściwego uregulowane zostało odpowiednio w dziale II Umowy z Ukrainą i w części II Umowy z USA. 

Zasada ogólna wyrażona w Umowie z Ukrainą stanowi, że osoba ubezpieczona podlega zabezpieczeniu społecznemu państwa, w którym wykonuje pracę najemną. Umowa z USA stanowi, że osoba zatrudniona na terytorium jednej ze stron (np. Polski), w odniesieniu do tego zatrudnienia, podlega przepisom ubezpieczeniowym wyłącznie tej strony, tj. w Polsce. 

Pomimo odmienności w brzmieniu przepisu można co do zasady przyjąć, że ich cel jest ten sam, tj. zgodnie z zasadami generalnymi pracownik podlega pod system ubezpieczenia kraju, w którym fizycznie wykonuje pracę. 

Podobnie jak w przypadku regulacji wspólnotowych, obie umowy przewidują szereg wyjątków od zasady generalnej. 

Pierwszy z wyjątków dotyczy delegowania pracownika. Obie Umowy określają przesłanki, które muszą zostać spełnione, aby delegowany pracownik – pomimo okresowego wykonywania pracy w państwie goszczącym (Ukraina/USA) – mógł podlegać pod polski system ubezpieczeń społecznych. Co warto zauważyć, Umowa z Ukrainą przewiduje termin 24 miesięcy jako maksymalny okres delegowania (z możliwością przedłużenia za zgodą władz ukraińskich). Z kolei Umowa z USA przewiduje okres 5 lat.   

Dodatkowo, Umowa z USA doprecyzowuje, że zasady dotyczące delegowania znajdą również zastosowanie w przypadku, gdy pracownik wysłany przez swojego polskiego pracodawcę na terytorium państwa trzeciego (np. Niemiec) i podlegający w tym okresie polskiemu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych, zostanie następnie delegowany przez pracodawcę polskiego do wykonywania pracy na terytorium USA. W takiej sytuacji pracownik będzie miał możliwość podlegania w dalszym ciągu polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, o ile, oczywiście, uzyska odpowiedni certyfikat. 

Podobnych regulacji szczegółowych nie znajdziemy w Umowie z Ukrainą.

Jednak należy zauważyć, że w przypadku pracy zdalnej, pracownik nie zostaje zwykle wysłany (delegowany) na terytorium drugiego państwa. O wysłaniu można byłoby mówić, gdyby pracodawca wprost określił w poleceniu pracy zdalnej, że miejsce jej wykonywania, od określonego momentu, będzie znajdować się w danym państwie. Jeżeli tego nie zrobił, pracownik, wykonujący pracę zdalną z zagranicy, nie będzie miał prawa do pozostania w polskim systemie zabezpieczenia społecznego i, co do zasady, nie otrzyma zaświadczenia PL-UA 1 (dot. Ukrainy) lub PL-USA 1 (dot. Stanów Zjednoczonych Ameryki) na podstawie przepisów umowy dotyczących pracowników delegowanych.

Kolejny wyjątek przewidziany w obu umowach dotyczy sytuacji wyjątkowych. Regulacje określone w art. 8 Umowy z Ukrainą i w art. 6 ust. 10 Umowy z USA są bardzo zbliżone do przepisów określonych w art. 16 rozporządzenia 883/2004. 

W przypadku Umowy z Ukrainą, przepis ten stanowi, że władze Polski i Ukrainy mogą, za obopólną zgodą, ustalić wyjątki od postanowień umowy, w tym także od zasady ogólnej, w odniesieniu do jakiejkolwiek osoby lub grupy osób, w ich interesie. Konieczne jest jednak wykazanie, że zawarcie takiego porozumienia wyjątkowego leży w interesie pracownika. Nie powinno nastręczać to poważniejszych trudności, ponieważ, co do zasady, krótkotrwałe płacenie składek do systemu innego państwa nie jest korzystne z perspektywy wypłaty ewentualnych świadczeń z tego systemu. Można również z dość dużą dozą prawdopodobieństwa założyć, że obecnie trwająca pandemia COVID-19 powinna zostać przez władze ubezpieczeniowe potraktowana jako sytuacja o charakterze wyjątkowym. 

Warto zaznaczyć, że przepis dotyczący sytuacji wyjątkowych w Umowie z USA brzmi niemal identycznie, z tą różnicą, że interes pracownika nie został wprost wskazany jako jedna z koniecznych przesłanek do wystąpienia z wnioskiem o zawarcie porozumienia.

Wydaje się, że tryb wyjątkowy jest najwłaściwszym trybem ubiegania się o zaświadczenia potwierdzające podleganie pod polski system ubezpieczeń społecznych w czasie wykonywania pracy zdalnej z zagranicy. Aby uzyskać dokument w tym trybie należy złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu (druk PL-UA 1 lub PL-USA 1) do oddziału ZUS właściwego dla siedziby wnioskodawcy. Należy zaznaczyć, że ZUS poświadczy dokument dopiero po uzyskaniu pisemnej zgody otrzymanej od właściwej instytucji zagranicznej.

Nie można jednak wykluczyć, że w czasie trwania stanu pandemii, ZUS będzie skłonny wydawać zaświadczenia PL-USA 1 czy PL-UA 1 także na podstawie aplikacji składanych w trybie innych przepisów określonych w umowach. 

Brak zaświadczenia potwierdzającego podleganie pod polski system ubezpieczeń społecznych 


Podstawową konsekwencją braku podstaw do pozostania w polskim systemie ubezpieczeń społecznych, a tym samym niemożliwości uzyskania zaświadczenia PL-UA 1, PL-USA 1 czy innych odpowiedników dotyczących innych krajów (np. PL-MD 1 dot. Mołdawii, PL RM 101 dot. Macedonii, PL-CAN01 dot. Kanady, itd.), jest podleganie pod system zabezpieczenia społecznego kraju wykonywania pracy zdalnej. 

Podkreślamy, że to pracodawca zobowiązany jest do ustalenia do jakiego systemu ubezpieczeń społecznych powinien uiszczać składki swoich pracowników. Warto zauważyć, że składki na ubezpieczenie społeczne odprowadzane przez płatnika do polskiego systemu ubezpieczeń społecznych nie chronią pracodawcy przed potencjalnym zobowiązaniem w innych krajach (jeżeli faktycznie składki powinny być płacone za granicą).

Do czasu uzyskania stosownego zaświadczenia wydanego przez ZUS lub momentu uiszczenia należnych składek w kraju goszczącym (jeżeli ostatecznie okaże się to zasadne) pracownik ma zwykle w kraju wykonywania pracy status osoby nieubezpieczonej. W takiej sytuacji nie przysługują mu w tym państwie świadczenia ubezpieczeniowe oraz prawo do korzystania z publicznej (co do zasady bezpłatnej) opieki zdrowotnej. 

Drugi z cyklu artykuł pt. „Praca zdalna w kraju spoza UE na specjalnych zasadach” autorstwa Katarzyny Serwińskiej i Adama Alkadi ukazał się w Dzienniku Gazecie Prawnej (wydanie z 24 września 2020 r.).